论高校学生档案管理工作

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1、论高校学生档案管理工作-高等教育学论文论高校学生档案管理工作周怀瑞（广东石油化工学院科研处，广东茂名525000）摘要：高校学生档案管理是高校管理的重要组成部分，是大学生就业、择业、用人单位筛选人才的重要依据。本文针对高校学生档案管理的现状和弊端，分析了档案管理中存在的问题，提出了提高学生档案管理工作水平的相应方法。关键词：高等学校；学生档案管理；问题；对策中图分类号：G647文献标志码：A文章编号：1674-9324（2015）06-0021-02作者简介：周怀瑞（1972-），女（汉族），本科，广东高州人，广东石油化工学院科研处，研究实习员，研究方向：高教研究。

2、目前在高校毕业生中很多人的心里存了“大学毕业后档案没什么用了”的想法，“弃档”现象越来越严重，这其实是错误的，而且对以后的工作生活埋下了非常大的隐患。学生档案是国家人事档案的组成部分，2008年9月1日颁发的《高等学校档案管理办法》首次把学生类档案列入高等学校文件材料的归档，它真实地记载了每位学生在校期间的学习、生活及各种重要社会实践活动的情况。它反映了学生在德、智、体、美等方面的综合素质及学生的家庭及社会关系，是学生在走向社会后就业部门及各级组织选拔任用学生的主要依据[1]。但是，由于很多学校在学生档案管理方面的制度不够健全，导致学生档案材料不全或者丢失的现象时有

3、发生。笔者认为有必要对现时高校学生档案管理存在的问题进行探讨，以提高学生档案管理工作的成效。一、高校学生档案管理存在的问题笔者认为，当前高校学生的档案管理主要存在以下三个问题：1.领导重视不够，档案管理的制度不够完善。学生档案虽然重要，目前却并不为学校的领导层所特别关注和高度重视，学校大部分领导和同志认为档案管理工作无足轻重，没有多大作用，在人员配备和资金投入上不是很重视。大部分高校档案管理水平不高，没有健全和完善的管理制度，多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度，档案管理较随意，主要由管理人员的经验和责任心决定档案管理水平。而大部分的档案管理人员都是半路出家，很

4、少有机会参加专门的档案管理技术培训和在职学习，对档案工作缺乏足够的了解和认识，因此大多高校缺乏专业的档案管理人才，档案管理人员的综合素质有待提高。2.档案管理技术落后，网络化意识不强。很多的高校仍然停留在传统的手工整理、档案袋存放的层次，导致学生档案归档工作滞后。学生档案材料具有原生性，一般应该在产生时归档，但很多高校都是在学生毕业离校时才突击整理，然后仓促传递，极易造成学生档案不能及时归档、缺失等现象。即使不少高校近年来采用了计算机技术管理，但程度化不高，仅停留在用计算机管理信息，将学生档案管理输入计算机中保存，不重视对档案的优化管理，完全把档案管理看作是“保管型

5、”工作，这并没有发挥出信息技术的优势。面对档案收集与整理的过程中存在的工作量大、操作烦琐、易出错等问题缺乏采用信息化、网络化等现代科技手段解决问题的能力。3.学生档案信息量不足，利用率不高。当前各高校日益扩大的招生规模加剧了学生档案管理的技术难度与操作难度，大部分高校学生档案材料只注重对学生智育的记载，而忽略了学生日常教育考查、考核材料的收集，档案材料中只装有高考档案、毕业生登记表、学籍表、成绩单等几项材料；而对学生在校的处分、检查材料要么在毕业前给予撤销，要么就干脆不装，从而影响了学生档案材料的真实性、完整性，很难全面、准确地反映学生在校期间的生活经历及学习情况。

6、学生档案常常从入校建档到离校调档过程中，除了必要的资料补充，连起码的归类整理可能都没有，使学生档案的参考价值大打折扣，达不到学生档案的完整性这一基本要求，失去了档案的本意[2]。二、高校学生档案管理的对策1.建立健全的学生档案的管理制度。高校学生档案是学生个人各方面情况的综合反映，对于学生今后的成长进步具有重要的作用。因而学校一定要把学生档案工作当作一件大事来抓，尽可能地投入资金和人力，改善学生档案管理的条件。要根据学校的相关管理规定和标准，结合学校具体实际，制定出适合学校自身发展的学生档案管理制度；要配备专职档案管理员，确立档案管理人员的岗位管理制度，明确工作人员

7、和职责范围，确保学生档案的收集、鉴别、整理、保管和传递等环节责权明确。另外要注意院、处、系之间相互协作，力争管理规范化，切实抓好平时档案材料的收集、归档工作。例如可以成立学生档案管理委员会，把校领导确定为学生档案管理委员会的主任或副主任，各部门负责人为委员，各院系辅导员为成员等。这样一方面提高了学生档案在高校档案工作中的地位；另一方面把全校涉及到学生档案管理的人员聚集在一起，为今后学生档案工作的开展搭建起一个互相配合指导与监督的平台。这样必将有力促进高校学生档案管理水平的提高，从而促进学校档案管理整体水平的提高[3]。2.提高档案工作者的素质修养，建设高素质的档