山东煤矿安全监察局鲁东监察分局

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1、山东煤矿安全监察局鲁东监察分局鲁煤安监东局字〔2007〕16号关于印发档案管理制度的通知各室：为加强分局档案管理工作，根据省局和上级各部门对档案管理工作的要求，结合鲁东煤监分局档案管理实际情况，形成了分局的档案管理制度，现印发给你们，请遵照执行。二〇〇七年十二月十二日鲁东煤监分局文件材料归档制度1、归档是文件材料处理的重要环节，是档案工作的基础。归档工作要遵循文件材料的形成规律和特点，保持其有机联系，区分不同的价值和密级，便于保管和利用。2、凡是在公务活动中形成的、反映机关工作成果和基本面貌，对机关、国家建设和

2、历史研究具有查考和利用价值的文件材料都属于归档范围。3、归档的文件材料应当载体优良，字迹工整，格式规范，手续完备，数据准确，图像清晰，适合长期保存。4、文件材料收集应当齐全、完整、准确、系统。5、文件材料的归档实行部门责任制。各室要把应归档的文件材料按年度、机构、问题、期限分类；再以问题为主组合，按重要程度或时间顺序排列；编写页号，填制目录和备考表，去除金属物，装订入盒。6、一般的文件材料归档一份，重要的和使用频繁的归档二至三份。7、各室办理完毕的公文要随时归档，执法文书档案每季归档一次，次季度第一个月各室将执

3、法文书档案向档案管理人员移交；形成的其它文件材料要在次年一季度前向档案管理人员移交，由档案管理人员统一归档。其他任何人员都不得自行存放。8、没有归档和存查价值的文件材料，经过鉴别和分局领导批准，交档案管理人员按有关规定统一销毁，不得擅自销毁文件材料。9、各室在文件材料归档工作中，要接受档案管理人员的监督、协调和指导。鲁东煤监分局档案保管制度1、档案保管工作要贯彻安全、完整、有序、便利的原则，最大限度地延长档案的寿命。2、存放档案要有专用的装俱，案卷排放要遵循自然形成规律和内在有机联系，做到橱柜排列合理，案卷存放

4、有序，查找利用方便。3、编制案卷存放索引和案卷存放示意图，定期核对库藏的档案，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补或复制。4、库房内要经常进行通风，保持清洁卫生、防止虫霉滋生。5、库房内的温、湿度要不间断进行测试，掌握温、湿度变化情况，随时予以调节，保持库房内适宜的温、湿度。6、库房内严禁吸烟，严禁明火装置、严禁使用电炉、电熨斗、电烤箱等发热设备，严禁存放易燃易爆物品和与档案无关的物品，库房内要配备专用的消防器材。7、正确使用电器设备，定期检查电器线路，定期保养各种设备、装置，保证安全正常运转。

5、8、档案库房宜选用人工光源照明，不宜采用自然光源，避免阳光直射。9、档案库房要有防火、防盗、防鼠措施，并安装防火、防盗装置。10、非档案管理人员，未经允许，不得随意进入档案库房。管理人员离开库房时，要切断电源，锁好大门，保管好钥匙。11、对库藏档案和库房安全情况，要经常进行检查，发现问题及时报告，并积极采取措施。12、把档案管理现代化纳入办公自动化系统，不断研究改进档案的管理方法和保护技术，逐步实现档案保管工作科学化、现代化。鲁东煤监分局档案利用制度1、档案是分局的文献信息中心，主要为领导及各室的工作提供参考性

6、和依据性的原始材料，不对外开放，不为个人服务。2、档案管理人员要熟悉所藏档案情况，主动了解分局各项工作对档案的需要，积极做好提供利用工作。要热情接待，耐心服务，尽量满足利用者的要求。3、档案管理人员应当健全档案检索系统，开展档案史料的编研工作，编写全宗介绍、专题文件汇集，配合有关部门编写大事记、组织机构沿革、基础数据汇编，做好档案利用的基础工作。4、借阅档案，要向工作人员说明利用目的，提供查找线索，办理借阅手续。利用完毕，要及时归还，并填写登记表。5、借阅档案，一般只限本部门形成的文件，因工作需要查找其他部门形

7、成的档案时，要征得该部门负责人同意。6、借阅省级以上党政机关的文件，要经过分局保密小组批准，其中，涉密文件只能在档案室查阅，并不得擅自摘录。7、查阅党总支会议记录、局长办公会议记录等重要档案，经办公室主任审查同意后，由参加会议的一名局领导批准，原则上不得借出，确实需要借出时，要经办公室主任审查同意后，由党总支书记、局长或主持会议的领导批准。8、对非本部门形成的档案进行复制或摘录，须经办公室和有关部门负责同志批准。9、分局以外的单位需要利用本局档案时，要经过办公室和有关业务部门同意后，方可查阅，不得借出。10、借

8、用档案时间一般不超过两周，因工作需要继续利用者，可办理续借手续，但最长不能超过八周，对逾期屡催不还者，按有关法规办理，且今后不得再借出档案。11、借用档案，必须严格遵守保密制度及《档案法》的有关规定，严禁涂改、撕毁、折叠、圈画、污损、撤换档案资料，不得转借，不得向无关人员泄露或向外界公布档案内容。鲁东煤监分局档案保密制度1、档案管理人员要认真执行《档案法》、《保密法》以及有关的法律、法