施工企业办公自动化在文书档案管理应用

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1、施工企业办公自动化在文书档案管理应用【摘要】浙江省开元安装集团有限公司系国家机电安装工程施工总承包壹级资质、有限责任公司性质的大型综合安装施工企业，历史悠久，技术精湛，装备先进，实力雄厚。随着高科技的飞速发展、企业办公自动化的产生，设备和技术已经广泛应用于各项事业的各个环节，特别是以计算机网络技术为代表的'‘信息高速公路”的开通，使人们处理信息的手段发生了翻天覆地的变化，为办公自动化奠定了牢固的环境基础，提供了物质条件的技术手段，办公自动化是办公领域中的革命，这场革命给传统的手工管理，人工操作的旧式办公行为带来了极大的冲击。【关键

2、词】施工企业；办公自动化；文书；档案；运用当今社会已进入信息时代，随着高科技的飞速发展、办公自动化的产生，计算机设备和技术已经广泛应用于各项事业的各个环节。特别是以计算机网络技术手段为代表的'‘信息高速公路”的开通，使人们处理信息的手段发生了翻天覆地的变化，为办公自动化奠定了牢固的环境基础，提供了物质条件的技术手段。办公自动化是办公领域中的革命，这场革命给传统的手工管理、人工操作的旧办公方式带来了极大的冲击。公司面对竞争日趋激烈的市场，积极转变观念，端正经营思想，狠抓企业内部管理，运用灵活的经营方式，保持经济效益持续提咼，经济技术

3、指标连年来均保持在国内同行先进水平。工程质量一次交验合格率100%,优良品率年年保持在80%以上。公司拥有各类先进施工机具约2000台（套）,总功率约20000千瓦。主要装备包括1500吨/米、300吨/米塔吊、10吨〜30吨龙门吊、8吨〜120吨汽车吊、①630毫米大型弯管机、大型刨边机、折边机、卷板机、油压机、卷扬机、各类先进的计量器具、检测仪器和各种先进的施工工具、运输车辆等等。一、文书处理中的办公自动化文书处理是指文件的起草、修改、存储和打印的全部过程。办公自动化系统提供的文件编辑功能，实现了文字处理现代化，即利用计算机或

4、其他文字处理设备对文字、图像、报表等进行自动的编排、换算和合成，使之成为工作需要的人工智能信息。手工的文字处理，每改一稿，必须重新眷写,到定稿打印时，还要重新从头到尾的打印或排版。而在办公自动化系统中，由于使用了计算机等作为文字处理设备，文件一次输入，便可多次重复修改或输出，大大提高了起草文稿的工作效率。在办公自动化系统中，文件一次输入就可以多次享用，不仅可以修改，而且可以进行办理和传递。在文件的内部传递上，每到一文，文书人员按规定进行相关项目的著录，注明日期、文件编号、系统名称、文件作者、标题、主题词等,同时填写文件具体的承办处

5、室，然后文件通过预设的内部传递途径，自动进入该处室的文件处理系统，各处室打开自己的终端，按命令进入系统，取出文件就可以办理。在办公自动化环境下根据文书工作和档案工作的有关规定进行文件立卷、归档，使这些信息既可供公文处理时反复使用，又可解除档案部门重复集中录入数据之苦，充分发挥了计算机一次输入和多次输出的优势。二、档案工作的办公自动化1.档案收集管理的办公自动化。办公自动化系统中的档案信息管理系统，是在文书处理部门日常工作各环节中形成的数据库的基础上进行档案的收集、整理、鉴定和保管的。在办公自动化的信息管理系统中，机读档案的产生缩短

6、了文件形成和收集之间所经过的时间，较容易地对文件资料进行必要的管理、核对和移交。档案室与产生档案的各处室之间由计算机网络连接，使生成的机读档案由计算机终端通过计算机网络随时传输到档案室的数据库。在档案整理方面，办公自动化技术冲破了传统的整理方法和分类原则，它可以根据用户不同的需要，对档案进行自由分类，自由组合。对于机读档案的保管，一般以盘或卷为单位。至于机读档案的鉴定，则可在机读立卷时同时进行，其鉴定标准可与传统的纸质档案的鉴定标准相一致。2.档案信息开发的办公自动化。档案信息开发是指档案管理系统将输入进来的、经过筛选和加工处理的

7、档案信息，根据社会各方面的需要提供给人们，它可以通过编目、编研和利用三项手段得到实现。档案编目检索工作是档案管理工作中的独立环节，是档案管理专业中理论性和技术性最强的工作，它不但需要渊博的科学技术知识，还需要一定的语言知识、计算机应用能力。档案编目对档案信息的开发利用起着“前提”性作用，面对数以万计、形式多样的档案，在人工操作中如果没有一定的检索工具，人们查找利用它，就像大海捞针一样困难。因此，使用先进的档案检索工具是档案管理向现代化发展不可缺少的重要手段。这个问题，在办公自动化环境中很容易解决。机读文件在向档案部门移交以前，已经

8、建立起能进行各种目录组合和全文利用的系统，本身具备检索功能。在此基础上，档案信息管理系统就可以实现其检索、编目、编研之功能，同时还可进行目录的自动组合，形成一个比较完备的档案检索工具体系，这样就能全方位、多角度地反映档案室的室藏内容，可以轻松地利用