Excel表格高效编辑技巧在日常办公中的应用

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1、Excel表格高效编辑技巧在日常办公中的应用目录一、Excel自动功能的应用21、自动切换输入法22、自动调整字号和自动换行33、自动定位小数位34、自动为Excel换页表格加标题3二、Excel的快捷操作41、对多个工作表快速编辑42、快速输入分数43、快速输入文本格式的数字44、快速应用格式45、快速输入特定文本56、快速输入相同文本67、快速互换两列数据68、Excel快速排序7三．Excel序列填充中的难点化解7参考文献8Excel表格高效编辑技巧在日常办公中的应用Excel表格高效编辑技巧在日常办公中的应用严龙使计算机科学与技术学院教授，研究方向计算机应用范

2、式数学学院讲师，研究方向人工智能（计算机科学与技术学院福建厦门361021）摘要：Excel的应用过程中，工作量最大的是在Excel工作表中输入并编辑修改原始数据，形成一份符合工作要求的数据表格。本文讨论如何巧用Excel的自动功能和快捷键操作，有效提高数据的输入和编辑修改的速度和准确性，实现高效办公。关键词：Excel，自动功能，快捷操作，序列填充Excel是一个功能强大的表格数据管理软件，能够有效地管理日常工作中人员统计、职工工资、学生信息、绩效考评等方面的数据表，受到办公人员的普遍喜爱。在Excel的应用过程中，工作量最大的是在Excel工作表中输入并编辑修改原

3、始数据，形成一份符合工作要求的数据表格。本文仅限于讨论如何巧用Excel的自动功能和快捷键操作，有效提高数据的输入和编辑修改的速度和准确性，实现高效办公。文中涉及的操作以Excel2003为例。一、Excel自动功能的应用1、自动切换输入法当我们使用Excel编辑数据时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且有时让人烦不胜烦。这里介绍一种方法，在不同类型的单元格中实现输入法的自动切换。在当前工作表中，选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”/“有效性”/“输入法模式”选项卡，在“模

4、式”下拉列表框中选择“打开”并单击“确定”（如图1所示）。选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”/“有效性”/“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”并单击“确定”（注：默认输入法必须是英文）。之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel能够根据我们之前的设置，自动在中英文输入法间进行切换。即当插入点处于刚才设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于设置为输入字母或数字的单元格时，系统自动关闭中文输入法。7Excel表格高效编辑技巧在日常办公中的应用图1自动切换输入法1图2自动切换输入法22、自动调整字号和自动换行

5、使用Excel编辑数据时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，有的单元格内容可能超出列宽而不能完全显示出来，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，一种方法是对这些单元格重新定义较小的字号，我们可以让Excel自动完成该项工作。选中需要根据单元格的宽度自动调整字号的单元格区域。单击“格式”/“单元格”/“对齐”选项卡，在“文本控制”栏选中“缩小字体填充”复选框（如图2所示）。单击“确定”。这之后，在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽相适应，以使数据全部显示在单元格

6、中。如果我们对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。也就是说，字号的增大以原设置的字号为限。如果希望表格内容的字号一致，当一个单元格的内容超出所设定的列宽时，也可以实现自动换行（行高随之改变）。方法是在“对齐”选项卡改选“自动换行”（如图2所示）。3、自动定位小数位假如有大批量诸如0.07之类小于l的数字要录入到工作表中，利用Excel的“自动设置小数点”的功能，对于大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的“0”结尾的数字的输入，在录入前先进行下面的设置，将会使我们的输入速度成倍

7、提高。单击“工具”/“选项”/“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”框中键入需要显示在小数点右边的位数（这里键入“2”）并单击“确定”（如图3所示）。现在，如果在工作表的某单元格中键入“9”，则回车后该单元格的数字就会自动变为“0.09”。如果在单元格中键入的是“8972”，则结束输入后该单元格中的数字自动变为“89.72”。另外，如果在“位数”框中输入一个负数，比如“-2”，则Excel将在输入的数字后自动添上两个“0”。如果要暂时取消在“自动设置小数点”功能中设置的选项，可以在输入的数据中自带小数点。4、自动为Excel换页表格