管理者技能之六、文字沟通技能训练

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1、文字沟通技能训练目的一、通过对目前的和期望的文字沟通效果，确认改善的领域。二、通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的结果。三、培养和发展文字沟通技能。文字沟通分析单 阅读下面的各项内容和要求，完成后面的分析表。1．在分析表的第一栏，根据你的工作填写那些你经常要写给他们文字材料的人（或一类人）的姓名（或职务）。2．我们将文字沟通材料分为三类："肯定"的文字沟通；"否定"的文字沟通；指示做什么的文字沟通。在分析中，我们要把精力集中在最常用的文字沟通材料上--信件，包括备忘录，便条和各种类型的信。现在，开始填写第一栏，然后确定写给每个人的文字

2、沟通材料类型（即"肯定"型、"否定"型和指示做什么类型），并把它们填写在第二栏里。3．在第三栏中确定这些信件属于下面两种情况的哪一种：由你直接写给他们的；对他们的文字沟通材料的回复。4．在第四栏，根据对你工作的重要程度，将第一栏填写的受信人进行排序。5．在第五栏，根据你写给第一栏人的困难程度进行程序。如果需要，可做补充说明。6．检视已填写的所有内容，确定应对哪类文字沟通材料加以重视，并把你的决定记在第六栏中。分析表 主要受信人“肯定”“否定”“指示”直接回复受信人的重要程度写给受信人的困难程度是否应加以注意备注　　 　　　文字沟通 一、

3、有效的文字沟通1．传达必要的、精确的信息。2．发信者的表述对特定的情境应是恰如其分的。二、提高文字沟通水平应注意三个阶段1．写作准备阶段：思考：写给谁？写什么？为什么？提纲：主要点使用索引卡整理：按逻辑排列各要点的位置去掉无关的和重复的内容2．写作过程文字沟通有三种主要类型：①肯定型②否定型③指示型①写肯定型：直接给出好的消息解释好消息用好的祝愿结束②写否定型：用"缓冲"式的自然叙述开头在给出坏消息之前加以解释告诉坏消息如果可能，建议某些可能的选择用好的祝愿结尾③写指示型：以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始表述建议或要求，及可能的利益

4、清楚地指示受信者应如何去做鼓励克服困难，尽早完成工作。3．检查①是否表述准确。②是否有不适当的描述。③有否文法、文字上的错误。文字沟通技法概要 要想通过文字的沟通达到预期的结果，表达的准确性是至关重要的。在工作中，人们经常要用文书的形式来转达信息；因而文字沟通的有效性是管理者必须熟练掌握的一种基本管理技能。文字沟通的内容千差万别，但其写作可归结为三个阶段：1．写作前的准备阶段；2．写作过程阶段；3．写作后的检查阶段。1．写作前的准备①思考：a)写给谁--你是写给谁看的。b)写什么--确认你所要发送出去的信息。如果你是回复一个信函，就要分

5、析交弄清回复的关键点。c)为什么--为什么需要写？达到的目的是什么？②提纲把你准备写的关键全都列出来，这对尔后的写作及修改都有帮助。③整理根据提纲，把你所要表达的要点按逻辑编排顺序，去掉那些无关的和重复的内容。完成上述三步，就可以着手写了。2．写作过程有人曾经说过：在写作过程中，写作的目的要绝对清楚地牢记心中。在信件写作方面，虽然内容千差万别，但大致可以分为三类：（1）转达肯定的信息；（2）转达否定的信息；（3）转达指示的信息；（1）转达肯定信息信件的写作方式。这类信件可能是同意某种请示，提供一个机会，或者是一些好的消息。在写这类信件的

6、时候，可按下列格式进行：a)直接了当地给受信者好消息，使之高兴。b)然后解释这个好消息，目的是解除受信者可能产生的一些疑问。c)用好祝愿来结束信件，目的是使受信人知道，你在与他分享愉快的感觉。（2）转达否定信息信件的写作方式。这种信件可能是对要求的一种否定，或者是一个坏消息。下面几点是写这类信件时的格式：a)信的开始以一种自然的、渐进的方式叙述，为受信者接受坏消息先行辅垫。b)在给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，对受信者进行暗示，使之有进一步的思想准备。c)给出坏的消息，要清楚、准确。不能使受信者产生误解。d)如果有可能的话，建议选

7、择其他方式，这样做减缓受信人的心理压力，使之易于接近现实。e)用良好的祝愿结束信件。不要为坏消息辩解，以免引起反感。（3）转达指示的信件写作方式。这类信件一般是指示他人进行某项工作，开展某些活动、同意你的见解或提供你的信息等。下列几点是写作这类信件应注意的：a)信件的开头对受信人应具有吸引力，使其有兴趣读下去。吸引受信人的方法可以用直接的提问（例：你想获得……），也可以是直接的叙述（例：这是你……），或者是一种命令式的口气。b)表述事实、要求或建议。当这些与某种利益有关时，使受信者屈从。c)清楚地指示受信者如何去做。d)鼓励受信者克服困

8、难，尽快完成任务。3．写毕后的检查。信件完成以后，应检查：a)是否有不准确的地方，如错误的描述、夸大的事实、忽略的问题或错误的数字、日期等。b)有否文法、文字上的错误。文字沟通练习 第一部分写一封信或便条，