管理者技能之九、会议组织技能训练

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1、会议组织技能训练目的一、确认哪些因素使会议有效或无效二、确认有效组织会议的行为类型和观念三、掌握如何使会议更有效的技能会议工作调查表在这部分，要求你回忆你及组织的其他人如何组织会议，并把结果记录在下面两个项目下：一、你是如何组织会议的。二、其他人是如何组织会议的。什么原因致使会议无效一、没有搞清会议的真正目的二、使简单的问题复杂化三、持续时间太长四、发言者过于健谈五、拖延决定和行动]使会议成为有效的因素一、预先清楚会议的目的二、与会者做好会议准备三、问题、议程和时间不因情景而变四、限制集思广议的范围是必要的五、根据要讨论的问题限制出席的

2、人数六、手头要掌握全部有关信息七、掌握会议的精髓八、决策的制定和行动方案的制定要恰如其分有效的会议需要一、群体的沟通二、提高讨论的质量三、为讨论提供一个结构性清单四、建立团队意识组织会议的工作 在许多组织中，会议受挫是件很普通的事。通常，人们花费许多时间空谈，而不是讨论应如何做。在会议中，你的角色是变化的。有时你是作为会议的组织者、召集人或会议主席；也有时你作为一个别人主持会议的参加者。然而，不管是哪种情况，你对会议的有效性都负有责任，而不应浪费自己和别人的时间。管理者经常这样指责会议：1．没有真正的目标。2．使简单的问题复杂化。3．持

3、续的时间过长。4．发言者过于健谈。5．拖延决定和行动。这些指责并非没有道理。如果我们能考虑以下几个方面，会议是能取得成功的。1．预先弄清会议的目的。2．与会者事先作好会议准备。3．议题、议程和时间不因情景而变。4．有必要对"集思广议"给予一定的限制。5．根据要讨论的问题对与会人员做一定的限制。6．与会者手上要掌握全部有关信息。7．把握会议的精髓。8．决策和行动方案的制定要恰如其分。要使会议变得有效，应注意：1．群体的沟通。2．提高讨论的质量。3．为讨论提供一个结构性的清单。4．建立团队意识。会议工作评价表 这部分训练的目的在于给你一个评

4、价的机会，即依据你所参加有效会议的经验，考虑哪些因素致使会议有效，而又有哪些因素致使会议无效。同时，你还要根据你作为一个会议的组织者、主持者或会议主席时，对会议所起的作用，或是仅仅作为一个参加者时对会议所做的贡献。在这张表的第一部分，你需要评价两个会议，一个是你认为有效的，一个是无效的。你要考虑两类问题，一类是什么因素影响了这两个会议有效或无效，第二类是在这两次会议中，你和其他的人对会议的有效或无效扮演了什么样的角色。在这张表的第二部分，你要与小组的其他成员分享你在会议工作中的经验和感受。第一部分独立地考虑并完成表中的每个项目，并写下你

5、的分析结果。你所写的应当是真实可信的，而且也是在第二部分讨论中希望与你同伴所分享的。1．回忆你最近所参加的会议，选择一个你认为是有效的会议。在评价表中第一栏，简要描述该会议的目的。2．在评价表的第二栏中，你要列出你觉得致使会议成功的因素。3．在评价表的第三栏中，你简要描述为使该会议成功，你和你的同事做了哪些贡献。4．在评价表的第四栏中，描述该会议的结果。这一结果可能是一项决策、解决争议或开始一个行动等。5．现在你回忆一个特别不成功的会议。在评价表第一栏中简要描述你或其他人所确认的会议目的。6．在评价表的第二栏中，列举出你认为致使会议无效

6、的因素。7．在评价表的第三栏中，说说你和你的同事在这一不成功的会议中所做的贡献。8．在评价的最后一栏里，记述会议的结果（如果有的话）。有效会议评价表 会议的目的： 致使会议成功的因素： 你和你的同事在使会议成功中所做的贡献： 会议的主要结果： 其他想说明的问题：无效会议评价表 会议的目的： 致使会议成功的因素：你和你的同事在使会议成功中所做的贡献： 会议的主要结果：其他想说明的问题：　第二部分根据下面的要求进行小组讨论，与你的同伴分享你认为有确实根据的信息。1.翻阅评价表第二栏，看看所列出的影响因素，对于有效会议和无效会议哪些因素是相同

7、的。把它们写下来，并根据你的经验补充你认为应包括而在评价表中没有列出的因素。二、翻阅评价表第三栏，列出在有效会议和无效会议中有贡献的行为和态度类型。并根据你的经验补充你认为致使会议有效或无效的行为和态度。三、考虑第四栏（会议的结果），哪些结果象预期的那样获得成功，或者用其他的方法更好些？如何组织会议工作 下面这些要点会帮助你主持的会议更为有效。一、会前准备1．确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？2．确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？3．准备议事日

8、程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。4．收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。5．会前将会议议事日程和整理好的文