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时间:2019-10-25
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1、秘书学概论1、秘书的涵义(1)宫中秘藏之书:在我国古代,秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料(2)辅臣(3)行政职位(4)社会职业,属于第三产业(限服务性行业)秘书:是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办会、办事等为主要职能,是领导者、主事者的参谋和助手。秘书服务的根本对象是领导者。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。秘书活动的根本性质是辅助性。秘书实务:秘书工作者通过具体操作,直接作用于实际事和物的过程2、秘书的职业特征(1)服务的直接性:秘书服务一种是群体为群体服务,一种是一对一的服务形式。服务的直
2、接性体现在:一是秘书工作的内容与领导工作是一致的,即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的,其结果、成败与领导直接有关(2)服务的稳定性:秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性,再加上秘书与其上司全面合作,朝夕相处,就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外,还往往有更深一层的“人情关系”(3)知识化:秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子,属于办公人员,属于文官范畴,属于白领阶层(4)年轻化:秘书工作繁忙,对脑力、体力要求都较
3、高,尤其是记忆力、灵敏度、准确性等(5)女性化:由女性的心理素质决定,女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明:大多数女性温柔、体贴,善于管理,善于形象思维3、秘书工作的内容(1)文书撰写:上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等(2)文书制作:打字、复印、编排、装订等(3)文书处理:收发、传递、办理、保管、立卷等(4)档案管理:归档、鉴定、管理、提供等(5)会议组织:准备、记录、文件、善后等(6)调查研究:计划、实施、分析、研究等(7)信息资料工作:收集、整理、提供、储存等(8)信访工作:群众来信来访、或顾客投诉处理等(9)接待工作:日常来访与
4、计划来访接待、安排、服务等(10)协调工作:政策、工作、地区、部门、人际关系等(11)督察工作:政策推行、或决议实施的督促、检查等(12)日程安排:为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等(13)日常事务:通讯、联络、值班、生活、管理等(14)办公室管理:环境、设备、经费等(15)其他临时交办事项4、秘书工作的要求(1)“四个转变”:A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策B、由单纯地传递信息转变为综合处理信息C、由被动服务转变为主动服务D、由凭老经验办事转变为科学化管理(2)“六个强调”A、强调调查研究工作B、强调信息工作C、强调信访工作D、强调协调工作
5、E、强调督察工作F、强调党务、政务服务工作5、秘书的工作性质与特点(1)辅助性:辅助是相对主导而言的,辅助,既非主导的,又是与主导密切相关,相对于主导而存在的。辅助,是指在主导的领导、指挥、控制之下,又是从旁帮助主导完成共同的目标。地位再高的秘书官员也终究是比他更高一级的领导的助手(2)综合性:所谓综合,就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作,又有临时的、突发性的非例行性工作;既有机要性工作,又有非机要性工作;既有操作简易的工作,又有操作复杂的工作。他们门类众多、内容复杂,既要使用脑力
6、,又要花费体力,需要广泛的知识和多种技能才能胜任(3)机密性:善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德(4)服务性:除之前所提服务的直接性、稳定性外,秘书服务还具有广泛性中央提出秘书工作要做到“三个服务”:为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。认清秘书工作的四个性质,或称职业的四个特点,秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置,摆正自己自己在社会上的角色地位,才能具有正确的角色意识和角色行为,才能自觉的做好各项工作6、秘书工作的作用(1)助手作用(2)参谋作用(3)协调作用(4)信息枢纽作用(5)公共关系作用8、
7、秘书工作职能的转变(1)支持决策,由提供信息转变为既提供信息,又拟制方案(2)辅助管理,由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制(3)处理信息,由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息(4)计划工作,由重在层层传达计划转变为重在独立企划9、我国秘书工作方式的转变(1)服务对象、服务形式,由“三个服务”,转变为既为上司服务,又为社会服务(2)办公形式,由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公(3)会务工作,由单纯组织会议转变为既办会议,又办会展会展需要秘书的表现:会展的联络、协调和组织工作,会展的会议组织工作,会展的文书工作(4)操作方式,由手
8、工操作转变为电子操作10、古代的秘书工作制度(1)三
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