非生产性采购订单管理程序

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1、非生产性采购订单管理程序Q/2ACG14-20121范围本程序适用于哈飞汽车股份有限公司（以下简称哈飞汽车）。本程序适用于哈飞汽车股份有限公司辅料、机具备件、办公用品、IT耗材等实行ERP结算物资的订单管理。2目的旨在加强公司非生产采购订单的管理，以达到保证质量、准时交付、满足生产的目的。3术语和定义3.1非生产性物资订单管理：指非生产性物资从订单生成到交付的全过程管理活动。4职责4.1采购管理部门：4.1.1负责维护系统订单生成数据搭接（物料、供应商、价格等）；4.1.2负责采购订单的制做、发放、交付过程监控，确保物料按时、按质、按量到达需求部门；4

2、.1.3负责供应商开票通知单及发票的审核。4.2供应商：接收采购订单,按要求送货到指定地点。4.3质量部：负责对生产用辅料按质量标准进行判定，确保供应商所供物料满足质量要求。4.4需求部门：负责按采购订单对物料进行领取验收使用。4.5财务部：负责采购订单价格及开票通知单审核、货款的挂帐支付。5工作要求及程序5.1工作程序5.1.1采购管理部门根据审核后的需求制做《采购订单》（见附录B.1）并发放、跟踪。（1）采购订单生成前准备，采购订单基础数据搭建:1）建立物资采购目录；2）维护ERP系统的物资采购价格；第7页共7页非生产性采购订单管理程序Q/2ACG

3、14-20123）负责供应商ERP系统物资关联。（2）采购订单的制做:1）根据审核后的采购需求制做采购订单；2）对错误订单在系统中及时进行关闭处理；（3）采购订单的发放:发放采购订单给供应商,并与供应商交流订单信息，及时修正供应商提出的异常订单。（4）采购订单的跟踪:落实发放采购订单的交货状态，发现异常及时处理，确保公司生产、维修需要。5.1.2供应商接收采购订单,按要求送货到指定地点。5.1.3质量部对生产用辅料按标准进行入厂验收，确保产品质量。5.1.4需求部门按采购订单对物料进行验收，验收不合格的物资，由采购管理部门填写《非生产性物资退、换货记录

4、表》（见附录B.3）,并做好跟踪追料工作。5.1.5财务部对采购订单价格进行审核，确保采购订单价格正确后生成开票通知单（见附录B.2）。5.1.6采购管理部门审核开票通知单无误后,签字确认交财务部挂帐。5.1.7财务部审核供应商开票通知单、采购订单、发票无误后，挂账付款。5.2工作流程5.2.1非生产采购订单管理流程（2）非生产采购订单管理流程图见图1。第7页共7页非生产性采购订单管理程序Q/2ACG14-2012图1非生产采购订单管理流程图（2）非生产采购订单管理流程说明见表1。表1非生产采购订单管理流程说明序号活动名称执行者执行时间输入物参考文件交

5、付品1制做采购订单并发放、跟踪采购管理部门1个工作日审核后采购需求采购订单2接收采购订单,按要求送货到指定地点供应商1个工作日采购订单物料3入厂验收，合格到步骤4，不合格返回步骤2质量部1个工作日物料质量标准盖质量审核章采购订单4验收物料需求部门1个工作日物料已接收采购订单5审核价格，生成开票通知单财务部1个工作日采购订单开票通知单6审核开票通知单采购管理部门1个工作日开票通知单开票通知单7审核挂账付款财务部1个工作日挂账单据结算挂账第7页共7页非生产性采购订单管理程序Q/2ACG14-20126记录序号记录名称格式记录编号管理部门保存期限1采购订单附

6、录B.1HF-CG14-R01-01采购部1年2开票通知单附录B.2HF-CG14-R02-01采购部1年3非生产性物资退、换货记录表附录B.3HF-CG14-R03-01采购部1年7附录附录A参考标准无。附录B记录模板附录B.1采购订单见表B.1。表B.1标准范本见附件B.1。附录B.2开票通知单见表B.2。表B.2第7页共7页非生产性采购订单管理程序Q/2ACG14-2012标准范本见附件B.2。附录B.3非生产性物资退、换货记录表见表B.3。表B.3标准范本见附件B.3。第7页共7页非生产性采购订单管理程序Q/2ACG14-2012附录C引用文件

7、列表见表C.1。表C.1序号参考文件文件编号管理部门第7页共7页非生产性采购订单管理程序Q/2ACG14-2012附则本程序起草单位：采购部本程序起草人：李艳红本程序审核人：邵百苕本程序批准人：刘正均发布/修订记录发布/修改日期实施日期变更理由修订内容第7页共7页