办公软件excel应用技巧

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1、``在教案中处理特殊文字Excel是教学中常用的一款软件，也是一款非常很出色的软件，能进行多种函数计算，帮助老师进行多种数学教学，其实Excel不仅是教学时的行家，也是文字处理的行家。不要只以为Word能处理教案，Excel也同样可以。你也许从不用Excel编写教案，或进行文字教学，但你肯定在Excel工作表中遇到过一些文字处理的情况，因此，如何将文字内容安排妥当，是一个非常重要的工作，在进行教案处理时，要注意以下几点。（点击查看更多软件使用技巧）1．教案内容强行换行在同一单元格内，有些教案内容或条列式内容必须强行换行才能对齐。具体的操作方法是将光标移到需要换行的位

2、置上，同时按下“Alt+Enter”组合键。2．数字上下标的输入在单元格内输入数字，如带上标或下标的字符（数学教学中经常遇到），具体的操作步骤是：首先，按文本方式输入教学数字，然后，用鼠标在编辑栏中选定要设为上标或下标的字符，选中“格式”菜单的“单元格”命令，产生“单元格格式”对话框，在“字体”标签中选中“上标”对话框（如图1所示），最后单击[确定]按钮。即可完成教学中的上标设置。图13．教案自动换行当一个单元格的教案内容超过所设定的列宽时，可以要求其自动换行。具体操作方法是，选中欲设定自动换行的教案单元格，选择“格式”菜单的单元格命令，在“单元格格式”对话框中选择

3、“对齐”标签，确认“自动换行”对话框后（如图2所示），单击[确定]按钮即可。图24．教案中的文字旋转工作表有时需要直排或旋转教案内容的方向。具体操作方法是在“单元格格式”对话框中选择“对齐”标签，再在“方向”框中选中所要的格式（如图3所示）。`````图35．教案中数字的输入教案中的数字都需要当成文本输入。常见的方法有两种：一是在输入第一个字符前，键入单引号；二是先键入等号，并在数字前后加上双引号。学会了这些方法，你也可以在Excel中轻松编写教案了。Excel旧表翻新技巧!制作月报表、年报表等阶段性工作报表，一般是在同一表头下填写不同数据，即表格结构不变，记录数据

4、改变。为了方便，可以利用创建Excel模板的方法来完成。但随着每次对报表要求的改变，报表结构也要修改，先前创建的模板也越来越不适应新的报表要求，所以用旧表翻新的思路，在下一次报表时直接修改上一次的报表也是一种好方法。下面以《考试成绩统计表》为例（如图1所示），介绍几个Excel旧表翻新的技巧。图1替换新报表的表头结构或表格说明中需要修改的地方如果没有重复，直接改写即可；如果有重复，用“替换”功能也很方便，具体方法如下：选择“编辑→替换”命令，打开“查找和替换”对话框，选择“替换”选项，在“查找内容”处填写旧表中的内容，在“替换为”处填写改写后的内容，单击“全部替换”

5、，多处更改一次完成，比如，将2002届学生的成绩统计表替换成2003届，就可以使用这个方法。粘贴链接`````如果表格中有几处都重复一串单元格的内容，比如，D14:D16、G14:G16……都重复A14:A16的内容，为了便于以后的修改，可以在开始创建表格结构的时候，先写下这串单元格的内容，再选定，执行“复制”命令，在另外需要重复的各处，分别执行“选择性粘贴→粘贴链接”命令，这样粘贴的结果都是单元格地址的引用，在新的报表中修改时先写下的那串单元格内容，其他各处相应内容随即被更新。定义名称某些单元格中需要用形式相同，而引用位置不同的函数进行计算，为了在新的报表中方便修

6、改，可以在开始创建表格结构时给函数定义名称，步骤如下：第一步选中要定义名称的单元格（例如计算及格率的单元格B16），执行“插入→名称→定义”命令，弹出“定义名称”对话框（如图2所示），在“当前工作簿中的名称”栏中输入名称（例如：函数三），在“引用位置”栏中输入函数（例如：=COUNTIF(B$5:B13,">60")/COUNT(B$5:B13)），单击[添加]按钮，关闭对话框。图2　　第二步在需要计算的各处，输入“=”，接着输入所定义的名称（例如：=函数三），与直接在单元格中输入函数的计算异曲同工。新表中如果需要修改所定义的函数，只需打开“定义名称”对话框，修改函

7、数中的相应部分（例如：60分为及格改成72分为及格，只需把60改成72），单击[确定]按钮后，各处函数全部被修改。把所定义的函数完全换成新的函数也同样奏效。填写记录填写记录时需要做到“上留天、下留地、左右空列可独立”。比较复杂的表头往往由几行组成，并且对某些行进行了合并、居中等格式设定，在这种表头下，对指定字段排序的时候，如果执行工具栏上的操作命令，会出现“此操作要求合并单元格都具有相同大小”的警告，解决的办法是将复杂的表头与第一条记录之前的没有合并过单元格的简单表头之间预留一个空行，即所谓“上留天”。所谓填写记录“下留地”，是指最后一条记录与表的下部各种统计数