行政机关公文知识讲座

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1、行政机关公文知识讲座主讲：刘杏花2011年11月29日主讲内容公文基础知识公文制作规范报请类公文、汇报材料及领导讲话稿的写作第一章公文基础知识一、公文的概念公文，即公务文书的简称，是国家机关、企事业单位、社会团体等法定社会组织为发挥行政管理效能而在行使职权和实施管理的过程中，依据特定的程序、规则、格式撰写的，用以传达政令、指导布置和商洽工作、请示和答复问题、报告和交流情况、联系公务及记载工作活动的文书。第一章公文基础知识二、公文的种类（即：文种）《中国共产党机关公文处理条例》规定党的各级领导机关正式文件常用的有14种：决议、决定、指示、意见、通知、

2、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。《国家行政机关公文处理办法》中规定也有14种：命令(令)、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、函。第一章公文基础知识一定要注意，“规定”、“方案”不是行政机关使用的文种。第一章公文基础知识三、公文的分类1.纸质公文:纸质公文是以纸张为物质载体的公文2.光介质公文:光介质公文是使用胶片等感光材料为物质载体的公文，如照片公文、影片公文、缩微胶片公文、光盘公文等。3.磁介质公文：磁介质公文是以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料作为物质载体的公文，如录音文件、录像文件、机读文

3、件、计算机文件等。第一章公文基础知识四、公文的行文规则（一）行文主体资格第一章公文基础知识行文主体，是指依照法律、法规成立，能够独立地行使职权，在法律上具有独立法律行为能力的组织或个人。包括党组织、国家机关(各级人民代表大会及其常委会、政府及其职能部门、检察院法院组织等)、公司、工厂等经济组织、文化教育等事业单位、其他各类人民团体以及被授权或合法的个人。一个合法的组织或组织的负责人可以作为一个行文主体，而一个组织的内设机构一般不具备对外行文的独立主体资格。第一章公文基础知识（二）行文依据1.确有行文的必要第一章公文基础知识可发可不发的公文坚决不发;

4、与国家法律法规、方针政策相抵触的公文，或者联合行文而未能协商一致的公文，坚决不发;上级公文已有执行措施本级只是原文转发的公文应尽量少发;领导机关对属于职能部门管辖权限的公文应尽量少转发（上级尽量少转发下级的公文）;已在报纸、电视或网络等媒体公开发布的公文，除制作供归档使用的存本外，应不再制作普发公文（如公告）;在各项公务管理中能够采用现场办公、电话、电报等方式解决实际问题的情况下就不应重复制发公文;职能部门能够通过直接对口行文完成业务活动的，就不必凡事以机关名义、用“红头文件”的形式制发公文（能发便函的发便函，能以处室名义行文的不以局名义行文）。第

5、一章公文基础知识2.依照职责权限规定合法行文第一章公文基础知识一个组织的内设机构，除了办公厅(室)外不得对外正式行文。例如:上级政府的职能部门(除政府办公厅室外)一般不得向下一级政府正式行文，如确需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。一般来说，除非特殊情况，下级组织不得直接向上级领导个人行文。第一章公文基础知识3.按照组织之间的工作关系正确行文第一章公文基础知识(1)处于同一组织系统的上级组织与下级组织之间，存在领导与被领导的工作关系。(2)处于同

6、一专业系统的上级业务主管部门与下级业务主管部门之间，存在指导与被指导的工作关系。(3)处于同一组织系统之下或同一专业系统之下的同级组织之间，属于平行的工作关系。(4)处于非同一组织系统和非同一专业系统的组织之间，存在着不相隶属的工作关系。第一章公文基础知识（三）文种的选用(1)行文目的的需要。(2)发文者的职权范围。只有国家主席、国务院及其各部委、县以上地方各级人民政府有权发布“命令”;“条例”仅限中共中央和国务院才有权使用。(3)行文关系的要求。(4)各种公文处理法规依据。第一章公文基础知识（四）受文对象公文的受文对象可以分为主送机关和抄送机关。

7、第一章公文基础知识1.主送机关(l)公文应主送给机关或组织。(2)除上级组织的负责人直接交办并要求直接报送的情况外，一般不应将“请示”、“报告”、“意见”等公文主送给机关或组织的负责人。第一章公文基础知识(3)在选择主送机关时，应避免出现上行公文的“多头主送”。(4)在选择主送机关时，还应避免以行政组织的名义向党的组织发布指示、命令或请示、报告工作。党的组织一般也不向上级行政组织直接行文报告和请示工作。第一章公文基础知识2.抄送机关应根据公文发送的范围和实际需要来确定，不得随意扩大抄送对象的范围。以下情况不得实施抄送:请示上报的同时不得抄送下级机关

8、，因为未决之事抄送下级机关毫无实际意义;公文的抄送机关不得再次将公文转抄转送其他机关;凡与公文办理无关的机关不予抄送。第一