浅谈高校学生档案的管理工作

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1、浅谈高校学生档案的管理工作【摘要】高校学生档案是记录大学生在校期间学习、生活的真实材料也是大学生就业重要依据。只有不断创新学生档案管理工作方法，完善档案管理制度，才能更好的适应当前新时期的教育教学需要。【关键词】高校学生，学籍档案，管理方法高校学生档案记载了高校学生的详尽个人信息，它包括学生入学登记表、毕业生登记表、党籍、团籍、表彰每学年度三好学生、优秀学生干部登记表、体检表等。它是真实记录学生在校期间求知与探索知识的直接产物，也是大学生就业的主要依据。在招聘就业过程中，是用人单位考核人才的第一原始

2、材料，并且将来参加工作后如有工作调动或学历提升或定级转正等情况时所必需的重要凭证。近些年来，随着高校招生人数的剧增，高校学生档案管理工作也出现了许多问题，做好高校学生档案管理工作，对于维护学生利益可起到重要影响。一、高校学生工作档案管理存在的主要问题（一）学生档案管理重视不够，制度不健全高校学生学籍档案是学校档案的一个分支，但是各高校往往对教学档案工作比较重视，但对学生档案工作的重要性却没有足够的认识，存在着“只要不出错就算管好了”或者“只要学生档案送走了就算管好了”这样落后的管理的理念，很少将学生

3、档案管理工作提到学校议事日程，更不用说将学生档案管理开展得很好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行必要的检查监督和指导，没有进行有关的制度建设，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理制度明显不完善。（二）学生档案的收集归档内容陈旧，无法满足用人需要目前高校学生档案承载的信息量是在计划经济体制下设置的，归档材料涉及的一般只是高校招生报名表，入学登记表、学籍、成绩、党（团）材料等。在市场经济条件下，这些材料有的已经过时，有的却是“分量”不足，无法满足信息时代用人单位的信息需求。而当前的档案中往往缺少这些记载

4、，少量的档案虽有涉及，但更多是形式、公式化、口号式、千人一面，没有个性特征，与用人单位的期望值相差甚远。（三）学生档案管理手段单一目前，一些高校档案管理人员在进行学生工作档案材料收集的过程中，不能够随着时代的发展而改进工作方法和手段，仍然延续传统的管理手段，特别是没能真正把反映社会对人才的衡量指标和学生成长轨迹、关注的侧重点有机地结合起来，往往在学生毕业前才整理归纳学生在校期间的学习成绩、综合测评、奖惩情况、思想政治表现、身心素质等学习和活动情况。另外，部分高校没有使用档案管理系统软件，学生档案数量

5、庞大，工作难度加大，需花费更多的人力物力。同时，不能够借助计算机网络实现学生工作档案信息资源的共享。（四）学生档案意识差，对档案不闻不问近年来，大学毕业生对自己的档案不闻不问现象日趋严重，原因是随着社会经济的发展、人才流动等外部环境的逐步宽松，特别是组织人事政审工作相对减少，加之像私企、民企、外企等一些没有人事主管权的用人单位，导致毕业生忘记了自己的档案，长期不过问，待将来政审、调资、出具证明、职称晋升等需要以档案材料为依据时，才想起来找，但是由于时间长，单位变动多等因素，常常是不知档案去向，只好回

6、原所在高校补办，也只能补办其中个别的材料，大部分材料无法补办，给自己的带来无法弥补的损失。二、加强学生工作档案管理的对策当前，加强高校学生工作档案管理，确保档案信息资料的准确、真实和完整，是高校档案管理工作中一项极其重要的工作，必须认真对待。个人认为，实践中我们要通过以下几个方面加强和改进学生工作的档案管理。（一）提高认识，创新管理理念档案工作是高校整体工作中不可缺少的重要组成部分。提高高校学生工作档案管理人员特别是学校领导对档案工作的认识，是搞好高校学生工作档案管理的先决条件。首先，高校领导和学生

7、工作档案管理人员要认真学习《档案法》、《高等学校档案管理办法》，培养档案管理意识，熟悉档案归档范围，杜绝档案工作说起来重要、做起来次要、忙起来不要的实用主义短期行为。其次，针对部分档案管理人员对学生工作档案管理的重要性认识不足、支持不够的现状，高校必须创新管理理念，通过网络媒体、专题讲座、宣传橱窗等途径，不仅普及档案管理的基础知识、宣传做好档案工作的重大意义，而且还要让学生了解个人档案的归档内容，进而形成协调统一、上下一致的学生工作档案管理体系。（二）建立健全管理制度，规范和完善档案工作首先，建立学

8、生工作档案的收集补充、定期移交归档制度。学生工作档案的管理人员要根据学生专业、年级、班级的特点，对学生工作档案分门别类、规范存放，明确归档材料的内容、标准、渠道和时间，以确保学生工作档案材料的全面系统、真实准确。其次，学生工作档案管理人员要按照工作要求对档案进行分类、著录、编目和标引，实现档案管理工作规范化、标准化，为档案信息资源建设和开发打好基础。另外，为了保证学生工作档案管理保存的规范和利用的有序，档案保存空间要科学合理，以使各种质地的档案有科学合理的保存空间，减