《秘书实务》第10章会前筹备

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1、第10章会前筹备[本章学习要求]●会拟订科学合理的会议筹备方案●会制发各类会议通知●会根据实际需要选择和布置会场●能够做好会议资料、用品、礼仪等准备工作第一节准备会议方案一、情景案例二、基本知识（一）拟订会议筹备方案1．会议的主题2．会议的名称3．会议的时间4．会议的地点5．会议的议程、日程、程序6．会议的出席范围7．会议的经费预算8．会议的筹备机构9．会议的食宿安排（二）拟订会议的应急方案（1）人员问题（2）场地问题（3）设备问题（4）资料问题（5）健康与安全问题（6）行为问题三、技能训练■训练按照不同的标准，可以将会议分为不同的种类。请课下通过多种途径收集会议种类的

2、相关资料，了解会议种类的常识。■训练请讨论分析什么样的地点是召开会议的理想之处？请课下通过网络搜索引擎查找一些会议地点的信息并下载下来作为资料留存。第二节制发会议通知一、情景案例二、基本知识（一）会议通知的拟写1．标题2．通知对象3．正文4．落款5．回执（1）会议时间（2）会议地点（3）会议内容（4）参会对象（5）其他事项（二）会议通知的发送1．明确通知发送对象5．落实回复确认环节3．把握通知发送时间4．准确书写通知封筒2．选择通知发送形式三、技能训练■训练1××公司准备在2006年1月10日至11日在××省××市××××酒店召开2006年订货会议，于2005年12月2

3、0发出会议通知。会期为2天，1月9日报到。报到地点在××××酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费用自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。■训练2请分析下面这份会议通知（邀请函）存在什么问题，并做修改。第三节布置会议场所一、情景案例二、基本知识（一）会场的布局1．相对式2．全围式3．半围式4．分散式（二）座次的排列1．主席台人员座次排列2．其他人员座次排列（1）横排法（2）竖排法（3）左右排列法3．座次标识（三）会场的装饰1．主席台的装饰（1）会标（2）会徽2．会场背景的装饰3．色调的选择（四）会场的设备·音响布置·声像布置·其他布置三、技能训练■训练1请

4、根据基本知识中的介绍，在老师的指导下，分别画出常见的会场布局示意图，课下并将其制成电子文档形式。■训练2请通过实地观察（如学校的会议）或间接观察（如电视上的相关新闻）来感受不同的会场布局的区别。■训练3请虚拟一份某次会议的主席台就座人员的名单，然后按照就座人数为奇数、偶数及前后双排等不同情况，画出主席台示意图。第四节其他准备工作一、情景案例二、基本知识（一）准备会议资料1．文件性资料2．服务性资料（1）程序文件（2）参考文件（3）管理文件（4）指导文件（5）主题文件（二）准备会议用品1．必备用品2．特殊用品（三）制发会议证件1．会议证件的内容2．会议证件的制作（四）邀请

5、会议嘉宾（五）安排礼仪服务1．选择礼仪服务人员2．分解工作程序3．培训礼仪服务人员4．准备服装用具（六）安排会议食宿1．安排会议餐饮2．安排会议住宿（七）做好会前检查三、技能训练■训练请通过你的亲朋好友、同学老师等，收集一些会议的证件实物，增强对会议证件制作的感性认识。■训练请利用PPT做出某次会议的各种证件，如有条件再打印成书面形式■训练请讨论分析常见的会议证件都有哪些？[本章综合实训]◎实训项目情景：“五四”青年节来临之际，XX职业技术学院准备举行一次主题演讲比赛，以丰富校园文化生活。此活动由校团委组织，学生会承办。实训要求：（1）将班级同学分为5～7人小组，对筹备

6、中的工作事项进行讨论，编写筹备方案。（2）每个小组提出经过讨论后的具体方案，以及需要避免的问题。（3）每个小组的方案由教师进行点评。