YP-029 工厂信息交流控制程序（信息交流控制程序）

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1、XXX有限公司程序文件编号YP-029页次5/5信息交流控制程序版本A0信息交流控制程序编制人审核人批准人日期2006．2．25日期日期修改记录版号修改人修改内容概要（或原因）批准人生效日期A0首次发行2006．2．25XXX有限公司程序文件编号YP-029页次5/5信息交流控制程序版本A01、目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。2、范围适用于本公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。3、引用文件3.1、GB/T24001:2004-ISO14001:2004。3.2、《环境手册》4、职责4.1、生产部、采购部、行

2、政人事部等部门负责对应相关方信息的收集。4.2、各部门负责工作范围内信息的传递与交流。4.3、行政部负责统筹本公司对内、对外相关信息的传递与处理；负责建立信息库，保存和管理相关的信息。4.4、行政部负责紧急（环境）信息的处理。5、工作程序5.1、信息的分类5.1.1、外部信息a．地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；XXX有限公司程序文件编号YP-029页次5/5信息交流控制程序版本A0b．政策法规标准类信息，如环境法津法规、条例、产品标准等；c．相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供应商、废物收购方、运输公司

3、等；d．其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术、环境、质量管理等方面的信息。5.1.2、内部信息a．正常信息，如方针目标指标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；b．（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；c．紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境信息与记录；d．其他内部信息（如员工的建议等）。5.1、信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。5.2.1、外部信息的收集及处理5.2.1.1、行政部和制造部负责地方监测站、环保局、质

4、量技术监督局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由人事行政传递到厂内相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施管制程序》的要求进行处理。5.2.1.2、政策法规、标准类的资料信息由行政部等各相关部门负责收集、更新、整理，交文控中心保存，详见《法律与其他环境要求控制程序》及《文件和记录管理程序》。5.2.1.3、行政部、采购部分别负责与工程合同方、物料供应商、废物收购方、运输公司等进行信息沟通，对其环境施加影响，详见《对相关方环境施加影响管理程序》；企划部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施

5、管制程序》，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以“信息联络处理单”的形式传递给行政部处理。XXX有限公司程序文件编号YP-029页次5/5信息交流控制程序版本A05.2.1.1、各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量、环境技术、环境管理信息等，在一周内以“信息联络处理单”反馈到行政部和品保部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。5.2.2、内部信息的收集及处理5.2.2.1、正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；行政部按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结

6、果、更新的环境法律与其它环境要求等信息。5.2.2.2、（潜在）不符合信息的处理详见《纠正和预防措施管制程序》。5.2.2.3、紧急（环境）信息由发现部门迅速传递给行政部人员处理，可采用电话、传真等方式，参见《应急准备和响应控制程序》。5.2.2.4、其他内部信息，提供者可以“信息联络处理单”反馈给行政部进行处理。5.3、信息库的建立和应用5.3.1、行政部负责建立本公司的信息库，不断汇集各方面反馈回的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁碟、光碟、胶片、声像制品等），提供相应适宜的环境分别存放，统一保存；并参照图书分类的方式，进行整理分类，制成索引，确保已获取信息的

7、完整性和可用性。5.3.2、行政部根据合同评审、采购、生产、检验等不同过程的需要，提供各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据索引，在行政部调阅所需的信息，行政部负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析，寻找体系持续改进的机会。5.4、对体系运行过程中各类记录的控制详见《记录管制程序》。5.5、各部门健全收发文制度，对接收、传递的信息予以记录。6、支持性文件及记录6.1、支持性文件6.1.1、YP-014《文件和资料管制程序》6.1.2、YP-020《记录管制程序》6.1.3、YP-013《纠正和预防措施管制程序》XXX有限公司程序文件编号YP-029页次5/