DA-T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则.pdf

《DA-T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则.pdf》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、ICS01.140.20A14备案号:15822-20051:中华人民共和国档案行业标准DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则Standardsofelectronicmaildocumentfilingandmanagement2005-04-30发布2005-09-01实施国家档案局发布DA/T32-2005月U舌随着计算机及网络技术的发展和普及，越来越多的社会活动记录产生于电子邮件。为了有效地促进通讯和交流，并保证在通讯过程中形成的重要证据性邮件能够保存下来，需要制定电子邮件管理规范。《公务电子邮件归档与管理规则》规定了公务电子邮件的撰

2、写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等程序与规则。本标准的附录A、附录B、附录C.附录D、附录E为规范性附录本标准由深圳市档案局提出。本标准由国家档案局归口。本标准起草单位:深圳市档案局本标准主要起草人:舒国雄、李国庆、方燕、唐国彬、黄俊琳、马越。DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则范围本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电

3、子邮件归档与管理适用本标准。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/丁18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T17678.1-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理GB/T17678.2-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构DA

4、/T1-2000档案工作基本术语DA/T18-1999档案著录规则DA/T22-2000归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法3术语和定义DA/T1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1电子邮件electronicmail由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种:公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件3.2公务电子邮件electronicmaildo

5、cument国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。3.3公务电子邮件系统electronicmaildocumentsystem用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3,4电子文件管理系统electronicrecordsmanagementsystem为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。ItDA/T32-2005总则4.1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。4.2公务

6、电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。4.4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4.5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳人各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任4.6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送

7、疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人4.7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。4.8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。5公务电子邮件的撰写与传递5.1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名

8、规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档