附件6：外事类档案工作规范

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1、附件6：外事类档案工作规范为了提高学院外事类档案的工作质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，特制定本规范。一、基本原则1、学院在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、电子文件数据及声像等不同载体材料，均属外事档案。2、外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。3、外事档案工作必须纳入学院外事工作计划、管理制度之中，落实到学院有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作

2、同步进行。4、负责外事工作的部门要有一位领导分管档案工作，由兼职档案员负责收集、积累、归档。二、归档范围1、归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2、归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。3、归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。4、归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来院任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作等方面。归档的重点是重大涉外和国际合作

3、项目。具体归档范围见附表。5、本院人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采用不同方式归档，或存复印、影印件；国外赠送学院的纪念品、礼品、有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。三、整理要求外事类档案整理要求按《江西现代职业技术学院部门立卷工作规范》执行。四、归档验收1、学院外事管理部门是学院外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来院、出国（境）、国际会议、国际合作活动结束后，负责将此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总整理，按规定向学院档案室移交。2、凡出国（境）学

4、习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算，师资管理部门才准予报到上班。3、移交时填写移交目录一式两份，连同整理好的文件材料一并向档案室移交，经档案室清点无误后交接双方在移交目录上签字，各执一份备存查。4、归档时间：外事档案在次年六月底前归档。附：外事类档案归档范围和保管期限表WS11综合序号归档文件保管期限1上级关于外事工作的文件材料长期2学院外事工作规章制度、计划、总结、简报等长期3外事工作统计报

5、表等永久4外事工作会议材料长期WS12出国（境）序号归档文件保管期限1上级对出国（境）人员的有关文件材料长期2国际学术会议论文长期3投寄国外的学术论文长期4出国（境）人员考察、访问材料长期5出国（境）讲学、研究人员有关材料长期6出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久7国际比赛、竞赛长期WS13来院序号归档文件保管期限1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期2外国党政官员、各界人士来学院参观访问的文件材料长期3外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料永久

6、4来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期5国际比赛、竞赛长期WS14国际合作与会议序号归档文件保管期限1中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久2学院完成的国际合作项目、成果等材料永久3合作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期4授予外籍人员名誉称号的材料永久5双方互赠的礼品、纪念品长期6国际会议的有关材料长期