外事档案收集整理流程

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1、外事档案收集整理流程一、档案收集：外事处将在外事管理和外事活动中形成的办理完毕，应作为档案保存的各种纸质文件和电子文档及声像等不同载体的文件材料。依据原则：文件材料必须对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。主要归档内容：包括综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。重点内容：规章制度、重要业务文件、重要问题的请示与上级机关的批复、复函、批示，重要的报告、计划、总结、名册、报表、重要的合同协议及部门举办重大活动（如：重要学术会议、重要外事活动、国际学术交流等）、重要合作项目、留学生工作活动等

2、形成的、具有保存价值的不同载体各类文件材料。要按活动、工作内容立专题卷收集归档，具体参照归档范围进行。注意事项：（1）把好文件材料的数量关。齐全完整、必要时应补充。（2）把好文件材料的质量关。确保原件、签好字、盖好章、写上日期、各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性，粘贴整齐干净、无破损等。不需归档：（1）上级关于外事工作普发不专指高校、不办的文件。（2）未定稿的各种文件。（3）未生效的合同、协议书。（4）无考察利用价值的一般性、临时性函件。（5）重份文件，校内各单位发来的文件。（6）与校外单位交换来的材料。二、档案整理材料收集后

3、进行分类、组卷、排列、拟写案卷题名、编写页号、录入、打印等步骤：原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。１、采用“年度—问题（机构）—保管期限”分类法。（1）分年度：将归档文件按其形成年度分开，不能将不同年度的文件材料合并一起整理；（2）分问题：将同一年度的归档文件按问题（机构）分开；（3）分保管期限：将同一年度、同一问题（机构）的归档文件按保管期限分开。2、对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年

4、度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；其他文件材料按时间顺序排列3、拟写案卷标题：作者＋问题＋文种　文字简练，表达准确，一般为30-40字。如：江西财经大学2007年XXX出国材料。4、编写卷内文件页号：必须以一个卷为单位，无论单面或双面只要有文字书写，均在每一面编写一个页号。5、案卷录入A、登陆南大之星档案系统：1）网址   http://210.35.200.249或档案馆网页。2）用户名：XXX。密码：1234。

5、 3）出现部门档案    点击“打开”，选择“添加案卷”。 B、案卷录入内容：（1）一级目录：外事（WS）；二级目录:年度；三级目录：类目(综合WS11、出国(境)WS12、来校WS13、国际合作WS14、外国留学生WS15)。（2）保管期限：按要求自行选择“永久”“长期”“短期”具体参照归档范围（3）密级：内部。（4）实体分类号：年代号+分类号如：2007-ＷＳ11。（5）案卷/盒号及馆编件号由档案馆统一给号生成如：2、3、4…一个案件为一个号，不能重号也不能漏号。（6）正题名：输入完整卷名如：江西财经大学2007年XXX出国材料。（7）附注：（8）

6、第一责任者：作者姓名。（9）页数：输入案卷总页数。（10）起止日期：按文件材料上的实际填写，用8位码表示一个时间如：2005、09、01—2008、01、03。（11）归档单位：部门名称（全称）如：外事处。（12）主题词：（13）输入员 ：输入员姓名。6、声像、多媒体等图片上传：打开浏览器IP地址:ftp//210.35.202.40/,用户账号为各兼职档案员在“南大之星”系统的登录账号，密码请登录进“南大之星”首页，点击左下角的收件箱，各人密码用电子邮件发送至那里。然后上传声像、多媒体等图片。7、打印（1）点击上端的“打印当前”或“打印所有”，界面出

7、现“目录打印”窗口。“打印当前”为打印当前页所显示的全部案卷或文件目录。(2)打印案卷移交清单目录：选择案卷移交目录（A4横向）。（3）打印控件的安装如果您的计算机第一次用此系统打印案卷文件，目录无法生成，则需要安装打印控件。A）、打开IE浏览器，点击“工具”，选中“Internet选项”，点击“安全”“受信任的站点”，将“南大之星”地址（http://210.35.200.249）加入，取消“对该区域中所有站点要求服务器验证”中的“√”，点击“确定”。B）、点击“本地Intranet”，进入“自定义级别”，将“对没有标记为安全的ActiveX控件进行

8、初始化和脚本运行”选择“启用”，如果还不行，点击“Internet”，将上述步骤再进行一遍。C