办公自动化在文书档案管理中的应用

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1、办公自动化在文书档案管理中的应用　　新世纪的到来，随着工作需求的日益增大，文书档案也跨入了高自动化时代。该文主要分析了文书档案在办公中的应用管理，并针对时下文书档案在当代发展中所遇到的瓶颈提出了解决措施。　　时下，网络技术和计算机技术正在迅猛发展，文书档案管理在各种各样的数字化办公设备中显得越来越重要，其应用也得到了广泛普及，拉开了文书档案管理的新篇章。由于文书档案管理技术的进一步提高，办公自动化也相应地得到了提升，大大提高了工作效率和工作质量，解决了档案储存的空间难题。　　办公自动化促进了文书档案的管理应用　　工作效率和工

2、作质量的突破。传统的档案管理，需要手工操作，完全依赖人工完成对档案资料的各方面的收集、储存以及搜索，这种传统模式需要消耗大量的人力物力，效率低下，其利用程度远远无法满足当前人们迅速膨胀的需求。然而，办公自动化就应运而生了，它的最大特点就是简化办公程序，将档案资料的信息由数字化处理之后储存到计算机中，兼以计算机强大的运算速度，处理档案信息在一瞬间就可以完成。除此以外，该过程还使得文件档案的采集、储存以及搜索变得特别方便简捷，从而极大地提高了工作质量和工作效率。　　档案储存空间难题的解决。随着计算机的普及，办公自动化设备需求也日

3、益增大，相应地，数字化电子文件和文书档案的拥有量也急剧上升。我们需要具体问题具体分析，根据具体情况将电子文件文书档案印刷成纸质文书档案进行保存。此外，随着新形势下档案管理和信息服务的需求量的加大，还需要逐步将原来的纸质文书档案进行数字化处理，以增加电子文书档案的拥有量，提高办公自动化档案信息搜索服务的技术水平。　　档案信息共享和在线服务。传统的档案管理实质上是一种“死”档案管理模式，档案信息查找困难，信息不能共享，利用率及其低下。但是，利用计算机对档案进行数字化处理，文书档案转换成电子文本，并建立统一的电子文书数据库，这样一

4、来，档案管理由案卷级扩展到文件级，由单一渠道扩展为体系化，档案目录的外部特征转换为内部特征，综合管理，极大的提升了档案运作水平，提高了工作效率。此外，有效利用网络技术和计算机技术将档案信息与载体分离管理利用，达到信息系统共联，从而得出信息的纵向和横向、历史与现实之间的多方位、多层次的记录，有效地实现了档案信息的在线服务和共享资源。　　文书档案管理办公自动化中所面临的问题　　电子文件固有的特性使得文件的保密性被削弱。电子文件的属性不同于纸质文件，没有固定的形式，它更易于修改，满足内容多变的需求，而且改动不留痕迹。不像纸质版文件

5、有其特定的字体，电子版文件的字体、字号等文字格式的修改都有固定模板，修改十分便利，而且操作简单。纸质版文件需要盖印章或者亲自签名，电子版则不能。综上所述，电子版的固有属性使得人们无法单单依靠文件上印章、字迹或者签署笔迹等主观特性来判断一份电子文件是否为原件，这就决定了电子文件的原始性的不确定性，文件内容的原貌把握变得尤其困难。以上这些因素造成了电子文件作为保密管理工作的瓶颈，这是电子文件进一步发展所要面临的困境。　　档案管理人员需要高端的综合素质。只有档案管理人员具备高端的综合素质，才能做好这项工作，因为电子文件以及电子文件

6、归档和电子档案管理都是十分专业且技术含量高的工作。提高档案管理人员的知识水平，进一步发挖掘掌握相关技术的复合型人才，这样的人才，不仅要求熟悉档案信息处理相关操作，还要具有较高的综合业务素质。也就是说，能够管理好信息档案的人才，既要精通传统档案管理的理论、方法、原则和技术，还要了解相关的计算机技术和数据通信技术。　　解决办法　　实现人员专业化和现代化的有机结合。现代化的人力资源是文书档案实现办公自动化的有力保证。由于传统模式实行时间较长，短时间内难以迅速转换为现代办公自动化模式。结果就是长期接收传统档案管理思想的人员素质偏低，

7、综合实力不强，现代化设备无法得到充分的利用，更不可能实现档案信息数字化。要转变这一局势，就必须让文书档案管理人员认清形势，加强自身的责任意识和忧患意识，与时俱进，既要牢牢掌握传统模式中有效的档案文书管理方法、理论、和原则等精华内容，又要紧跟时代的步伐，掌握好计算机或数据通信技术，真正实现文书档案管理人员的专业化和现代化的有机结合。　　有效地提高文书档案管理的安全性。利用一些专业软件对电子文件文书档案进行加密处理；利用计算机技术中的路由器和防火墙等措施实现办公自动化，使得内外网得到妥善隔离，保证办公自动化网络的安全性和保密性；

8、利用计算机技术中的备份和验证措施，以免电子文件丢失和失真，对于永久性保存的电子文件要制成纸质版文件或微缩品；利用微缩技术，将带有手迹、盖有印章或者自己模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，有效地防止电子文件文书档案被任意篡改，从而保证了电子文书文件的原始性和文件内容的原貌，此外，还能够极