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时间:2018-09-15
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1、天津外国语大学滨海外事学院档案归档工作规范1.引言1.1为全面、真实地记录学院发展的历史,使档案归档工作程序化、规范化,依据《天津外国语大学滨海外事学院(试行)》和中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)等法规、规章制订本规范。1.2本规范适用于本院各部门的归档工作。1.3本规范适用于党政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、声像、实物等八类文件材料归档工作。1.4本规范主要适用纸质档案的归档工作。2.归档工作的基本原则2.1归档文件为各部门在职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种载体的文件材料。2.
2、2遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系和系统性,区分不同价值,便于保管和利用。2.3保证档案的原始性、真实性,归档文件须为原件。特殊情况,归档复制件时,需注明文件原件的所在单位。2.4除有特殊要求外,归档文件为一份。2.5手续完备,制作和书写材料利于长期保存。归档文件的标识项需完整,如形成部门(单位)、时间(如年月日等)、责任人(如签字)等。3.归档范围3.1天津外国语大学滨海外事学院各类档案《档案归档范围》规定的应归档的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。3.2有助于了解档案内容、立档部门历史的资料,有助于管理和利用档案所必需的专用设
3、备。63.3国内外与学院有关的各种具有保存价值的材料。4.归档分工4.1部门分管档案工作的主管领导,应把涉及相应范围的档案工作列入职责范围,督促兼职档案员、工作人员认真做好平时立卷和整理归档工作。4.2部门兼职档案员负责组织、协调本部门的立卷归档工作。工作人员须分工明确,协同配合。4.3全院性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的归档。4.4由两个以上部门合作完成的工作或项目,在工作或项目完成后,协作部门将有关材料送主办部门,由主办部门负责完整材料的归档。5.归档程序5.1定义5.1.1归档文件整理将归档文件以
4、件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。5.1.2件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。5.2质量要求5.2.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。5.2.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。65.3整理方法部门日常预立卷①检查调整②归档文件排列③拟写案卷标题④卷内文件编号⑤填写/录入卷内文件目录⑥填写备考表⑦
5、填写案卷盒封面⑧整理案卷⑨①部门日常预立卷:各归档部门根据文件材料形成规律,参照《天津外国语大学滨海外事学院档案归档范围》,预先编制案卷类目,将平时办理完毕的文件,随时按照案卷类目分别立卷。具体做法:每年初或学年初为本部门将要形成的文件进行分类,每类文件分别准备一个卷盒;平时在文件办理完毕以后,分门别类的将文件归入相应的卷盒之中。②检查调整:在平时预立卷基础上,将每类每一事由的文件材料,根据立卷要求和方法加以审查调整,准备组合成案卷。③归档文件排列:要求保持文件之间的联系,有条理地依次排列,给每份文件以固定的位置。卷内文件材料按时间、问题、重要程度
6、等要素排列。立卷人员可根据文件的具体情况选择一种或者结合运用两、三种排列方法。但无论采取哪种排列方法,都必须注意几种固定的排列顺序:正文在前,附件在后;正本在前,定稿(签发稿)在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;结论性材料在前,依据性材料在后。④拟写案卷标题:6标题是案卷封面上最重要的项目,是直接指引和帮助利用者查找档案的向导。案卷标题一般由责任者、年度、内容(问题)、名称(文种)组成,要求文字简练,概括准确,能准确揭示文件材料内容。题名不超过50个字。⑤卷内文件编号:归档文件应依分类方案
7、和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A1)。并且按件组卷的,每件需打页码。如件本身有页码,则不打页码。全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。件号:文件的排列顺序号。机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类
8、目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。(全宗号)(年度)(室编件号)*(机构或问题)(保管期限)(
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