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时间:2018-12-12
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1、秘书学概论复习资料1、秘书的涵义P1(1)宫中秘藏之书:在我国古代,秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料(2)辅臣(3)行政职位:政府秘书均属国家公务员,秘书长属政务类公务员,一般秘书是事务类公务员(4)社会职业:属于第三产业(限服务性行业),处理文书、事务的知识与能力,管理能力2、秘书的层次P4中国:①省、厅两级为高级秘书②处、科两级为中级秘书③科员级一下为初级秘书(基层机关和大多数小型企业由于级别和资金限制,无法任用高、中级秘书。三资企业是例外)国外(英国)自己看书P5①行政级:名牌大学且专业训练,不得参与政党活动②执行级:文官学院或行政学院③文书级:大专毕业生④助理文书级:高中毕
2、业生经过短期职业培训3、秘书的工作内容(办文、办会、办事)P7(1)文书撰写:上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等(2)文书制作:打字、复印、编排、装订等(3)文书处理:收发、传递、办理、保管、立卷等(4)档案管理:归档、鉴定、管理、提供等(5)会议组织:准备、记录、文件、善后等(6)调查研究:计划、实施、分析、研究等(7)信息资料工作:收集、整理、提供、储存等(8)信访工作:群众来信来访、或顾客投诉处理等(9)接待工作:日常来访与计划来访接待、安排、服务等(10)协调工作:政策、工作、地区、部门、人际关系等(11)督察工作:政策推行、或决议实施的督促、检查等(12)日
3、程安排:为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等(13)日常事务:通讯、联络、值班、生活、管理等(14)办公室管理:环境、设备、经费等(15)其他临时交办事项4、秘书工作的作用P10(1)助手作用(2)参谋作用(3)协调作用(4)信息枢纽作用(5)公共关系作用5、秘书学的研究对象P14①秘书工作:内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法②秘书人员:知识、技能、素质、职业道德6、我国秘书工作职能的转变P19(1)支持决策,由提供信息转变为既提供信息,又拟制方案(2)辅助管理,由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制(3)处理信息,由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息(4)
4、计划工作,由重在层层传达计划转变为重在独立企划7、秘书与秘书工作的起源P28(1)古代秘书的工作名不符实,只能从现代秘书的基本职能去考察。从“辅助管理、处理文书”角度出发,秘书的起源可以追溯到黄帝时代。上古时代的“史官”和“纳言”可以看作是最早的秘书官。(2)文书工作随着文字的出现、国家的产生而产生。最初的文书工作是有人去制作、处理和保管国家进行管理需要的有内容、有条理、有一定形式的文书。夏朝出现公务文书——典志,管理典志的官职为——太史令;《尚书》是现存我国最早的政治文件汇编,其内容大部分是帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词。信访工作此时也有了起端8、外国秘书工作的特点和趋势P
5、43特点:普遍化(辅助性强工作适应面广)、年轻化、女性化趋势:①由事务型转为智能型(办公自动化程度提高,许多事务型工作如记录、誊写、校对、报表、档案使用电脑越来越多的秘书进入高级秘书阶层)②秘书工作日益专业化:分工日细,技术要求越来越高③秘书人员高学历、秘书工作的永业化9、秘书工作机构的设置原则P50(1)精简原则(提高工作效率,避免人浮于事)(2)纵向层次尽量少(上下沟通方便、及时,避免中间阻隔和官僚主义)(3)横向幅度可适当加大(秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂)这是由秘书工作的特点决定的,也是由国家行政机关明文规定的9、秘书工作机构的名称与组织形式P51名称:①秘书长或办公
6、厅主任领导下的办公厅(室),其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成(国务院办公厅):通关政策研究、日常行政与机关事务②以“秘书”命名的局、处、科、室、股,统辖于机关、单位或办公厅之下,负责文书、会务、联络、接待组织形式:分理制或综理制①分理制:中央的秘书工作机构“办公厅”(部级机构)国务院办公厅分设秘书局、机要局、信访局省、部的秘书工作机构“办公厅”(厅局级)市政府办公厅分设秘书处、机要处、信息处余下等级为“办公室”②综理制:所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理。。下面不在分设部门(工作量不太大的机关)社会团体的秘书工作机构10、秘书工作机构的职能P54(1
7、)助手职能:表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务,节省领导的精力与时间;帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转;承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况;经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命;还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。(2)参谋职能:表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料,支持领导决策;参与研究情况,提出分析或预测意见;应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案;对下属组织或部门各种文件中的问题或差错
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