高校新生档案管理存在的问题与对策探讨

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高校新生档案管理存在的问题与对策探讨-高等教育学论文高校新生档案管理存在的问题与对策探讨王琨（长江师范学院招生就业处，重庆408100）摘要：高校学生档案是学生在校期间形成的，记载学生在校期间学习的实践情况的真实记录，而新生档案又是高校学生档案中的重要组成部分，如何做好新生档案管理工作在全面推行素质教育和高校远程网上录取的今天具有非常重要的意义。关键词：规范；建立；大学新生；档案中图分类号：G647文献标志码：A文章编号：1674-9324（2014）32-0022-02 高校学生档案是正在高校接受普通高等学历教育的大学生的个人档案。是学生在校期间形成的，记载学生在校期间学习、实践情况的真实记录，包括大学生在校期间的思想品德、学习成绩、成长经历、学籍变动、个人特长及身心健康状态等信息，是反映学生德智体美等综合素质的原始材料。它既是人才市场和用人单位了解学生学习、实践情况、把握学生职业能力，择优录取的重要凭证和依据，也是学生走向社会后，人事档案的形成基础。高校学生档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分，学生档案不仅在学生走向社会求职就业时起着明显的中介作用，而且在规范高校管理工作中也发挥着重要的作用。如何做好高校学生档案管理工作在全面推行素质教育和高校远程网上录取的今天具有非常重要的意义。高校学生档案的形成是建立在新生入学档案的基础上，可以说，新生一进入高校后，高校学生档案工作就随之展开，这个身份内容的建立和不断充实就伴随学生的大学生涯，学生档案是否规范和齐全，学生档案是否能够得到及时充实将取决于如何规范建立起新生档案的基础上，因此说，规范建立新生档案是高校学生档案管理的第一步基础工作，将直接影响到学生档案本身的质量，并检验了一个高校学生档案管理水平的高低。一、目前新生档案建立存在的一些问题1.新生档案内容要求不统一，新生档案材料出现不齐全现象。新生档案的主要来源为中学提供的档案资料，主要反映学生在中学的基本情况和高考信息。随着高校招生生源的不断扩大，各种层次和方式的招录手段增加，学生逐步实行网上招生录取，使高校直接获得原始、基本的纸质档案材料较为困难。如新生在高中的毕业生登记表、成绩表、入党团志愿书、中学期间奖惩记录；在高考期间的高考志愿表、高考成绩、政审表、高校招生体检表等一系列档案资料不全，有的甚至连原始档案都没有，使高校无法建立起真正有效完善的新生档案。2.新生档案转递方式不统一，新生档案材料出现遗失现象。目前转递档案主要存在有当地招办直接转递学生档案、中学直接转递学生档案，有的甚至违反相关的档案管理规定，由学生自行带档案入学的方式。档案转递方式的多样性和随意性，造成了档案保密性、完整性和真实性难以得到保证，严重的还造成档案的丢失，使高校无法掌握新生的真实资料，使高校学生档案的连续性严重脱节，使用人单位只能看到学生在大学期间的档案，而不能了解到学生在高中时候的情况，造成由零开始重新建立个人档案，无法保障高校学生档案的严肃性和真实性，严重影响学生档案管理工作的正常开展。 3.新生档案管理部门交叉重叠，新生档案管理不够规范。高校学生档案管理由于长期无明文规定，归档材料缺乏统一管理，归档部门未明确固定，造成各高校对学生档案管理工作的模式较多，重视程度也不一样。有些高校学生处、招生处、档案室、二级学院等在新生入学时都在接收档案，新生档案资料的收集和建立没有得到统一，使档案的内容参差不齐，无法真正反映学生的全面情况，造成学生档案在起步阶段就造成缺失。加之各部门之间对学生档案的频繁变更、交接，造成了高校学生档案无法正常进行管理，档案质量难以得到保障。二、规范建立新生档案的措施1.规范和完善学生档案管理制度。建立起规范、完整的学生档案，就必须依靠健全的规章制度。高校必须建立起一套包括由原始收集、整理、归档、充实、登记、移交等一系列环节组成的高校学生档案管理制度，保证学生档案材料产生过程的连续性，从学生档案的建立开始就按制度规范运作，一开始就建立起新生的完整档案，使学生档案立刻进入正常流程，使工作事半功倍。如长江师范学院就专门制定了学生档案管理办法，明确了学生档案工作岗位责任制，制定了学生档案的收集、整理、转递、查询等一系列的规范标准，使学生档案管理工作逐步实现制度化和规范化。2.统一指定档案归口部门。由于过去档案传递方式的多样性和接收部门的不统一，使高校无法建立完善的新生入学档案。为规范档案传递的归口，应该指定一个部门来接收学生入学后转递的档案。如长江师范学院做出规定，将各省市招办或者中学邮寄的档案全部归口在招生处，由招生就业处统一接收各地转来的档案，改变以前多个部门同时接收的现状。招生就业处在发放入学通知书同时向新生提醒不准个人私自携带档案入学，如有新生自带档案入学的一律交予辅导员后统一再交到招生就业处整理归档。 3.明确新生档案收集内容。为使高校学生档案形成连贯性，使高校全面了解新生的个性品质、兴趣爱好、个人特长等，有的放矢地组织因材施教，就必须在档案建立之初就形成较为完善的内容。除要求有高考填报志愿表、体检表、高中学籍登记表、高中毕业生登记表、入党团材料等基本纸质资料外，还应把学生在中学时代体现出的综合素质，如专业特长的奖励、中学对学生的个人评价等纳入学生档案里作为高校学生档案建立的重要基础和依据。档案管理人员在收到转递的学生档案后，应认真核实档案袋的资料内容，按照标准化、规范化的方式对纸质内容进行逐一清理，规范建立起新生档案，并以此为基础，逐步收集和完善大学时期的各种材料，充实在基础档案中，形成完善的高校学生档案。4.加强档案意识培训。有些高校档案管理员和学生没有意识到档案的重要性，造成新生从入学起，就忽视了自身档案的建立和完善，学生往往是在毕业之后，找到工作需要用档案时，才会关注自身档案，因而使大量有利于自身就业和发展的档案资料或中学档案因为没有及时收集归档而白白丧失了大量的就业机会。因此要加大教育和宣传力度，全面提高档案意识，加强对学生档案管理人员的培训，逐步提高全体师生对档案形成的正确认识，消除思想上的模糊性。还要通过与学生交流，让学生清楚新生入学档案的重要性，让学生积极配合学校做好自身档案的完善，形成学生与校方良性互动的档案完善机制。新生档案的建立是高校学生档案管理工作的第一步，也是最关键的阶段，形成一套完善的新生档案传递、审查、收集、完善、形成的管理制度，将彻底改变目前高校学生档案管理工作较为滞后的局面，并能充分发挥高校学生档案的重要服务和促进作用，推动高校教育管理水平的提升。参考文献： [1]林露.对大学生档案工作的思考[J].现代农业科技，2010，（24）.[2]杨笑雄.加强高校学生档案管理提高学生工作管理水平[J].湖北广播电视大学学报，2008，（4）.[3]陈玲.如何改进和加强高校学生档案管理[J].咸宁学院学报，2007，（5）.[4]戴玫.用科学发展观理论做好高校档案管理工作[J].科学时代，2010，（9）.[5]王甲，徐亚娟.基于网络的高校档案管理系统安全性分析[J].兰台世界，2010，（9）.作者简介：王琨（1981-），女，重庆人，硕士，长江师范学院档案馆员，研究方向：学生档案管理。