西南大学外事类档案工作规范doc

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1、附件10西南大学外事类档案工作规范　　　　　　　　　　为了提高学校外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，依据《西南大学档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等法规制度，结合学校实际情况，特制定本规范。一、外事档案工作的基本原则（一）学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。（二）外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。（三）外事部门应明确一

2、名分管档案工作的负责人和配备相应兼职档案干部，统一管理本部门的外事文件材料并负责收集、积累、归档，并按期向学校档案部门办理移交。二、外事档案归档范围（一）确定的原则1、归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2-6-、归档的外事文件，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、系统、准确。3、归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。（二）归档的主要内容和重点1、归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、

3、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。具体范围见《西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》。2、归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生学籍、管理工作等活动中形成的不同载体的文件材料（其中留学生学籍材料参照教学档案规范执行）。3、本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件的清单。4、电子档案参照纸质材料的归档范围与整理同步归档。（三）不归档的材料1、上级关于外事工作普发、不办的文件；2、未定稿的各种文

4、件；3、未生效的合同、协议书；4、无查考利用价值的一般性、临时性函件；5、重份文件，校内各单位发来的文件；-6-6、与校外单位交换来的材料。说明：不归档文件立卷单位自行处理。如果某些方面需要，立卷单位也可以选择作资料暂存。三、外事文件材料的部门立卷与归档流程（一）形成积累1、学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研、声像档案的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件，收集、汇总，整理组卷，按规定向学校档案馆移交。2、归档的外事文件，必须系统、完整、准确。（二

5、）凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的文件材料交给外事管理部门进行验收，并按归档案范围、要求进行归档。（三）整理组卷1、根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以二级类目为主，兼顾其他特征，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。2、对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的文件-6-，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活

6、动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后，转发件在前，被转发件在后;非诉讼案件结论性文件材料在前，依据性文件材料在后，其它文件材料按时间顺序排列。3、幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其他如声像载体、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。其档号与文字材料应保持一致。4、以卷形式保管的外事文件，每卷页号从第1页开始，无论单面、双面只要有书写、印刷的字符，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角

7、。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的件号章，并逐件填写件号。5、编写卷内目录和填写备考表。卷内目录由该卷的每份文件组成，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰、文面要整洁，不得涂改。卷内目录应放在卷内文件首页之前，备考表放在卷内文件尾页之后，然后装盒。6、卷内文件以A4纸大小为标准，装订时需下方和右侧对齐，拆除卷内文件中的金属物，在左侧用线或不锈钢钉装订。对破损的文件材料应进行修补。7、拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。（四）归档验收-6-1、移交档案时

8、交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，所用纸张是否符合要求，文件排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，档案部门拒绝接收，并限期改正后补归。2、移交时填写移交目录。目录一式二份，双方各执一份。3、外事档案于次年6月底以前归档。四、外事档案的管理