银光化学集团有限公司公务电子邮件归档与管理程序

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1、公务电子邮件归档与管理程序一、目的为加强公司公务电子邮件的集中统一管理，规范归档公务电子邮件流程，特制定本程序。二、范围适用于公司公务电子邮件的收集、撰写、传递、整理、鉴定、归档、保管和利用的规范化流程。三、职责1、人力资源与公共关系部负责对其职责范围内的公务电子邮件的收集、整理和归档工作。2、含能材料分公司综合管理部负责对其职责范围内的公务电子邮件的收集、整理和归档工作。3、党委、组织部、监察审计部、工会、团委负责对其职责范围内的公务电子邮件的收集、整理和归档工作。4、企业管理部、技术质量处等其它零

2、星产生公务电子邮件的部门负责对其职责范围内的公务电子邮件的收集、整理和归档工作。5、档案馆负责全公司的公务电子邮件监督检查、业务指导、进馆鉴定、接收移交和保管利用工作。四、引用标准131、GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范2、GB/T17678.1-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理3、GB/T17678.2-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：光盘信息组织4、DA/T22-2000归档文件整理规则5、文书档案管理

3、程序６、DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则五、术语和定义1、电子邮件是指由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。2、公务电子邮件指国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。3、本程序所指公务电子邮件指本公司在科研、生产、经营和管理等活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。六、总则1、公务电子邮件自形成时有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。2、公务电子

4、邮件的收集、整理、归档、鉴定、保管、利用等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。133、应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。4、归档公务电子邮件同时存储在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。5、公务电子邮件的收集、整理、归档、鉴定、保管、利用等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任，机构内设置的公共邮箱（机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别

5、用来讨论工作不同方面的问题）或共享邮箱（用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱）必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。6、系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码就妥善保护，并定期更改。7、各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒待征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动力保护功能

6、都能启动。病毒特征应当定期更新。七、撰写与传递131、公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。2、在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。3、在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。4、公司系统管理人员和有关人

7、员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附表A．1，A．2)。公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。5、公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，每年四月底以前将上年形成的日志移交档案馆。八、归档范围1、鉴定（1）对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。（2）内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。（3）公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人13进行

8、鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。2、鉴定内容（1）邮件责任人应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。（2）公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照公司有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。（3）有关部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传