sap系统岗位操作手册—figl_财务部总帐会计岗位手册(会计档案)

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1、SAP系统岗位操作手册会计档案管理员一、岗位定义及适用范围会计档案管理员，是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计专业材料的管理人员;是记录和反映公司经济业务和财务情况的重要史料和证据的保管人员。适用范围：财务部会计科以及各二级单位财务科。二、主要职责1、贯彻执行国家冇关固定资产管理的法律、法规和制度。2、会计档案的管理的人员应对公司的各种档案定期收集、审查、核对、按顺序立卷登记，编制档案口录和索引，装订成册，按时归档，确保妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。3、应按时收发公司文件、函等，并

2、安规定整理成档案保存。三、会计档案的种类会计档案包括存储在磁盘上的电子文档和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿、会计报表。具体包括：1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；3、财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表及附表、财务情况说明书、会计报表附注、其他财务报告等；4、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销

3、毁清册、税务中报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资产评估报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。5、公司机关下发的各类文件、材料等。四、SAP系统操作的权限ZFFYP002:显示并打印会计凭证注意:l.nT打印凭证审核人，会计主管，但仍需在纸张上盖章。2•单张打印会计凭证时可输入附件数；联号的多张打印时不可输入附件数，打印完后手工在纸张上修改。ZFRYP011：显示并打印会计帐木五、需定期完成的任务1、貝体档案归档程序规定如下：A、凭证的收集原则为：谁制单谁负责，每

4、周按时交给档案岗位管理员。电子档案也要按规定B、凭证的装订及归档（1）二级单位及财务部各科室应及时将本单位编制的记账凭证按凭证类型和编号顺序整理，按月交财务部会计科；（2）财务部会计科档案管理员应定吋按凭证类型及编号顺序整齐、牢固地装订成册，凭证封面统一，项目填写完整，各种附件的大小不得超过凭证的t宽，每本凭证的厚度约3公分，装订成册的凭证暂存于财务部资料室；（3）每年年度结束后的次年元月，财务部由专人将记账凭证进行审查核对，按照档案管理要求进行登记，统一归档；（4）隔年档案填写好档案标签和移交清册,交公司档

5、案馆存档。C、账簿的装订及归档账簿由财务部各会计科目分管科室半年打卬一次，装订成册，账簿装订前应将扉页填写完整；年度终了，以册为卷，按统一规定填写封面，整理归档，归档程序同A。D、报表及审计报告的装订及归档财务部参照公司《会计凭证、会计账簿及财务会计报告管理办法》编制财务会计报告，装订成册，会计师事务所注册会计师出具的审计报告一并妥善保存，在股东大会后统一归档,归档程序同Ao2、会计电算化档案的管理参照公司《会计电算化管理办法》。A、对于存储在磁盘上的电子文档，必须由财务部相关科室及时打卬输出书面形式，打印输

6、出的会计档案发生缺损时，必须及时补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明。B、磁盘形式的电子文档保管期限必须在五年以上，必须定期（每年一次）进行更新备份，保证信息的安全完整；妥善保管会计数据的备份，存放在安全、洁净、防火、防潮、防磁、防尘的场所，不得随便乱放和外借。2、会计档案的借用会计档案保管人员应对借阅单位、借阅人姓名予以登记，经主管部门负责人签字后方可借阅；若要复印档案资料和借出档案资料，必须经财务部负责人批准。A、财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定及时归还；若耍查阅入库档案

7、，必须办理有关借用手续，详细登记杳阅会计档案人的姓名、杳阅日期、会计档案名称、查阅理由及归还日期。B、公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务部负责人同意，方能由档案管理人员接待查阅。C、外单位人员因公需要查阅会计档案吋，应持有单位介绍信，经财务部负责人同意后,方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的姓名、工作单位、查阅H期、会计档案名称、查阅理由。D、会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印及借宙吋，必须经财务部负责人批准，并及时归还。

8、3、会计档案的移交A、对于上年形成的会计档案，由财务部保管一年，在年度终了后的次年元月，出财务部统一编制移交清册，移交公司档案馆统一保管。B、由于会计人员的变动或会计机构的变更等，需要合并、撤销单位的会计档案时，应根据不同的情况，分别移交给并入单位或上级主管部门指定的其他单位接受保管，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。C、对移交给公司档案馆保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封