浅析文书档案管理的办公自动化应用

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1、浅析文书档案管理的办公自动化应用[]文书档案管理是档案管理工作中的重要内容，随着信息化时代的到来，在文书档案管理工作中应用自动化技术，给文书档案管理工作带来了诸多的好处。本人在文广新局工作，深知文化档案管理工作的重要性，因此，本文对文书档案管理的办公自动化应用进行了详细的论述，希望有所帮助。[关键词]文书档案管理；办公自动化；问题；应用策略：S182：A：1009-914X（2018）04-0273-01引言当前，信息技术的大范围应用使人们的生活习惯和工作方式有了很大的改变，使得文书档案管理的自动化具有了现实基础。传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显，为了提高

2、档案管理工作效率，就要将办公自动化应用到文书档案管理工作中。然而，在实际的应用过程中还存在着诸多的问题，如电子文件的保密性缺乏保障、档案管理人员的技术水平较低等，这就需要我们采取有效的措施，不断提高文书档案管理的办公自动化应用水平。1办公自动化在文书档案管理中应用的意义1.1提高档案管理的效率在传统的文书档案管理的过程中，档案资料的收集、整理与储存都是由人工进行操作的，这样不仅效率低，同时还会造成大量的人力、物力与财力的浪费，使档案管理服务与人们的实际需要存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度

3、较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。1.2推动文书档案的标准化与规范化进程将办公自动化应用到文书档案管理中，可以推动文书档案的标准化与规范化进程。文本归档工程主要包括两个方面的内容：第一是归档工作以纸质文档为对象；第二是归档工作以电子文书为归档对象。利用X络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。1.3节省了存储空间在传统的

4、文书档案管理中，一般都会占用大量的空间进行存储，而将办公自动化应用到文书档案管理中，可以大大节省存储空间。在自动化的发展环境下，相关设备得到了进一步的普及，许多的文书档案都是以电子文件的形式呈现在大家面前，这就会大大节省档案的存储空间。在今后的发展过程中，电子档案的数量会变得越来越多，因此在查询的过程中也需要采用电子化的方式进行，相信在不久的将来，办公自动化将会得到进一步的普及，更好的为社会发展做出贡献。2文书档案管理中办公自动化应用所面临的问题2.1电子文件的保密性缺乏保障对于电子档案管理来说，由于其是一种动态的管理方式，它具有开放性与共享性的特点，所以电

5、子档案资料的保密性缺乏保障，具体表现为如下几点：第一，虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化，其痕迹不会得到保障；第二，文书档案在传输的过程中会根据需要进行修改排版，而资料中的盖印与签名无法进行修改，这就使得文书档案资料无法保持最初的形態；第三，随着近年来X络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而使电子文书档案的保密性受到威胁。2.2档案管理人员的技术水平较低由于电子文书档案管理工作具有较高的技术性与专业性，所以其对档案管理人员的要求也比较高。对于档案管理人员来说，其不仅要掌握一定的档案管理方法，还要具备相应的计算

6、机操作技术，能够灵活运用档案的信息管理软件。然而，从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。3文书档案管理的办公自动化应用策略3.1提高文书档案的安全性为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要采取相应的措施，提高文书档案的安全性。首先，可以利用缩微技术将盖有印章、带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，这样不仅可以避免电子文件文化档案被篡改，还能够减小文书

7、档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；第二，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；第三，将电子文件进行备份与验证，以避免电子文件的丢失与失真。对于需要进行永久保存的电子文件，还要将其制成纸质文件或缩微品；第四，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部X络和外X的隔离，保证办公自动化X络的安全。3.2提高档案管理人员的综合素质档案管理人员作为文书档案管理的核心人物，对文化档案管理的有效性起着十分重要的作用，因此，要想提高文书档案管理的办公自动化应用水平，就要提高档案管理人员的综合素质。首先，改善硬件环境，加大硬件建设与投入的力度。只有在不断增加现代

8、化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备了解、