工作记录管理标准作业程序

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1、工作记录管理标准作业程序　一、目的规范各类工作记录的管理工作，确保工作记录的有效性。二、适用范围适用于物业部管理服务工作中各种规定记录的管理工作。三、职责1、公司品质部负责对各类记录的编制、编码、使用、保存进行审核和实施检查、监督。2、各部门和记录的填写人员应遵守本规程关于记录控制的规定和要求。四、程序要点1、记录的作用(1)证据的作用：为体系、过程、活动是否符合规定提供证据。(2)分析的作用：为分析过程是否在受控状态提供分析的信息、数据和资料。(3)追溯的作用：为追溯过程的实施和结果提供追溯。2、记录的形式和来源(1)公司形成记录的形式有

2、，但不限于：A、质量体系文件规定、设计并要求填写的格式记录；B、凡需填写、编制、绘制的凭证、单据、台账、清单、签收单、计划、登记表、措施卡、卡片、证件、图表、报告等规定格式形成的记录。(2)分供方提供的记录3、记录形成的要求(1)应使用规定的记录格式。(2)应由规定的人填制。(3)填写应及时、准确、完整、清晰。(4)记录有要求时应按规定履行编制、审核、批准手续。4、记录的标识(1)记录由记录的名称和记录的编号及版本与标识予以识别。记录的编码和版本号执行《质量体系文件编码管理标准作业程序》的相关规定。(2)具有追溯作用的记录应编录应编制记录的

3、编号（No）。5、记录的收集(1)记录应按下列要求进行收集：A、记录填写、编制部门收集；B、记录接收部门收集；C、记录归口管理部门收集。(2)记录收集时间：A、连续收集；B、按月、季、年集中收集。6、记录的编目品质部负责编制公司及各部门使用的《工作记录清单》，按受控文件下发各部门，作为使用、形成质量记录的依据。《工作记录清单》应随记录的增删，表格的更改而更改，以保持其与实际的一致性。编目更改的实施执行《文件和资料管理标准作业程序》的相应规定。7、记录的查阅(1)记录应按规定的路线和时间进行传递，以发挥记录的使用价值。(2)合格要求在商定期内

4、的工作记录可提供给接收服务或管理的住户或其代表查阅，具体实施执行《质量体系文件和资料管理标准作业程序》的相应规定并予以记录。8、记录归档(1)下列性质的记录应予归档：A、有关物业接管验收的记录；B、有关委托物业管理合同的记录；C、有关质量策划——计划的记录；D、有关质量体系文件发放审批，更改审批的记录；E、有关组织机构设置，调整和职责权限规定的记录；F、有关重大安全责任事故的记录；G、有关火灾、重大治安事件的记录；H、有关管理评审内部质量审核的记录；I、有关不合格评审、纠正、预防措施的记录；J、有关工作检查、评比的记录；K、有关员工绩效考评

5、的记录；L、有关工作状态、设备档案的记录；M、其他有必要作为原始凭证的记录。(2)记录的形成、保管部门应按规定将应予归档的文件交档，详见《档案管理标准作业程序》。(3)归档文件应妥善保存。9、记录的贮存。记录的贮存环境应有利于防止丢失、损坏、污染、虫食，确保记录的完整性、可使用性。10、记录的保管(1)记录由形成人或形成部门负责保管。应予归档的记录在未归档前由规定的交归部门或人员负责保管。(2)记录的保管人或部门，不得对所保管的记录作非授权的更改、复制、转借。11、记录的处置(1)保管和归档超期的记录按《档案管理标准作业程序》的相应规定进行

6、位置。(2)记录的保管部门和保存期限由提出记录要求的文件予以规定。五、记录《质量记录清单》六、相关支持文件1、《质量体系文件编码管理标准作业程序》2、《质量体系文件和资料管理标准作业程序》3、《档案管理标准作业程序》