对外信息交流控制程序

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1、佛山市歌纳洁具制品有限公司文件编号:SAP03版木：A/0社会责任系统程序对外信息交流控制程序发布口期：2005年10月1013共3页第1页编写：陈益万审核：批准：批准日期2005年9月30口1、目的为了规范公司对内对外信息的交流，确保社会责任活动实施的有效运行，特制定本程序。2、适用范围本程序适应于公司社会责任体系的对内对外信息交流活动。3、定义利益相关者:关心公司社会行为或受此影响的个人或团体。4、职责4.1人力资源部负责与公司员工，当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息交流。4.2采购部负

2、责与供应商的信息交流。4.3外贸部负责与客户的信息交流。4.4社会责任代表应提供指导和支持,并及时把社会责任体系实施时的信息向总经理报告。5、程序5.1信息交流方式和内容5.1.1信息交流可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会和新闻发布会等。4.1.2对内对外交流的信息应进行记录，并对这些记录和证据进行适当的保存。4.1.3-旦收到对公司有关质疑，质询和投诉信息，应尽快登记；核实质疑和投佛山市歌纳洁具制品有限公司文件编号:SAP03版木：A/0社会责任系统

3、程序对外信息交流控制程序发布口期：2005年10月1013共3页第2页编写：陈益万审核：批准：批准日期2005年9月30口诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。4.1.4人力资源部应针对质疑或投诉的问题进行解释，解释清楚公司政策和运行的程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及吋作出纠正措施，重大问题应报总经理批准。5.1.5如经发现有违反公司政策、法律法规或SA8000标准事项的，应及时采取补救和纠正措施，情况严重时,应及时报告总经理.5.1.6信息交流过程中，应注意

4、保护个人隐私和公司商业机密。5.1.7若有员工向外部提供公司资料，应向其员工解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。5.2内部信息交流5.2.1公司社会责任政策，社会责任管理体系运行情况，由人力资源部负责及时传达到公司各部门及员工。5.2.2社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序及吋传达到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。523员工的咨询、质疑和投诉，由工人代表或者人力资源部收集并负责答复。5.3对外信息交流5.3.1与供应商的信息交流由采购部负责；与顾客的信息

5、交流由外贸部负责；与当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息交流由人力资源部负责；社会责任代表提供指导和支持，必要时报总经理批准。佛山市歌纳洁具制品有限公司文件编号:SAP03版木：A/0社会责任系统程序对外信息交流控制程序发布口期：2005年10月1013共3页第3页编写：陈益万审核：批准：批准日期2005年9月30口5.3.2公司任何部门或员工收到来口外部的文件、电话、传真或其他信息资料，应及时转交上述责任部门，由责任部门根据情况进行处理。5.3.3当地政府，工会或其他外部利益相关者的检查、参

6、观或访问要求，由人力资源部接待，并报社会责任代表协助。5.3.4外部利益相关者提出的意见、建意、投诉或质疑，应由责任部门负责调查、核实情况，妥善处理，及时回复并报社会责任代表备案。5、3.5社会责任代表定期访问本地利益相关者，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。6、引用文件《补救纠止措施管理程序》7、相关记录《信息投诉登记表》信息投诉登记表序号姓名所属单位信息投诉内容投诉日期受理人员处理情况