商务谈判准备阶段的工作

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1、商务谈判中的秘书工作学院：社会发展学院专业：旅游管理姓名：莫瑞丽学号：0911324059商务谈判中的秘书工作一商务谈判中秘书角色的把握1商务谈判中的秘书角色商务谈判中的秘书要把握自身的角色，必须树立两种意识：一是辅助意识，即认识到自己始终是一名秘书，是上司的参谋和助手；二是创造意识，即在领会上司意图的基础上，勇于进取，大胆创新，在谈判中发挥积极性和创造性。2商务谈判中的秘书素质商务谈判是一项非常复杂的智力活动，作为辅助的秘书人员还必须努力提高自身的素质，既要通晓谈判的业务知识，具备基本的业务才干，还要特别注重提高思想品行素质、心理素质、语言素

2、质、交往素质等。二做好商务谈判的辅助工作秘书在谈判中发挥十分重要的作用，具体体现在：1商务谈判准备阶段的工作（1）收集信息，了解情况。在谈判前，要广泛收集谈判对手的信息，详细了解对手的意图和打算，以便制定对策。·谈判对手的基本情况。了解对方的法人资格、资信状况、法定地址、本人身份和经营范围，外商还必须出示法人资格、本人身份证明，以及经银行认可的资信证明。这些作为谈判的基础性资料，秘书都应该事先掌握。·谈判对手的经营情况及历史沿革。了解对方的资产状况、经营状况、盈利状况、在行业中的地位等。·谈判对手中主谈判的情况。了解其年龄、学历、经历、个性爱好

3、、家庭成员、价值观念、风俗习惯等。·谈判对手的意图和打算。了解谈判对手对这次谈判的准备工作，主要意图，基本目标，最高、最低的标准，退让的幅度等。秘书将这些收集到的资料分类整理，提供上司参考，以做到知己知彼，不打无准备之战。（2）参与制定商务谈判计划。·确定谈判目标。包括必须达到的目标、可以接受的目标、最高目标三个层次。这为谈判人员明确了方向和“度”。·设计谈判议程。这是影响谈判效率的重要一环。议事日程的安排要同谈判的发展过程紧密相连，根据谈判的不同阶段在时间上作出不同的安排。可以先难后易，即由重要问题谈起，也可先易后难。总之，设计谈判议程要兼顾

4、双方的利益和习惯，留有余地。·确定谈判人员。选择适当的人员来组成谈判班子是成功的关键。一般应有专业人员、商务人员、法律人员和管理人员，视需要还可配备记录人员和翻译人员。·确定谈判时间。是指确定谈判在何时举行，为期多久。若是一系列的、需要分阶段进行的谈判，还应对各阶段的谈判时间作出安排。谈判时间的安排要充分考虑：谈判的准备情况，谈判人员的身体情况和情绪状况，谈判的时机，谈判对方的情况。尤其要尊重对方，在充分征求对方意见的基础上，选择双方都能接受的时间进行安排。·确定谈判地点。最好选择在本方熟悉的环境谈判。当然，最后的确定还是要以双方都能接受的地点

5、进行。（3）参与设计谈判方案。·精心设计谈判方案。参加任何一次谈判，都必须事先精心设计出若干个谈判方案和谈判策略，以供备选。设计方案时应注意以下几点：一是要预测对方的方案，并提出应对的方案；二是坚持互惠互利的原则，使方案切实可行；三是谈判过程中要吸收对方的意见，及时调整修改方案。·严格注意保密。谈判方案制定出来后，全体谈判人员要谙熟方案内容，同时要严格注意做好保密工作，防止外泄。秘书作为参与谈判方案的设计人员，又担任着方案的起草、打印、保管、下发的工作，更要严格保密，安全防范。2商务谈判过程阶段的工作（1）做好会务工作。一是将确定下来的谈判名单

6、、时间、地点及时通知谈判对方，以便对方早作安排，有些重要安排可由秘书事先进行预备性的磋商；二是做好谈判场所的布置及座位安排，涉外谈判还要双方的国旗，完好的扩音设备、通讯、传真、复印设备以及必要的文具事先都应调试准备好，以备急用；三是将谈判所需的资料准备妥当，按照谈判双方所需的份数打印装订成册，及时发到谈判人员手中；四是安排好各种仪式，包括谈判开始仪式、致辞、赠礼、及签约仪式的程序安排。（2）做好谈判记录。秘书要做好谈判的专门记录，填写情况汇报表，以供会后研究，调整谋略。谈判记录还可作为向上司请示的材料和草拟协议的原始材料。秘书在做完每次谈判记录

7、后都要与谈判班子核对。使用计算机速录技术能使记录又快有准确。（3）做好翻译工作。（4）拟定初步协议。谈判成功后，要形成协议，作为日后合作的依据。协议由秘书起草，起草时要做到协议条款符合法律法规，措辞明确，不能有歧义。（5）正式签订合同。协议经双方修改、认可后，就成为正式书面协议（合同书）。经双方签字，并经公证处公证，才正式生效，成为约束双方的正式法律性文件，双方保管。秘书要安排好签约仪式和程序及庆贺的场面，使签约顺利进行。3商务谈判结束阶段的工作（1）收回相关文件资料，并进行整理和存档（2）上报整理后的材料（3）做好有关财务项目的报销（4）协助

8、总结谈判的经验教训。三了解各地商人特点，积累谈判技巧·美国：在美国，多挣钱不仅是一个人经济地位的标志，且是他社会地位的标志。美国人的这种商业关，起源于