论“电子政务”环境下区级档案信息中心的建设与发展

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1、.论“电子政务”环境下区级档案信息中心的建设与发展[内容提要]全国各地政府正在大力开展电子政务建设，档案信息中心也在建设之中，本文就如何结合电子政务开展档案信息化建设进行了一定的探讨，结合长宁区电子政务工作实际对区级档案信息中心的功能设定，实现方式，组织形式等方面进行了初步的探讨，并对档案信息中心的发展作了展望。关键词：电子政务档案信息中心建设当今时代，科技发展日新月异，信息化建设方兴未艾。顺应形势,国家档案局提出档案馆作为永久保管档案基地、爱国主义教育基地、档案信息中心、已公开的现行文件利用中心的四位一体功能建设的目标。档案信息中心的建设又与目前各地政府大力开展的电子政务建设息息相关，为此

2、，在“电子政务”环境下讨论建设档案信息信息中心具有很强的现实意义。一、电子政务简介“电子政务”简而言之，就是借助计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的应用系统。它为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率，提高管理水平。“电子政务”...主要组成部分有三个：一是党政机关内部的电子化和网络化；二是党政机关部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信；三是党政机关部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流。由于“电子政务”系统是一种利用网络计算机技术来支撑的辅助办公的先进系统，因此它具有四大功能：事务处理功能，

3、信息管理功能、辅助决策功能、共享信息功能。二、档案信息中心的理解首先对于档案信息的理解，笔者认为可以理解为描述档案的信息（如档案的案卷目录、文件级目录信息）和档案内容的信息（档案内容所反映的知识、消息、数据、等信息）。档案信息中心指的是集中了档案信息的信息资源中心。集中了档案目录信息的档案目录中心可以称为档案信息中心，在本文中所讨论的档案信息中心指的是包含了档案描述信息和档案内容信息的档案信息资源中心。三、区级档案信息中心功能分析档案信息中心的功能就是收集电子化的档案信息为电子政务提供信息资源、智力支持。笔者根据上海市长宁区政府已经实施的“电子政务”和电子档案一体化系统设计了区级档案信息中心

4、功能模型，如下图所示。机关档案室档案信息目录数据库全文数据库档案信息平台区级档案馆档案信息机关档案室档案信息机关档案室档案信息档案信息利用系统档案信息收集档案信息收集...1．档案信息数据库档案信息中心的数据库按照功能划分为目录数据库（描述档案的档案信息即元数据）存贮馆藏档案的目录信息，专题信息，电子档案的元数据等和全文数据库（保存电子档案，包括电子文本文件，电子图片文件、电子影音文件等）2．档案信息收集网络a.馆藏档案的档案信息收集档案馆的档案信息来自馆藏档案的数字化，主要有三种类型：档案目录信息：主要是指文书档案的案卷目录、文件级目录信息，声像档案、会计档案等的目录信息。专题档案信息：主

5、要是指描述特定内容档案的信息，如知青档案信息，它包括了知青姓名、插队时间、地点等诸多元数据，虽然它包含在文书档案中，如果光用文件级目录信息来表述的话，内容少而且不利于电脑检索，不能满足实际需要。全文档案信息：它就是反映档案内容的电子文件，包括文书档案、照片档案等经扫描后生成的电子文件和录象带等数字化后生成的影象电子文件及文书档案的电子文本版本。b.各机关档案部门的档案信息收集从各机关档案部门收集的档案信息主要包括电子档案的元数据信息及各种类型电子档案文件。3.档案信息平台来源于档案馆和机关单位的档案信息集中存储于数据库中,这样就构成了一个信息平台，可以进一步根据需求进行信息的开发，利用。主要

6、包括以下几个系统...数据关联系统，将档案目录信息与电子档案文件相联结。在实际操作中，只要查到目录信息就可以找到与之对应的电子档案文件。检索系统，进行档案目录信息或者电子文本信息的查询。权限系统，明确职责，保护档案信息交互系统：主要是指外部数据查询接口相连，如可以和公务网平台相连信息管理：对档案信息进行维护、管理等数据维护系统：对数据及时进行备份。4．档案利用系统主要就是根据实际需要对档案信息平台中的档案信息进行数据查询，标注使用等利用系统的开发。如可以在档案信息平台上建立满三十年的档案开放系统，使用数据库检索列出符合条件的档案信息，然后经过电子审核进行开放，一方面将这些档案信息在公共网络上

7、发布，一方面可以建立纸质的开放档案目录或者光盘供人查阅，整个开放的操作都通过网络完成，由特制的网络软件实现。这就是档案利用系统的一种。另外还可以建立集中相关文件进行编研的档案编研利用系统，为领导决策服务的档案信息参考系统等。四、档案信息中心的实现...在电子政务的实施过程中，档案部门要积极争取将档案信息中心建设纳入电子政务建设中。这样，档案信息中心所需要的软、硬件条件都容易具备，档案信息中心才能更好的发挥作用