cop01文件管理程序

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1、修订状态版本修订记录编制审核批准生效日期A首次发行2006年2月1日发放部门份数签收记录发放部门份数签收记录受控状态一、目的：为了能很好地管理本公司质量体系内的所有文件，使公司文件在发行、修改、回收等方面都做到有效地控制。二、使用范围：本公司质量体系内所有文件以及所有的外部提供文件等。三、定义：3.1外部文件3.1.1国家规定，法令及以此为准的规定等公用规定。3.1.2客户提供的在技术方面的规格、要求等。3.2受控正本：即受控文件的原稿3.3受控副本：即受控文件的复印件3.4旧版：即文件修改以前的原稿3.5参考：即文件仅供参考如今后有何改动不作回收及修改通知的文件。四、职责：4.1行政部（

2、文控中心）：负责公司所有文件的分发回收控制。4.2各部门文件制作人：负责相关文件的修改、保管。4.3各部门负责人：负责相关程序文件的审核、作业指导书的批准。4.4管理者代表：负责手册的审核以及程序文件的批准。4.5总经理：负责质量手册的批准。五、程序内容：5.1本公司文件编号采用以下方法：5.1.1手册的编号QM—01表示文件编号表示质量手册5.1.2程序文件的编号COP01表示流水号表示质量程序文件5.1.3作业指导书类的编号ZC-**-WI—001序列号表示作业指导书表示部门代码表示公司代码总经理:FactoryManager代码为:FM品质部:QualityControlDivisi

3、on代码为:QC生产部:ProductionDivision代码为:PD物控部:MaterielCortrolDivision代码为:MC业务部:CommerceDivision代码为:CD行政部：AdministrationDivision代码为:AD5.1.4表格窗体编号ZC-FM-□□--□（版本号）表示流水号表示部门代码表示公司代码/5.2文件版本的更换：文件首次制作发行为A版（作业指导书和表格可不注明），第一次修改后变更为B版，第二次修改后为C版……以此类推，当达到第27次时，从AA开始，再AB……5.3受控文件的拟定与修改：受控文件的修改与拟定必须由原制定部门负责，经相应的职责

4、权限负责人审核批准后，文件方可交文控中心受控发放。5.4若受控文件不适用，不可在原件上直接修改，必须对相应的副本进行修改，并尽快通知文控中心修改。5.5文件的发放：经拟定或修改的文件经审批后，送到文控中心，经文控中心判断符合公司体系要求后，正本控制，并复印副本，将副本盖上受控文件章，将副本发放到相关部门，相关部门领用人在正本文件上签名签收。5.6文件的回收与作废：新版本文件发放时，同时须将所有的旧版文件回收文控中心，旧版正本文件盖上作废文件章，由文控中心至少保存一年，旧版副本文件由文控中心作废。5.7参考文件的发放：当客户或其它外界需用相关文件的时候，在所复印的副本上加盖参考章，所有盖有参

5、考章的文件，本公司将不再回收与管理，当文件有修改时，亦不作任何通知版本的更换。5.8文件的保管5.8.1所有的受控正本文件必须作有《受控文件一览表》。5.8.2文件控制中心每年至少一次，须根据《受控文件一览表》对各部门的文件进行查核，是否有遗失或已坏现象，遗失文件追究责任并由各部门分析原因，经申请后予以补发，如发现有损坏现象，回收并予以重新补发。5.9文件的领用及取消5.9.1如各部门有遗失或要取消的文件，申请人必须填写《领用、取消文件申请单》，由所属部门负责人及管理者代表审批后，交文控中心按规定补发或取消文件。5.9.2经取消的文件在《受控文件一览表》中予以删除。5.10外部文件的接收、

6、认可及处理5.10.1外部文件要经过接收、认可后，方可作为公司内部文件而生效。5.10.2外部文件的接收者、认可者是各部门负责人，但有关经营上或公司运作方面的重要问题，各部门负责人要向总经理报告，并取得总经理认可。5.10.3接收到的文件和公司内、外部文件由各部门负责接收，由认可者签字认可，被认可的外部文件，可作为质量/环境体系的文件使用。5.10.4客户订单由市场部自行保管，如过期已没有必要保存的可经过滤自行作废。5.10.5相关的国家，国际及其它标准等，经认可者确认记入《受控文件一览表》中管理。5.11最新版管理：为了明确最新版的情况，作为受管理的外部文件要记入《受控文件一览表》中，并

7、注明版本进行管理，内部文件记入《受控文件一览表》，同时也须注明版本。5.12文件定期评审：在管理评审时，应对文件的适宜性进行审核及评审，如发现文件有不适宜现象，依照文件修改程序内容进行修改。六、记录与表格：《受控文件一览表》《领用、取消文件申请单》