浅谈电子政务发展对档案服务工作的影响

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1、浅谈电子政务发展对档案服务工作的影响　　内容摘要：档案工作是一项服务性的工作，随着网络信息的迅猛发展、电子政务的产生，档案服务工作随之发生着变化。本文针对电子政务发展的要求，分析了档案工作所面临的问题，提出档案服务工作必须加强主动服务意识，做好三个转变：变着眼过去为重视现在、变对档案的管理为对人的管理、变粗放式服务为人性化服务。 关键词：电子政务档案服务转变观念 　　服务性是档案工作的重要属性之一，是档案工作赖以生存和发展的主要因素。电子政务环境下，电子文件大量产生，档案载体由纸质向光盘等过渡，改变了政府部门原有的业

2、务流程和工作方式，档案的内容、形式及形成程序也将发生相应的变化。电子政务的发展对档案服务工作产生了影响。 　　一、服务时效、服务流程、服务模式发生变化。 对领导决策和经济建设，服务时效贴近现实。 　　根据《江西省档案管理条例》第十七条第二款“列入设区的市级国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年向市档案馆移交”的规定，档案馆藏为10年前档案，各类信息资源与社会发展需求脱节，处于严重滞后于时代发展要求的状况。当领导决策需要利用档案信息资源时，通常是按档案利用单位开具介绍信、派人来馆查阅、复印部分资料、进行参考利用

3、的方式进行。由于档案信息资源陈旧，时效性差，只具有“历史记忆”的功能，而“现实服务”功能不强，加之利用手续不方便，所得到的信息缺乏及时性、系统性、连续性等诸多原因，制约了档案部门为领导决策和经济建设提供服务的能力。电子政务的建设，将使档案馆成为各个政府部门电子文件的保管基地，同时也是最大、最新的信息资源基地，档案馆的资源建设得到充实和发展。在电子政务环境下，各类接收进馆的信息资源可实现在线查阅，时效性丝毫不逊色于报纸、电视等传播媒体，价值含量更是无可比拟的。大量的信息资源为利用、编研工作创造了良好的条件，资源利用、编

4、研目标将以紧密结合现实为重点。 对政府部门，服务流程实施前端控制。 　　传统的档案行政管理部门对政府部门档案工作的指导、监督和检查，通常是指对纸质载体文件归档和档案管理环节，是一种事后服务。如对文件整理指导，归档整理通常采取的三种形式：集中式、分散式、集中与分散结合式，都是在全部文件办理完毕后，进行整理归档，并由各单位自行保管一定期限，再按规定移交进馆。电子政务环境下，由于电子文件特性不同于纸质文件，而所保存的电子文件需要具有的可用、可存取和可理解性，档案管理部门应当介入立档单位的电子文件形成过程。根据国家档案局《电

5、子文件归档与管理规范》中第4条总则中规定：“电子文件自形成时，应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性、有效性和安全性”；“应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。”从这可以看出，由于电子文件的出现，档案工作的重心已开始前移，由过去的文件处理完毕后集中统一整理指导，变为文件形成过程中就予以管理与监控，实施前端控制和全程管理。 对社会公众，服务模式有待改进。 　　目前，各地档案馆的工作重点都放在馆藏档案数字化上。由于经济、技术等条件的限制，馆藏档案数字化大多停留

6、在手工录入的基础上，进展缓慢，文件的完整准确性不够；现行文件存在收集受各部门报送限制，文件内容不齐全，且均为纸质文件，提供网上服务大多靠手工录入，数量不多等问题。档案网站资源建设成为服务瓶颈，网站部分内容不够全面，对社会公众提供服务较粗放。在电子政务环境下，各部门的电子文件在办理完毕后即可通过网络传输到档案馆，实现文档一体化、馆室一体化。电子文件的大量接收，减轻了档案工作人员纸质档案数字化的繁重任务，确保了电子文件的真实性，打破了档案部门现行文件收集不全及手工录入为社会各界提供服务的现状，档案网站粗放服务模式在满足群

7、众需求上已不适应。 二、转变观念，把握重点，提升档案服务能力 变着眼过去为重视现在 　　在继续做好传统档案资源利用的工作中，必须及时对接收进馆的电子文件进行妥善的加工和管理，以政务网为依托，提供电子文件的分类、分级在线查阅利用。要改变原先只埋头于档案堆中搞编研的状况，跟上时代发展的步伐，以“现实服务”为导向，整合各部门电子文件，注重新情况、新问题，实现网上信息资源共享，为领导决策提供新依据。 　　首先要着力培养档案工作人员的信息敏锐性。信息是现代社会的宝贵资源，世界著名未来学家阿尔温·托夫勒预言：“谁掌握了信息，谁就

8、掌握了世界。”在我们生活的社会里，电视、广播、报刊、影视、电脑网络等各种各样的信息时时刻刻都在包围着我们。档案工作者要养成每天读文件，看新闻，听广播，浏览网络等习惯，关注国家形势、经济发展状况、各行各业的动态，查找所需的资料，并与本地经济建设的实际情况联系起来思考，收集大量信息素材。 　　其次是提升信息处理能力。在对社会各方面信息大量收集的同时