成都理工大学外事档案管理办法

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1、成都理工大学出版档案管理办法为了提高我校出版档案的质量和管理水平，充分发挥出版档案在学校各项工作中的作用，根据《高等学校档案工作规范》及上级有关文件要求，结合我校情况，特制定本办法。第一章基本原则第一条出版物档案是我校在编辑出版校刊、书籍、学报及其他内部刊物、音像制品的活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。第二条出版档案是编辑出版活动的真实记录，是重要的信息资源，是学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理。以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。第三条出版档案工作是学校出版管理工作的重要组成部分，是编辑出版工作的重要环节

2、。出版档案工作必须纳入出版单位的管理规章制度中。第四条学校出版社、编辑部，有刊物的各系、所等，要有一位负责人分管出版档案工作。并确定兼职档案人员，协同校档案馆认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。第二章出版档案的归档范围和流程第五条上级单位和本单位有关出版工作的各种文件、编辑出版合同、协议书、出版物样品以及对学校、出版单位具有长远参考和凭证作用的各种材料均属归档范围、具体归档范围见附件。第六条兼职档案员应将本单位各部门每年在编辑出版活动中形成的各种文件材料加以收集、整理、组卷，在第二年的六月底前向档案馆移交（出版物样品出版一批移交一批），并

3、做好移交手续。第三章归档要求第七条凡是要归档的各种材料，在组卷前，按自然形成的规律和有机联系，分门别类组卷。第八条去掉卷内钉书之类的金属物，编好页码，填写好卷内目录，备考表，对归档材料的破损之处和字迹不清楚的地方要进行修复。第九条归档材料不得用铅笔、圆珠笔书写，凡是用了这类字迹不牢固的书写工具书写，都视为不合格，都必须予以改正和弥补。第四章出版档案的管理和开发利用第十条档案馆对归档的出版物档案要按照《高等学校档案工作规范》的要求进行分类编号、编目、排架保管。需要重新确定保管期限、降密、解密鉴定销毁档案的应会同有关部门研究，并经保密委及有关领导和有关

4、单位批准方可执行第十一条借、查阅出版物档案应出示有效证件，属于保密部分和控制使用部分的档案要经过有关领导同意或作者本人同意方可进行借、查阅、复制等。利用者要填写利用目的和利用效果第十二条档案馆要编制多种检索工具和档案目录汇编，并作为信息开发利用。附件出版类档案归档范围和保管期限表CB11综合管理序号类目名称保管期限1上级有关编辑出版工作的文件长期2上级召开的编辑出版工作会议文件短期3本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、永久简报和重要会议记录4本校编辑出版工作规章制度、统计报表永久5编辑出版部门管理形成的文件材料短期CB12-CB15出版物项目序

5、号类目名称保管期限1编辑出版合同、协议书长期2出版请示和批复长期3原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者长期后应有原稿签收单）4各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件长期5封面设计图样短期6出版通知单、书刊、音像出版物样品永久7出版发生记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税短期通知单8获奖或受查处情况的文件材料长期9有参考价值的读者来信、重要评论短期10再版修改意见短期成都理工大学外事档案管理办法为了提高我校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流和教学、科研活动中作用，根据上级有关文件规定和《高等学校档案工作规范》，特制定本办法

6、。第一章基本原则第一条凡本校与外国团体或个人在教学、学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体的材料，均属外事档案。第二条外事档案是学校对外交流活动的真实记录，是学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保外事档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。第三条外事部门要有领导分管、有兼职档案员负责收集、积累外事文件材料，按档案馆统一要求进行归档，并纳入外事部门的职责范围。第四条外事档案的形成、积累、整理、归档是教师和其他人员在外事活动中的职责。监督、检查、教师和其他人员的归档是外事部门和校（系）两

7、级档案专、兼职人员的责任，应分别纳入各自的职责。第二章外事档案的形成与归档第五条教师和其他人员因公出国访问、讲学进修、开会或科研合作等外事活动中形成的材料都属学校所有，任何个人不得据为已有，不得无故拒绝归档。第六条因公出国人员归国后，应按外事办所规定的出国事宜的有关规定要求向外事办进行归档。第七条对来校进行学习、讲学、参加会议、科研合作野外考察以及在我校举办国际会议外事活动中所形成的各种文件材料、声像材料等应由主办单位负责收集、汇总、整理组卷并向外事办移交，由外事办统一向档案馆归档。外事文件材料的具体归档范围见附件第三章外事档案归档要求第八条实行由

8、外事活动中主要负责人主持立卷归档责任制。外事活动结束后，兼职档案员须将形成的全部材料收集齐全，并系统整理组卷，经负责人审查