合肥学院财会类档案工作规范

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1、合肥学院财会类档案工作规范为了加强我院财会类档案(以下简称财会档案)工作的业务建设,不断提高财会档案的质量和科学管理水平，更好地为学院建设发展服务，并为考核财会档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》,财政部、国家档案局《会计档案管理办法》，原国家教委《普通高等学校档案管理方法》，以及《中华人民共和国会计法》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。-财会档案的收集和归档1、确定财会档案归档范围的原则(1)归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。(2)归档的财务文

2、件材料，必须反映财务、管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。(3)归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。2、归档的主要内容和重点(1)归档的主要内容包括综合管理，会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见附件一、《财会类档案归档范围和保管期限表》。(2)归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。3、不归档的文件材料(1)上级有关财务的普发性(非专指我院)、不办的文件；(2)未定稿的文件(3)重份文件及其他单位发来的文件；(4)未生效的合同

3、、协议、单据；(5)无查考利用价值的一般性、临时性的文件；(6)与院外单位交换来的材料(可作资料保存)。4、形成积累(1)学院财会部门领导在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成财会材料的任务，确定本部门的兼职档案员。(2)财会部门的兼职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。(3)学院档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。5、整理组卷(1)学院财会部门及各独立的经济实体单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。(2)坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，财会部门兼职档案员

4、负责将积累的文件组卷成册，向学院档案部门移交。(3)遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整,并根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。(4)按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。(5)财会部门及各独立经济实体单位将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度为2cm为宜。(6)案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明确切地反映案卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用钢笔或毛笔书写，字迹

5、工整、清晰。(7)卷内目录表应用于永久、定期保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。(8)编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。(9)对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。(10)备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出等需要说明的情况。(1)卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。(2)案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方为齐，在左侧装订。若装订线处有重要批注

6、者，须进行贴边处理。6、归档验收(1)院财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终结后可暂由财会部门保管1~2年，期满后的次年5月前由财会部门的兼职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送财会部门领导审核签字后，连同案卷集中向院综合档案室办理移交手续。(2)院财务部门及各独立经济实体单位移交档案时，必须接受财务处兼职档案员的业务指导，在交接时，双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，院财务部门有权拒绝接收，要求限期改正后归档。(3)院综合档案室接收保管的财会档案，

7、原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应书面说明缘由，经主管领导核准后，会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。二财会档案的管理1、分类编号(1)按《高等学校档案实体分类法》进行分类标引，给出检索分类号。(2)根据财会档案的内容构成和形成特点，编制用于档案号的二级类目代号简表。(3)财会类档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号案卷号按最下位类目流水。类目下面依内容顺序排列。次序可参考《合肥学院财会类档案归档范围和保管期限表》。凭证、报表按年月顺序、帐簿按总账、日记账、分类账、明细账顺序。2、编目(1)院综合档案以案卷为对象登录目

8、录，并编制分类目录、专题目录等。(1)每个案卷脊背应贴上有财会档案的标签，其位置距离底边40毫米处。3、保管(1)案卷入库时，应全面检查账、物、卡是否相符。然后按档号排列。(2)