部门基础工作行为指引

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1、程序文件部门基础工作行为指引一、制作本工作指引的目的本工作指引收录了OA协同办公应用规范、邮件、工作方案写作、基础行为规范以及跨部门沟通心态指引等内容；这些内容是部门日常工作中最常遇到的问题，或是工作工具，或是基础文案，或是基本行为，或是心态；总之是部门工作每天都能经历的事情。编制本工作指引，是希望通过这个指引帮助员工在日常工作中对基础工作操作行为有正确的认识，能够快速上手，减少不必要的工作失误。二、OA协同办公应用规范OA办公应用系统是行政办公中重要的一种工具，而OA协同，往往是工作请示、报批以及

2、各类信息传递最有效的工具；但在应用中，同事们很容易在标题、正文、附件中犯错误，或者是不知道如何写协同。其实OA协同同邮件一样。本工作指引对OA协同办公应用从标题、称谓、正文、附件几个方面做出规范，使部门员工在应用OA协同时体现出职业化应有的素质；具体格式要求如下：1、标题不允许出现空白标题或随意输入标题的现象，编写标题时要简短、明确，能反映内容；一般格式为：提报相关工作方案或请示：关于╳╳╳的申请；关于╳╳╳的方案；传递领导需要的相关资料:╳╳╳的资料会议通知等通知性质文件：（通知）关于╳╳╳

3、的通知当特备重要或紧急时，应在标题前加上（重要）或（紧急）字样；但切记不可随意应用。标题不允许出现错别字。2、正文称谓称谓，首行，顶格写，后面加冒号。因为是协同办公，应尽量在称谓中减少修饰语，如“尊敬的”等。1/12程序文件对收件人的称谓要根据每个文件的发送对象来具体考虑，一般均以文件发送人职务为标尺，具体情况参见下表：发送对象协同对象称谓主要采用职务称谓。职务称谓就是“姓氏”加“职务简称”；对于副职，一概省略，主要有三种形式：用职务呼，如"孙总"、"刘经理"、"赵书记"等。单对单用专业技术职务

4、称呼，如"对工程师，总工程师还发送对象的可称"张工"、"刘总"等。职务高于发职业尊称，即用其从事的职业工作当作称谓，如"送人李老师"单对二同时写给两个人的，两个称呼一前一后，职位高者在前单对多“各位领导”名字为3个字的用名字称谓，即省去姓氏，只呼其名字；单对单姓名为两个字的可直呼姓名平级或低于单对二同时写给两个人的，两个称呼一前一后，职位高者在前发送人单对多“各位同事”3、正文1）正文以问候语开头。即称谓之后另起一行空两格；常用问候语如“你好！”或“您好！”。问候语之后直接书写正文。如：正确错

5、误2）正文应简明扼要的说清楚事情，不允许正文空缺。3）如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，具体内容以附件形式呈现。最好不要拉滚动条才能看到完整正文。4）正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。正文内容应多用陈述性语句，减少或避免采用议论或形容词性质的语句。5）尽可能避免拼写错误和错别字2/12程序文件6）正文统一应用宋体四号字。4、署名和日期署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方；日期写在署名下边；如果是部门方案或申请等，署名方式为：“部门名称”或“部

6、门名称+自己姓名”如果是递送相关资料等工作协同，署名方式为：“部门名称+自己姓名”5、关于附件1）附件文件必须按照其正文内容规范命名，不可随意取名；方便收件人下载后管理。2）正文中应对附件内容做简要说明；在署名和日期下方，顶格写“附件：”另起一行空两格，列表式写明附件名称；特别是多个附件时。如：3）如果附件不是太大，尽量不要打包成压缩包。4）附件在发送时要考虑OFFICE版本问题，如不影响阅读效果可统一转换成PDF版本，如有特殊格式要求不适合转换PDF，可统一转换成OFFICE2003版本。如果附

7、件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。5）附件进行上传前注意对附件进行杀毒扫描，避免由于上传附件导致的计算机病毒传播。6、其他事项1）原则上对于较重要的文件，应在文件发送2小时内对发送对象进行短信提醒。2）因忘记传递附件，需要重新传送的时候，原标题不变，但应在前加“（补充）”字样。正文中写明补充事由，之后用横线隔断，在横线下方完全引用原协同正文。如:3/12程序文件三、其他工作协同工具的应用1、邮件1）邮件在同外部人员交流时比较常用2）邮件的标题、称谓、正文、附件的规定按照OA协同

8、的规定执行。3）收到他人的重要电子邮件或文件后，应在看到后即刻回复对方。2、QQ从办公角度考虑，QQ属于非正式沟通手段，本部门要求：在OA和邮件能够应用的情况下，不允许采用QQ方式处理正式工作（包括QQ群共享），如下达工作指令、递送通知等。但允许使用QQ进行正式工作以外的信息交流和非正式指令性、协同性工作文件的传递。同时，如果是面向全体员工发布的信息，在正式的传递途径以外，可以利用QQ群，群共享等方式进一步增加便利性，但一定是辅助应用。四、如何写工作方案1、工作方案的