关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考

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1、关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考　　【摘要】文书档案是档案工作的重要组成部分，随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息满足社会各方面的需求，从而实现文书档案管理自动化，是文书档案工作亟待解决的问题之一。下面，笔者就应用办公自动化的文书档案管理问题谈点粗浅的认识。　　【关键词】文书档案办公自动化管理　　随着中国特色社会主义建设日新月异的发展，我国档案事业得到了前所未有的迅速发展，文书档案管理也进入了飞速发展的时代。文书档案是档案工作的重要组成部分，随着改革形势的发

2、展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息满足社会各方面的需求，从而实现文书档案管理自动化，是文书档案工作亟待解决的问题之一。下面，笔者就应用办公自动化的文书档案管理问题谈点粗浅的认识。　　1.应用办公自动化进行文书档案管理优势　　1.1办公效率大幅提高。计算机技术的发展改变了我们生活的方方面面，尤其是其对文件的管理能力，使计算机在文档管理方面起到了越来越重要的作用，计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时

3、费力。　　1.2实现信息资源的充分交流与共享。档案作为单位非常重要的资源，是对过去工作情况的记录和对未来工作的指导，随着各个单位的交流越来越多，交流的层次越来越深入，档案在交流中的作用越来越明显，但是在过去交流过程中可以非常明显的发现，档案资料的交流非常的困难，档案资料数量巨大，跨域了非常多的年份，在交流的时候，查找非常的繁琐，费时费力，很多时候对于某个具体的资料，由于年代久远，具体的存放位置不清楚，查找的过程就更加的费时费力，但是运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为

4、体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态，如果其他的部门希望对本部门的某项档案资料进行查询，只需要通过互联网进行申请，在申请通过之后即可查询，免去了来回的路程，省时省力。　　1.

5、3提高文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。　　2.应用办公自动化在文书档案管理中制约因素　　2.1电子文件保密性受限制。由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术在一定程度上可防止伪造电子文件和在"原稿"上增删改，但其内容发生变化

6、的可能性总是比纸质文件要大得多，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都是对电子文件的保密性提出了严峻的考验。　　2.2对档案综合管理人员要求较高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出了更高的要求。

7、要实现档案信息办公自动化，档案管理人员不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，要具备较高的知识储备和先进技术水平，从目前情况来看，许多档案部门缺乏档案综合管理人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，但不能充分发挥作用。　　3.文书档案应用办公自动化管理的对策　　3.1办公自动化系统内外网隔离在内部办公自动化网络和外网之间设置物理隔离，以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一__第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一此地址进入办公自

8、动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。　　3.2提高档案管理人员的综合素质一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员