中英合作 采购与供应管理专业 采购过程与合同管理 第七

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1、第七章需求分析7.1需求与规格7.2制定规格的方法7.3采购质量7.4质量控制与质量保证7.5客户服务所谓采购过程，就是指采购商品或服务的全过程，它应该包括定义需求、确定规格、供应源识别、供应商选择、合同谈判、签订合同、合同管理、支付货款、签收货物等步骤。需求：可以是商业生产方面产生的需要，如，为了生产汽车，汽车制造商需要采购零部件与专配组件。这种采购通常被称为直接采购。需求也可以是商业中非生产方面产生的需要。如，汽车制造商为了办公还需要采购办公设备、雇请保安等。这种采购通常被称为间接采购。不管需求来自何处，对其准确描述是必要的；这

2、可以使买方在采购产品或服务时，能够寻找到一个合适的解决方案。这种描述需求的过程就是制定规格的过程。7.1需求与规格需求确定定义规格规定合同条款市场搜寻供应商评估邀请报价/投标分析报价/投标谈判“货币价值”合同授予付款图7-1采购周期卖主等级评定/绩效审查7.1.1需求与规格的概念规格是“对产品、工序或服务的属性的说明”。有些产品或服务的规格很简单，可以用一个字来描述。例如，在采购复印纸时，A4这个规格足以使用户和供应商都很容易理解，因为A4表示纸的尺寸是国际标准210mm×298mm。其他一些更复杂的东西，比如机器或专用计算机软件，

3、它们的规格可以写成许多页纸。需求和规格的区别1）规格通常描述需求如何得到满足；2）有时候满足需求的方式是唯一的，因此规格也是确定的；3）有时候有许多方式可以来满足需求，因此规格也有多种。为了获得外部资源而制定需要使用的规格时，采购人员希望详细说明输入规格、方法、输出规格甚至预期的结果（下表所示）：采购部门必须和用户密切协作，共同决定如何最好地制定一个特别的规格。这一规格既是技术和商业条件所要求的，又是组织的需要。输入方法输出结果需求是什么如何去做用户期望是什么对采购组织的最终利益人力、原料、设备、技能谁去做，采购流程目标、绩效、用户

4、利益降低成本、提高效益、增强竞争力、提高消费者满意度7.1.2规格的功能规格有两项基本功能：沟通和比较1、沟通清楚而不含糊的规格不仅使买方组织与市场之间容易沟通，而且也是采购人员与内部用户之间容易沟通。如果在合同开始时，所有当事人都能清楚理解规格中的要求，那么以后发生争议的可能性就很小。2、比较清楚而不含糊的规格使供应商的合同报价容易得到公正和更加准确的比较，因为所有的报价是基于统一基础进行比较的。7.1.3输出规格和输入规格如果你感到饥饿去一家以食物鲜美而闻名的饭店去吃饭，你的基本要求和目标是什么？假设简单地解决你的饥饿，你有两种

5、选择：（1）可以准确地告诉厨师你想吃的东西并从菜单上定下来；（2）或者仅仅告诉店员你饿了，让他们解决你的饥饿问题，由他们决定你应该吃什么。在第一种情形下，你有效地使用了一个输入规格，告诉了供应商他们应该如何满足你的要求。他们必须按照你的要求去做，但是可能在吃完后你感到不满意。如果是这种情况，那不是供应商的责任。使用输如规格强调了输入，限制了供应商的自由。在第二种情形下，你有效使用了一个输出规格（性能或功能规格），告诉了供应商你的需要，由他们决定应如何更好地满足你的要求。这种方法的优点是能鼓励供应商创新，而且他们必须使你的饥饿要求得到

6、解决。利用输出规格的优点：（1）它们容易起草：当采购人员对所购产品的技术知识了解甚少的时候，这一点特别重要；（2）它们把责任转嫁给供应商：如果所提供产品不能发挥正常功能，买方有权要求供应商改正；（3）拓宽了潜在供应商的基础：如果计划是要求供应某种发挥特殊功能的东西，不同供应商的创新和专家意见能够潜在地提出广阔范围的可能的解决方案。7.1.4采购职能部门在规格形成过程中的作用有些组织的采购职能部门在规格形成过程中的作用很小，采购人员只是从用户那里得到规格，然后去寻找规定的产品或服务。然而，在大多数技术和生产导向的环境中，这个方法可能有

7、误，可能导致浪费、供应商绩效水平低劣及成本增加。下面四点论据说明了为什么在设计和制定规格阶段就应当让采购职能部门参与。1、所有的采购都包含技术要求和商业要求在技术要求高的采购中，比如石油公司专用的设备，商业条款如维修、配件可得性、保修期、用户培训都是很好的规格组成部分。所有这些问题，采购职能部门都能帮助解决。2、采购的早期介入可以帮助识别潜在的和现实的供应问题针对产品或质量可能出现的问题，如果在制定规格阶段加以关注，这些问题就能避免或将出现的可能性降低到最低。3、降低成本、避免不必要成本的最佳时机是在设计/制定规格阶段确保产品在最初

8、阶段不被过分限定。与以后阶段相比，在这个阶段更容易降低成本、避免浪费。4、从客户的角度看，质量不仅仅是技术问题例如，在采购计算机硬件时，供应商对于维修服务要求的反馈时间对内部客户的满意度非常重要。高技术设备系统失灵或遭到破坏时，需要花