文书与档案管理基础知识

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1、为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为：37㎜，订口为：28版心尺寸为：220X156㎜(不含页码)。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。允许误差±4mm页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。★公文份数序号的位置在的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。★公文的份数序号一般是位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；

2、秘密级事项保密时间不超过年。★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。发文机关标识的位置

3、，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由机关代字、年份、序号组成。发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，

4、不能简称，例如，“〔2008〕”不能简写为“”。发文顺序号分年度从号起，按公文的签发时间的先后（即“1”不编为“001”），不加字。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字，签发人姓名居右空字；签发人由“签发人”字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。标注于公文发文机关标识下空行红色反线之上。如有多个签发人(会签人)，主办单位签发人姓名置于第行，其他签发人姓名从第行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，红色反线，应使发文字号与姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为mm。公文标题标注在红色反线下空行的位置，用号小标字.公文如有附件，在

5、正文下空行左空字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用码，附件名称后不加。加盖印章还要考虑印章的枚数。只有一个印章，成文日期右空字，加盖印章上距正文行之内；两个印章时，成文日期拉开，左右各空个字，印章均压在成文日期上，两印章互不相交或相切，相距不超过㎜；多个印章时，要署上发文机关名称，印章加盖在名称上，在最后一排印章之下右空字标识成文日期。附注是对公文的的说明。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释。公文如有附注，应居空字加标识在下行。主题词的标引位置要居标识，使用字，后标；词目和词目之间不使用，而是空字位置隔开。一是抄

6、送机关标识在主题词之下，居左空字；二是抄送机关较多，回行时与的抄送机关对齐，而不能顶格；三是抄送机关间要用隔开，最后一个抄送机关后标，可以防止私加抄送机关或变造公文。1．会议纪要标识由“XXXXXX会议纪要”组成。标识用字，标识的位置距版心上边缘mm。2．会议纪要不加盖印章。3）档案的类别（1）文书档案（2）科技档案（3）专门档案4）档案的作用（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。（2）历史凭据作用。（3）科学研究的基础和条件作用。１）文书的概念文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工

7、具。2）文书的作用（1）领导指导作用。（2）行为规范作用。（3）公务联系和知照的作用。（4）凭据记载作用。2）档案的特性（1）来源的广泛性。（2）形成的条件性。（3）记录方式和载体形式的多样性。（4）原始的记录性。其一，处理完毕的文件才能作为档案。其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。1.1.3文书与档案的联系与区别1）文书与档案的联系（1）两者记录和反映人们社会实践活（2）两者互为因果。2）文书与档案的区别（1）两者的性质和形式不同。（2）两