浅析信息化背景下高校学生档案管理工作

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1、浅析信息化背景下高校学生档案管理工作项淑芳杨铮浙江大学310027摘要木文先从档案管理的主要内容分析，立足信息化背景，从档案管理过程中遇到的问题出发，结合档案管理实际工作，通过分析在校学生档案管理及毕业牛.档案转递中需要注意的事项，提出加强档案管理工作的建议，为做好在校高校学牛.档案管理工作，更好的解决毕业牛.的档案去向问题提供合理化建议。关键词高校学生档案毕业生就业根据我国档案法定义，档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声

2、像等不同形式的历史纪录。”即档案是关于个人或组织过去和现在所参与相关活动的纪录，也即可认为高校学生档案是记录学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实记录。它是学生木人从小学直至目前的人生履历的见证者。但是并不是所有的学牛.都能意识到个人档案的重要性。因此就会出现在档案管理中及学生毕业时，学生木人对个人档案不重视，甚至不认为档案对自己有什么作用。正是基于这个原因才造成了以后工作中当用到档案时不可避免麻烦。那么就如何加强在校学牛.档案管理工作，通过分析在校学生档案管理及毕业生档案转递中需要注意的事项，提出加强档案管理工作的建议，为做好在

3、校高校学生档案管理工作，更好的解决毕业生的档案去向问题提供合理化建议。一、在校学生的档案管理及毕业学生的档案转递所要注意的事项高校学牛.档案主要是其在学校期间所形成的档案资料，高校学生的档案转递主要发生在新生入学及毕业生离校之时。转出的档案的是否完整与规范，转入的档案是否符合要求，这些都要求做好学生在校时的档案管理问题。因此就要对高校学牛.档案管理过程中存在的问题进行分析，并指出需要注意的事项以便安排相应对策。1）学生档案转入吋的审查与归档在新生开学档案转入之际，档案管理工作较为繁重,针对档案管理工作，需要安排专人专职对转入档案进行审

4、査核对，以确保转入的档案的规范性。针对不规范的档案，根据所缺少内容的必要性进行相应处理操作，如，成绩单、工作证明等。需要及时通知原单位或者学生个人进行补充与完善。由于学校招生范围的扩大及招生各类的不同，因此转入学校档案的类型也复杂多样，尤其是研究生及以上学历，人员类型更是多种多样。因此就要求对于转入本单位的档案按照不同类型进行电子归档。2＞在校学生档案资料的收集与完善从在校档案资料的收集来看，学生档案材料主要是个人填写的材料，这些材料一般都是学校要求学生所做的个人小结，及导师和院系所做的评价。虽然保证了学生的档案的完整性，然而同吋不可

5、忽视的是一些评价并不能真正的反映个人各方面素质以及用人单位希望了解的个人能力、身心健康、诚信、创新等方面的材料。没有全面真实体现学生在校期间的全貌和个性发展特征，档案材料不完整，信息量不足，档案材料归档跟不上形势的变化，其应冇的作用无法得到充分发挥。3）毕业生档案转递时的注意事项对于高校毕业生，根据学历层次的不冋在毕业离校吋学生档案的去处也有不同。本科毕业生多数转入新的高校，或者选择进行就业及出国，还有极少部分学生因学业问题都对学生的档案转递有着不同的要求。研究生及以上学历人部分进行科研院所、企业及进一步深造等。这个吋候需要进行区别对

6、待：比如，就业的学生档案资料内容的完备性，转入单位档案管理权限，是否需要高校毕业生就业通知书等。二、加强高校学生档案管理的建议1）加大档案知识普及，提高学生档案意识为了保护学生的切身利益，避免档案问题影响学生正常就业、升学等问题的出现，学校应高度重视档案工作，不仅仅是管理层重视档案问题，更主要的是提升学生的档案意识。学校档案管理单位应当对学生加大档案知识的普及，可采取新生入学教育课、档案管理选修课、毕业生就业指导课，学长经验交流会等多种形式，大力宣传档案知识，使学生认识到档案的重要性。从而消除0前所流行的档案无用论，用往届毕业生因档案

7、产生的问题来引起学生的重视。2）加强档案管理规范，建立档案管理制度仅仅加强学生的档案意识是远远不够的，如果没奋合适合理的档案管理配套制度，档案管理工作将依然不能够正常奋序的进行。首先是国家教育部作为国家主管教育的机构，应尽快出台高校学生档案管理的规范性件，来进一步指导高校在学生档案管理、档案资料收集及档案转递相关工作，奋了相应的法规和制度，才能使学生档案管理工作有章可循，使档案管理进入规范化，与此冋吋在国家相关部门未出台相应政策之时，各学校应当根据自己实际情况制定符合本校实际的学生档案管理制度。唯有制度规范，才能使学生档案管理工作走向

8、进一步发展的轨道。3）提高管理人员素质，深化其责任意识档案管理人员不同于其它管理人员，管理人员的素质在很大程度上决定的档案管理的规范性，尤其是在未有相关制度出台之前。因此学生档案管理工作应当实行专职管理，档案管理人员要加