广州新世界物业行政工作指引手册

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1、目录一、前言二、管理处行政部的工作职责三、公司资源部与管理处行政部在行政管理方面的角色和职责四、管理处行政制度及流程1保密规定2廉洁守则3收发文及档案管理4月报制度5表格格式的管理规定6文件格式的管理规定7管理处印章使用管理规定8资产管理规定9采购、仓库管理规定10物品领用制度11集团网手机使用管理规定12对讲机使用管理规定13工作任务单使用办法14图书借阅管理规定15制服管理规定16车辆使用和管理制度17宿舍管理制度18电话接听制度19电话管理制度20节约用纸、使用二次用纸的规定21办公区域的管理规定22办公行政管理规定22．1员工证7922．2更衣柜、钥匙

2、的管理22．3电脑使用与管理22．4复印使用管理22．5传真机使用管理22．6办公费用控制六、相关表格（一）模版1公文模版2信函模版3传真模版4备忘录模版5会议纪要模版6内部工作联系单模版（二）表格1请购单2工作任务单3公司车辆使用申请表4车辆维修申请表5固定资产申请表6非固定资产申请表7实物资产处理申请表8实物资产转让申请表9合同审批流程表10名片印制申请表11报价分析报告12事务应酬费用申请及报销申请表13行政费用分析表79前言本《行政工作指引手册》为新世界物业管理有限公司资源部及辖下各管理处在行政管理方面的业务指引桥梁，管理处行政负责人为主要联络人，具体

3、负责与公司资源部进行行政业务联络和沟通。物管公司资源部对本手册具有修改权和解释权。资源部二零零五年七月79管理处行政的工作职责1、贯彻落实物管公司制定的行政管理制度，在做好管理处行政后勤支持的同时，控制及节约行政成本；2、组织和监督办公行为规范的执行，维护办公环境的整洁、卫生及安全；3、负责管理处的各类物品采购和固定资产管理；4、严格执行保密制度，负责管理处文件、资料、档案、图书等管理。1）管理体系文件的发放管理。2）行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及档案资料的立卷归档。3）管理处合同、协议、评审记录、业务信息等其它文件的整理。4）指导管理处

4、各部门的文件资料管理。5）管理处各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理。5、负责管理处会议的组织、安排、记录及跟踪落实；6、根据公司规定，协助管理处主任进行管理处印章管理；7、按照公司指引编制管理处行政办公预算，并严格按照经审批预算执行及复核管理处日常办公费用的支出。8、完成其他日常行政事务性工作；物管公司资源部与管理处行政在行政管理方面的角色和职责一、资源部与管理处行政的定位和角色：资源部管理处行政规章制度的草拟者业务的支持者业务的监督者业务咨询顾问规章制度的执行者业务的优化者业务的实践者基层信息的提供者79二、资源部与管理处行政职责描述：资源部管理处行政1

5、、组织制定公司及管理处的行政工作发展规划及管理制度，编制实施计划与预算，审核各管理处的实施计划及预算；2、修订、执行、监督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，确保行政后勤管理的顺利进行；监督管理处行政的运作，为管理处行政协调解决疑难问题；3、组织、协调公司各类活动；4、制定公司及管理处的档案管理规定，按照《档案管理规定》归口管理公司档案工作；监督、指导管理处的档案管理；5、各项日常行政事务的统筹，公司本部日常行政事务的具体实施；6、统筹公司所有资产管理，具体实施所有资产转移、废旧处理工作；具体执行公司本部的日常资产管理工作；7、收集各管理处日常运行资料，整

6、理公司的运行情况资料；8、负责公司与项目管理中心、各管理处、外单位的文件收发、流转及管理工作的收发、流转及管理工作；9、配合公司各职能部门及管理处的工作。1、执行公司的行政管理制度，按照公司的指引编制管理处行政预算，认真执行公司行政预算，并及时提出优化成本的好建议；2、严格执行各行政和后勤管理制度、工作流程，确保公司行政后勤管理的顺利进行；接受公司行政的监督；3、组织协调管理处各类活动及会议，并配合实施公司各类活动；4、按照《档案管理规定》管理管理处档案工作；接受公司档案管理的监督和业务指导；5、管理处日常行政事务的具体实施；6、具体负责管理处的日常资产管理工

7、作，包括申购、采购、转移、维护、维修、录入资产卡片、费用报销；7、收集、提供管理处日常运行情况资料；8、负责管理处与物管公司、所在项目的项目部、销售部及外部单位的文件收发、流转及管理工作；9、配合物管公司及管理处其他部门的工作。79三、资源部与管理处行政具体业务管理的工作描述：事务类型资源部管理处行政1、行政规章制度起草公司及管理处行政管理制度；执行公司行政管理制度；监督管理处执行公司行政管理制度检查、完善现行各项行政管理制度。执行物管公司行政管理制度；汇报管理处行政手册的执行情况及提出改进建议。2、预算管理编制公司行政预算的费用指标；编制公司本部的行政预算；

8、协助管理处完成行政预算；执行公司的行政