秘书学重点整理

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1、秘书学重点整理题型：选择10*2=20分简答6*5=30分论述20分案例分析30分（通讯与办公室操作工作那一大块会出一个案例分析）1、秘书的职业特征美国“全美秘书协会”曾对秘书职业提出过这样的要求：像心理学家一样善于观察和理解他人；像政治家一样有灵敏的头脑；像外交家一样有潇洒的风度；有调查各种棘手问题的丰富经验；有良好的速记能力以及文字功夫；谙熟各种商业往来中的法律关系；能熟练地使用各种办公自动化设备；具备相当的金融和税务方面的知识；能熟练地对各种文件资料进行整理归类。第一，服务的直接性。秘书的服务有两种情况：一是群体为群体服

2、务；另一是秘书人员单独为领导人、上司或雇主“一对一”服务。秘书服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么，秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。第二，服务的稳定性。很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。秘书与其服务对象之间却有相对的固定性。在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”。第三，知识化。秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以

3、笔墨、打印机、复印机、电话、电脑等现代工具、设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于“白领”阶层。中、高级秘书还被称为“参谋”、“顾问”、“外脑”，属于“智囊型”人物。从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20岁至35岁。从主观上说，很多的大专院校毕业生把秘书当作理想职业，但不当作终身职业。他们普遍认为当秘书待遇较高，工作环境、条件好，接触人多，工作内容复杂，是锻炼、培养能力的好职业，又把秘书岗位看作是由操作层通向

4、管理层的最好阶梯。在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作。他们留下的秘书职位又会被更年轻的大专毕业生接替。客观上，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些是年轻人的优势。第五，女性化大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维，乐于做程序化、重复性的工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。而秘书尤其是中、初级秘书的工作正是这种性质。所以，西方国家中，中、初级秘书女性达90%。而高级秘书侧重于调查研究、出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性较多。2

5、、秘书工作的内容（办文、办会、办事）我国政府机关和企事业单位秘书工作大致有15项：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项。目前新增加：网站、网页管理，值班、突发事件处理，公关工作3、秘书工作的特点（1）中介性第一，秘书部门、秘书人员是凭借所处的中介位置开展工作的；第二，秘书工作过程是一个中介过程；第三，秘书人员必须树立中介观念。（2）辅助性秘书机关是辅助机关，秘书部门在一个机关单位属于行政总枢的一个工具。

6、秘书工作人员只能以领导意见为依据，而不能代替领导做决定，可以提意见、建议和方案，只有被采纳后，才能以领导机关或领导人的名义去贯彻执行。（3）政策性政策是秘书部门和秘书本人所必须贯彻执行的。秘书长、办公厅（室）主任以及秘书本人是经常分析、检查、总结本系统、本单位执行路线、方针、政策和法令的情况，每一件秘书工作都要贯彻政策。法规是政策的条理化和规范化，执行法规和落实政策是一致的。（4）综合性相对职能部门的专业性和单一性而言，秘书工作涉及方方面面，既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又

7、有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。它门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。这些工作虽各有职能部门主管，但都与秘书工作直接、间接相关。（5）机密性秘书紧靠领导，接触领导的机会最多，经常参与研究各种机密问题，负责机密文件的起草和保管，这就使秘书工作具有高度的机密性。秘书人员必须严守保密规定、纪律。（6）服务性秘书工作就是为本机关领导和上级部门、平级职能部门、下级机关和人民群众服务。即秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。首要的是为领导、上司、雇主服务，但也不能忽视

8、其他的服务。4、秘书工作机构的性质（1）机密性秘书部门处于中枢地位，又掌管机密文件（政治、经济、人事、商业、科技等），组织和参加各种会议（部分涉及机密）承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全保卫。（2）辅助性相对于领导部门是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接