天津外国语大学滨海外事学院档案归档工作规范

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1、天津外国语大学滨海外事学院档案归档工作规范1.引言1.1为全面、真实地记录学院发展的历史，使档案归档工作程序化、规范化，依据《天津外国语大学滨海外事学院（试行）》和中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）等法规、规章制订本规范。1.2本规范适用于本院各部门的归档工作。1.3本规范适用于党政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、声像、实物等八类文件材料归档工作。1.4本规范主要适用纸质档案的归档工作。2.归档工作的基本原则2.1归档文件为各部门在职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种载体的文件材料。2.2遵

2、循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系和系统性，区分不同价值，便于保管和利用。2.3保证档案的原始性、真实性，归档文件须为原件。特殊情况，归档复制件时，需注明文件原件的所在单位。2.4除有特殊要求外，归档文件为一份。2.5手续完备，制作和书写材料利于长期保存。归档文件的标识项需完整，如形成部门（单位）、时间（如年月日等）、责任人（如签字）等。3.归档范围3.1天津外国语大学滨海外事学院各类档案《档案归档范围》规定的应归档的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。3.2有助于了解档案内容、立档部门历史的资料，有助于管理和利用档案所必需的专用设备。63

3、.3国内外与学院有关的各种具有保存价值的材料。4.归档分工4.1部门分管档案工作的主管领导，应把涉及相应范围的档案工作列入职责范围，督促兼职档案员、工作人员认真做好平时立卷和整理归档工作。4.2部门兼职档案员负责组织、协调本部门的立卷归档工作。工作人员须分工明确，协同配合。4.3全院性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的归档。4.4由两个以上部门合作完成的工作或项目，在工作或项目完成后，协作部门将有关材料送主办部门，由主办部门负责完整材料的归档。5.归档程序5.1定义5.1.1归档文件整理将归档文件以件为单位进行

4、装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。5.1.2件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。5.2质量要求5.2.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。5.2.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。65.3整理方法部门日常预立卷①检查调整②归档文件排列③拟写案卷标题④卷内文件编号⑤填写/录入卷内文件目录⑥填写备考表⑦填写案卷盒封面⑧

5、整理案卷⑨①部门日常预立卷：各归档部门根据文件材料形成规律，参照《天津外国语大学滨海外事学院档案归档范围》，预先编制案卷类目，将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。具体做法：每年初或学年初为本部门将要形成的文件进行分类，每类文件分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类的将文件归入相应的卷盒之中。②检查调整：在平时预立卷基础上，将每类每一事由的文件材料，根据立卷要求和方法加以审查调整，准备组合成案卷。③归档文件排列：要求保持文件之间的联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。卷内文件材料按时间、问题、重要程度等要素排列。立卷人员

6、可根据文件的具体情况选择一种或者结合运用两、三种排列方法。但无论采取哪种排列方法，都必须注意几种固定的排列顺序：正文在前，附件在后；正本在前，定稿（签发稿）在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后。④拟写案卷标题：6标题是案卷封面上最重要的项目，是直接指引和帮助利用者查找档案的向导。案卷标题一般由责任者、年度、内容（问题）、名称（文种）组成，要求文字简练，概括准确，能准确揭示文件材料内容。题名不超过50个字。⑤卷内文件编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文

7、件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1）。并且按件组卷的，每件需打页码。如件本身有页码，则不打页码。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。件号：文件的排列顺序号。机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”

8、开始标注。馆编件号按进馆要求标注。（全宗号）（年度）（室编件号）*（机构或问题）（保管期限）（