秘书学(整理版)

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1、1、秘书的涵义：（1）宫中秘藏之书。在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料。（2）辅臣（3）行政职位（4）社会职业，属于第三产业（限服务性行业）。2、秘书的职业特征：秘书既是行政人员的一部分，又是一种社会职业，与其他职业相比，他有自己的特征：（1）服务的直接性。秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。（2）服务的

2、稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”。（3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层。（4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等。（5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维。3、秘书工作的内容：（1）文书撰写：上司口述或会议记

3、录、整理、文件起草、修改、润色等；（2）文书制作：打字、复印、编排、装订等；（3)文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等；（4）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等；（5）会议组织：准备、记录、文件、善后等；（6)调查研究：计划、实施、分析、研究等；（7）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等；（8）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等；（9）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等；（10）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等；（11）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等；（12）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜

4、等；（13）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等；（14）办公室管理：环境、设备、经费等；（15）其他临时交办事项。4、秘书工作的要求：20世纪80年代以来，政治、经济形势和社会面貌发生了巨大的变革，秘书工作也随之有了明显的发展和变化，党和政府极其重视秘书的工作，及时对秘书工作进行了总结与指导，提出一系列新的要求。他们主要可概括为“四个转变”“六个强调”。“四个转变”：（1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策（2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息（3）由被动服务转变为主动服务（4）由凭老经验办事转变为科学化管理“六个强调”：强调调查研究工

5、作，信息工作，信访工作，协调工作，督察工作，党务、政务服务工作。5、秘书的工作性质与特点：辅助性；综合性；机密性；服务性辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。地位再高的秘书官员也终究是比他更高一级的领导的助手。综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操

6、作复杂的工作。他们门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德。服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性。中央提出秘书工作要做到“三个服务”：为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。9认清秘书工作的四个性质，或称职业的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置，摆正自己自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉的做好各项工作。6、秘书工作的作用：助手作用；参谋作用；协调作

7、用；信息枢纽作用；公共关系作用P117、秘书长和办公厅主任七项任务：P128、秘书工作职能的转变：书P19（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案（2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划9、我国秘书工作方式的转变：P21(1)服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务(2)办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公(3)会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展

8、会展需要秘书的表现：会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工作。(4)操作