档案工作与电子政务发展的关系

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1、档案工作与电子政务发展的关系［摘要］电子政务信息系统对档案工作中的信息储存、检索、利用、开发等方面都有可利用的价值，可以说电子政务的发展是对档案工作发展的一种基础建设。［关键词］档案工作；电子政务;关系一、明确方向（一）电子政务的新发展期新时期，各级政府继续深化行管理体制改革。规范行政行为、协调行政运转、公正廉洁高效是行政管理体制改革的目标，而电子政务是促进政府职能转变，推进政府管理创新的重要一环。政府从来没有今天这样明确地将实施电子政务作为推进建设效能型、服务型政府，作为政府职能转变的必需措施。在"经济调节、市场监管、社会管理、公

2、共服务”的政府职能中，服务是最终体现，电子政务正是为了更好地体现政府服务职能的高效化和最优化，体现政府的服务效能。当前，电子政务在前阶段注重夯实基础建设的基础上，己逐步进入到一个注重应用、发展提高的优质加速阶段。（二）电子政务的新转折在电子政务日益推广应用的当今，政务的电子化水平已有一定的水准。但电子政务应用中，重“电子”轻“政务”的现象非常严重，如何用“电子化”手段深入体现“政务”的有。二、目前急需解决的问题（一）文件档案一体化管理文件档案一体化管理是现代档案事业发展的必然趋势，这一点档案部门早有共识，呼声很高，在理论上的认识也很

3、全面。但为什么这个呼声现在暂时平息下来了呢？并不是这个提法有什么不科学•只是真正做到这点还有难度。首先，在职能定位上，国家并没有将文件管理的职责划归给档案部门；其次，多数档案部门及档案人员还没有自觉意识到应将自己的工作范围延伸到文件管理，而是一以贯之地将重点放在档案管理上。档案工作要拓展到文件档案一体化管理，首先应该将原档案领域自身的信息化工作做好、做强。“档案目录中心系统”、“电子文件归档及管理系统”、"档案数字化建设”这些工作产生了积极效果，才能向大家显示，在电子政务的发展中，档案工作职责有必要，也有能力延伸到文件管理工作中，并

4、且成为主角。（二）档案人员观念的改变欲改变传统的档案管理方法，必先"刷新”档案工作者的观念。长期从事档案工作的档案人员，似乎更容易抱陈守拙。他们往往津津乐道于对档案组卷、档案分类、关键词等各种传统的档案工作步骤，甚至显示卷内目录时，“责任者”应在第二列还是第三列也要严格限定，以此来显示他们的专业，如稍微碰到挑战这些问题的质疑，便会拿出这是“国标”做挡箭牌。我们不否认这些“标准”，这些“要求”在档案管理中发挥作用。但它们不应阻碍档案信息系统的推广应用，而信息系统建设的最终目的就在于通过应用产生成效。首先应更新档案部门领导的观念，只有当

5、档案部门领导信息化管理的意识增强了，深刻了，档案人员的传统观念才能跟进改变，档案信息化建设中人才不足、奖金短缺、基础工作差等问题才能有效解决。纵观一些档案部门的工作，我们可以看到，凡档案领导在工作中把信息化建设放在一定位置的，其档案工作就容易出彩。信息化工作应该是“一把手工程”，档案信息化工作更应是'‘一把手”们常关注的要点、重点。（三）优化档案业务工作传统的档案业务以“收、管、用”为核心，其中似乎“收、管”更重要些，而“用”是改革开放后才逐渐为档案专业人员和社会所认识的。面对电子政务的发展，档案的“收、管、用”仍然是档案工作的主要

6、内容，但侧重点将有所改变，就是将“收、管”向“利用”转移。由于信息技术的快速发展，局域网、办公业务网、公务网等网络基础设施的建成，0A系统的广泛应用，使得档案数据的共享、档案信息系统的整合成为可能。因此，在电子政务环境下，档案的收集和管理要比传统档案工作的收集和管理简单便捷许多。通过网络，我们极容易收集不同部门及地域的档案数据。计算机高效的检索管理技术，使我们不再需要编制大量的手工检索工具.如；全引目录、专题目录、文导档号对照表等，可用以件归档代替组卷的管理方式，大大简化了档案整理编目中的工作量。与此同时，档案数据库作为其它各部门信

7、息资源的汇集地，档案数据的导入、导出，格式的转换，录入、扫描，数据安全及数据的有效存储及备份，理所当然地成为我们工作的重要内容。档案利用中的编研再也不像过去那样，仅仅在整个档案工作中占有不大的比例，相反，将成为档案工作的另一个核心，档案人员将投入他们的浩大精力，成为名副其实的信息研究员。（四）档案工作的重心将逐步转到信息化建设上档案是信息，以档案为管理对象的档案工作，实际就是对信息的管理。因此，档案部门的信息化更应走在其它部门的前面，这就需要档案部门投入更多的精力在信息化建设上，将工作的重心转移到档案信息化建设上来，同时让档案信息建

8、设带动档案工作的发展。而一些传统意义上的档案工作，如档案的指导、监督、检查、收（征）集、保管、利用、编研等则完全能够在档案信息系统搭建的平台上，通过信息系统进行协调、监督，信息共享等互动，卓有成效地开展。(五)解决好档案信息利用及信息