浅谈控制采购成本的策略

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1、...浅谈控制采购成本的策略期供稿文/贺佃斌[导读]采购谈判时采购商与供应商之间所进行的贸易谈判，是采购的一项重要工作，也是贺佃斌HeDianbin（山东省科学器材供应服务站，济南250014）摘要：通过对大量复杂采购活动进行分析，企业管理者发现采购环节存在着很大的利润空间，通过正确的运作和管理，可以降低企业的生产经营成本，大幅度提高企业的经济效益和综合竞争力，实现企业的可持续发展。关键词：采购制度；采购成本；内部控制中图分类号：F275.3文献标识码：A文章编号：1006-4311（2010）02-0088-020引言随着中国逐步融入全球经济体系，我国企业

2、面临的竞争越来越激烈。在影响企业发展的众多因素中，采购成本的比例往往在50%以上，所以在经济发展迅猛的当下，我认为控制好采购成本是使企业能够较好运转的首要环节。1建立、完善采购制度俗话说没有规矩不成方圆。严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动，保证企业生产经营正常所需、及时供应，提高企业经营管理效率、杜绝部门之间扯皮、推诿，而且能规范采购人员的日常行为，防范在采购人员同供应商打交道时“暗箱操作”和“小动作”等舞弊行为。所以我认为采购部门也应像会计部门一样有严格的制度。1.1采购谈判采购谈判时采购商与供应商之间所进行的贸易谈判，是采购的一项重要工作，也

3、是采购取得成功的关键。1.2采购计划它是企业生产经营计划的重要组成部分，是企业根据自身生产经营能力、市场供需状况等，对计划内的物料和其他物品的采购管理活动所做的预测。1.3订购合同采购合同是采购关系的法律形式，对于确立规范有效的采购活动、明确采购双方的权利义务关系、保护当事人的合法权益具有重要意义。采购合同中的关键事项：第一，交货价格和条件。通常购买者会坚持通过竞标或谈判达成固定价格，并对这个双方都可以接受的价格明确定义。第二，付款条件。付款方法以供应商的履约情况为基础。如当工作完成时，付总款的80%，其余20%的款项在客户完全肯定设备确实已经正常运转时支付

4、；如果购买的是服务，则当供应商满足了用户要求时予以支付。2建立完善的采购流程一般来说，采购部门需设置采购总负责人、询价员、采购员和库管员等几个岗位；采购总负责人全面负责材料的采购管理，依据材料需用计划和岗位目标责任成本的管理规定等，制定并执行采购计划，协调并充分利用内部资源，最终高效率低成本地采购到所需物资；询价员主要负责查询市场中所需物资的信息，书......面提供给采购负责人和采购员，同时进行文档的存档管理；采购员的职责是以指定的价格和数量执行采购任务；库管员的主要职责是按标准验收材料入库，材料入库后，合理规划存放和使用，尽可能的减少储存成本及所占空间，

5、做好库房的管理工作。另外需要定期盘点，如发现存货短缺，及时报告给总负责人。3合理选择供应商1.1询价一是制作询价文件。采购询价文件是供应商报价的依据，一个完整、正确的询价文件可以帮助供应商在最短的时间内提出正确、有效的报价。因此，供应商编制一个载有足量信息的询价文件是正确询价的首要条件。1.2招标选择它的首要工作是要准备一份合适的招标书，其次是要建立一个合适的评标小组和规则，再者是要组织好整个招标投标活动。招标活动的另一个关键环节组织评标，能否选择一个好的供应商，关键就要看评标活动的具体操作。做好评标，要组织一个好的评标小组，拟定一份好的评标规则，更要组织好

6、评标活动。1.3建立供应商档案对企业选定的供应商要建立档案进行管理，及时掌握各供应商的声誉、资信等情况。供应商档案除有对供应商编号、详细地址和联系方式外，还应有历史交易记录、现行设备与技术力量、财务状况、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。1.4建立良好的合作关系大家都很熟悉的麦当劳和他的供应商有很特殊的关系，他们没有合同协议，在他们看来协议只是一张纸，麦当劳选择供应商的标准是诚信放在第一位。上海华联麦当劳有限公司陈总经理说：“他们的供应商都是按要求保质保量按时送货，从来没出过差错。”4加强对采购人员的职业道德，进行绩效考核社会在发

7、展，时代在进步，权势和地位悄悄的成了社会的老大，虚荣让人变得现实、庸俗、利欲熏心，个人素质在当下显得尤其重要，许多公司在招聘人才时，往往把个人素质和其专业水平看的同等重要。采购人员需具备的素质：4.1思想品德素质采购工作没有固定规则可循，采购行为的稽查也较为困难，使得采购工作是”良心工作”。一个合格采购人员应具备良好的思想品德素质。只有思想品德高尚，才能做到大公无私、克己奉公，处处为大局着想，不贪图蝇头小利。4.2知识素质4.2.1采购业务基础知识。采购业务知识包括谈判技巧、商品知识、签约等基本知识。这是做好采购工作的基础，有助于采购人员与供应商的沟通，主动

8、进行商品价值分析，开发新来源或替代品，从而降低采购成