《会议运营管理》ppt课件

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1、会议运营管理OperationandManagementofMeeting主讲人王冀川◆本课程安排说明◆课程目标◆考核要求◆学习要求◆需要说明的其它问题第一讲会议概述授课班级上课时间3课时上课地点教学目标能力(技能)目标知识目标能够判断是否需要召开会议能够提炼总结会议活动的基本要素能够按照会议的工作原则安排会议掌握会议的涵义、作用和特点会议活动的基本要素会议的分类与工作原则能力训练任务与案例训练任务：①能够根据工作的实际情况和已有的条件，判断是否需要召开会议及召开什么样的会议。②能够将关于会议活动基本要

2、素的理论知识运用到某一具体的会议筹备、策划工作中去。③能够按照会议的性质、目的、任务及其工作原则安排会议。案例：①迷茫的李秘书②草拟经理工作例会讨论稿③卓有成效的会议④小型会议⑤优秀企业成功经验高层研讨会简报⑥哈啤公司的一次特别会议⑦欧莱雅会议⑧富有成效的内部会议⑨沉闷的会议参考资料教学设计PartI学习新内容Ⅰ.导入新课当今世界，各种名目的会议每时每刻都在进行，大到国与国之间、小到家庭成员之间，其目的是为了开展政治、经济、科技、教育、文化等方面的合作与交流，或是为了人与人之间协调关系、交流思想、联络感

3、情、解决矛盾。会议已经成为人类社会活动中不可缺少的一种交流方式。那么，什么是会议？它有哪些特点和作用？会议活动的基本要素有哪些？会议的分类与工作原则是什么？下面我们就以上的问题进行学习和讨论。Ⅱ.案例分析与讨论问题一：会议的涵义、特点和作用【案例1】迷茫的李秘书小李大学刚毕业，就应聘到一家公司做行政秘书。有一次，公司准备召开“管理培训会议”，会议组织安排工作自然就落在小李身上。小李一时傻了眼，虽然是从名牌大学中文系毕业，但是她对会议策划组织方面的知识，对于会议的重要性、多样性以及复杂性却不甚了解，无从下

4、手。于是，小李到办公室，虚心向一位经验丰富的老秘书求教，老秘书听后耐心地告诉小李：秘书工作主要是“三办”。即办文、办会、办事，所以，根据会议不同的要求、目的，搞好会务工作是秘书的一项经常而又重要的工作。一般来说，遇到公司要开会，秘书主要要搞清楚开什么会,确定怎么开会和选择开会时间和地点,还要考虑参会人员名单等等。会议对于公司更好地开展工作起着相当大的作用。会议具有多样性，不同的会议目的，就会有不同的会议组织工作，即使是摆放桌子，如果是不同的会议，要求也不一样。像小型日常办公会议，就可以摆放成椭圆形或“回

5、”字形；如果是一些茶话会、宴会等一般可摆放成“星点形”。一些大型会议还要做好会前的策划准备工作，会中服务工作和会议的善后工作，环节较多，也比较复杂，所以就要求秘书尽量策划周密、服务到位……小李听后茅塞顿开，积极地去筹备会议了。★思考题1.根据自己的理解,说说什么是会议?2.召开会议的目的有哪些?【案例2】草拟经理工作例会讨论稿龙腾房地产公司以前有时会出现信息不流通、问题解决不及时的情况。赵总经理刚刚走马上任，准备制定一套例会制度，旨在加强部门之间的沟通、联系和协作，建立监督机制，提高工作效率，进而推动公

6、司逐步走向规范化管理。所以，赵总经理准备召开一次关于讨论制定工作例会的会议，他让秘书先草拟一份工作例会制度以便在会上讨论。秘书接到任务后，就去拟写了。1.会议时间：每月1日至5日之间，具体时间会前通知。2.参会人员：公司领导、各部门经理。3.会议需提交的材料：各部门须于会前将上月的工作总结和本月的工作计划准备好。4.会议形式：原则上，各部门均需汇报工作。各部门可根据工作侧重点有选择地汇报。会上将根据部门存在的问题共同研究解决方案，公司领导根据各部门工作情况提出要求。秘书拟好之后，拿去请赵总经理审批。赵总

7、经理看了之后，认为秘书拟写得太笼统，作为制度来讲也不够严密。赵总经理针对工作例会制度提出了如下要求：1.会议时间：每月1日至5日之间，具体时间会前通知。2.参会人员：公司领导、各部门经理(若部门经理出差可以委托副经理或一名代表参会)。3.会议需提交的材料：各部门须于会前将上月的工作总结和本月的工作计划以电子文档形式呈报给公司领导,并提供一份打印材料给分管领导。4.会议纪律:要求与会人员准时到会,开会期间不接手机,并将手机设置为关机或振动状态。5.会议形式：各部门均需汇报工作。各部门可根据工作侧重点有选择

8、地汇报。需要重点汇报工作的部门将提前通知。会上将根据部门存在的问题共同研究解决方案，公司领导根据各部门工作情况提出要求。会后，总经理办公室将会议内容形成纪要，并发放到公司领导和各部门。6.会议决议的落实：各部门要及时贯彻落实会议精神，需要几个部门协调解决问题时，由总经理办公室协调、督促。★思考题会议有那些特点?【案例3】卓有成效的会议万铭公司是一家新兴的高科技企业，经过几年的努力，已在华东地区、华中地区成立了多家分公司。当初公司刚刚组建时，