日常办公中excel函数应用技巧探析

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1、日常办公中Excel函数应用技巧探析摘要：目前在人们日常办公过程中，Excel软件扮演着极为重要的角色。该软件在国内以及国际中的运用频率相对较高。Excel软件具有较为强大的性能，其运行速度相对较快，对函数问题的处理能力相对较高。本文对Excel函数的相关概念进行阐述，并结合笔者自身的实践经验，将Excel函数应用的部分技巧进行介绍。关键词：日常办公；Excel函数；应用中图分类号：TP391.13文献标识码：A文章编号：1674-7712(2014)02-0000-02一、前言在现行办公软件当中，Excel软件的使用频率以及使用范围相对较高，尤其是在对数据进行处理的方面，该软件发挥着重要

2、的作用。然而在日常使用的过程中，多数工作人员仅仅运用Excel软件对表格进行简单数据处理，而对该软件深层次的运用价值并没有深入研究。本文针对Excel函数的相关概念以及Excel软件在数据查找、分类等方面的运用进行介绍。二、函数的定义以及分类在Excel软件日常工作的过程中，其所包含的函数实质为部分预定义的计算公式，根据既定的相关参数对输入的数据进行准确的处理。工作人员可以通过这些预定义的公式，对指定区域内的数据进行相关处理，例如求和、计算平均值、排序等。Excel函数共有11类，其中常用函数为日期与时间函数、财务函数、逻辑函数、数学与三角函数、查找与引用函数、文本函数。本文主要介绍以下五

3、种函数：（一）AND函数当工作人员所输入的数据全部满足某种预定条件时，则其结果将显示为TURE,反之则显示为FALSEo在该函数中，所使用的参数应是逻辑数据，或者将逻辑数据包括在内的一系列数据。（二）ROUND函数ROUND函数在操作的过程中主要是对函数的返回值进行取整操作，确保取到对数据需要取到的位数。在对ROUND函数进行运用的过程中，ROUND（数值，位数）中位数明确后,即可以对数值进行四舍五入，确保得到需要的小数位或整数位的数值，进行后续数据处理。（三）COUNT函数COUNT函数的功能是统计指定区域中包含数值的个数，只对包含数字的单元格进行计数。COUNT函数使用时，先选定需要统

4、计个数的单元格，插入COUNT函数，再选定包含数值的区域，点击“确定”，即将统计结果显示在选定的单元格中。（四）SUMIF函数SUMIF函数是一种常见的求和运算。SUMIF函数可以对选定区域依照指定条件进行求和，完成对数据的处理。在SUMIF函数应用的过程中要对选取区域的条件进行明确，常见条件主要是由数字、逻辑表达式等组成。（五）F函数在Excel正常工作的过程中，该类函数能够对数据的真假值进行处理，并根据处理的真假值进行不同结果的显示，因而该类函数又被称作为条件函数。该类函数的使用范围相对较广，其中包括运用IF函数对所输入数据的真假以及计算条件进行检验。三、Excel函数的应用笔者结合自

5、身实践经验，对Excel函数及办公技巧的应用在以下五个方面进行介绍。（一）将公式结果转化成数值在完成公式计算后，如果要利用含有公式的单元格的数据，可以将包含公式的单元格中的数据转换为数值形式。选中包含公式的单元格，点击鼠标右键，选择“复制”，然后选中需要使用数据的单元格，点击鼠标右键，选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中选择“数值”，即可实现将含有公式的单元格数据转换为数值。（二）数据对比分析EXCEL中数据透视表是一种可以从源数据列表中快速提取并汇总大量数据的交互式表格，在对数据进行对比分析的过程中要对数据透视进行合理应用，要对各项数据进行合理归类，保证各项数据能够有效对比。Excel软

6、件操作的过程中要对数据透视表工具进行合理应用，通过数据处理，完成各项数据操作。数据对比是要将光标定位在'‘数据表”，通过数据表中的“插入数据透视表”内容，插入数据透视区域。在上述操作的过程中要对报表的筛选字段、行标签、列标签字段以及值字段进行合理选取。透视表建设的过程中要对报表的字段数据筛选范围进行明确，通过数据公式完成对比分析。用EXCEL建立趋势分析时要建立数据透视表并选择要分析的字段，适当情况下可以辅助图片直观地进行分析。将光标定位在数据透视表内，单击"插入折线图”或其他图形模板，制作出专业的图表。（三）将数据进行等级分类在编程的过程中，IF语句是使用频率相对较为广泛的语句，而在Ex

7、cel软件中，IF函数也发挥着极其重要的功能。运用该语句能够对数字的等级进行准确的分类。例如在对学生的成绩进行录入时，传统的录入过程往往需要人工进行操作，对其优秀、通过等级别分类，因而出现错误的几率相对较大。而在运用Excel软件对学生的成绩进行录入进行级别分类，可以从根本上避免这一问题。例如，学生的成绩在表格的C列，选中需要返回等级的单元格，输入二IF(C2