浅谈word和excel软件在编辑工作中的应用

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1、浅谈Word和Excel软件在编辑工作中的应用中国铁道出版社摘要：MicrosoftOffice的Word和Excel软件是我们编辑工作屮重要的办公软件。Word格式是作者向出版社或期刊社所投稿件电子化的主要形式。本文主要介绍了Word和Excel软件的“修订”“批注”“比较”“替换”和“排序”功能在编辑工作中的应用，以便提高编辑的工作效率。关键词：办公软件;Word;Excel;编辑技巧;随着计算机和网络的发展、普及，大多数的作者向岀版社投稿都采用MicrosoftOfficeWord版本的电子档。MicrosoftOffice是一套由微软

2、公司开发的办公软件，其中Word是文字处理软件，可以对文档进行编辑和排版;Excel软件是电子表格处理软件，可以对表格的数据进行分析、处理和运算等。Word和Excel软件具有开放性、易用性和实用性等特点。在我们对书稿的审阅、编辑过程屮，为了显示修改标记或提出修改意见，此时可以利用Word软件的“修订”“批注”功能轻松实现;书稿中存在的错别字词，可以利用“替换”功能快速统一替换；书稿中如有批量数据计算或排序，可以利用Excel软件快速实现。因此，利用好Word和Office软件（本文以2007版本为例）有助于提高我们编辑的工作效率。一、显示文

3、档修改标记或修改意见批注稿件在交稿、定稿之前，往往需要经过作者、编辑的多次修改。作者在交初稿时,编辑需要进行初审。初审时编辑需要对书稿进行全面检查，给出评价，提出处理意见。在初审过程中，编辑为了提出修改意见，可能会直接在书稿的电子档上需修改处作出标记。此时，编辑可以利用Word软件中的“修订”“批注”功能对书稿进行审阅、修订或标记、备注修改意见，将其反馈给作者，以便作者查看修改意见时给出相应答复，如此双方进行商议后作出修改取舍。第一，当编辑或作者需要对书稿进行修改，且保留修改痕迹时，可利用Word软件的“修订”功能。Word软件的“修订”使用

4、步骤和方法：“修订”功能在“审阅”选项卡下。启用“修订”功能，点击“修订”图标被点亮，即该功能启用。该功能开启状态下，书稿的每一处修改将被突岀显示岀来，如对文档内容的插入、删除、格式修改等。书稿修订的内容显示分为显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态四种情况。我们可以根据需要进行选择。编辑修改过的文档再返回给作者后，作者可以对Word文档修改进行审阅，决定是否同意修改，即通过选择“接受/拒绝”命令对修订的内容作出逐一确定。图1修订实例下载原图第二，当编辑对书稿进行修改时，不需要对部分文字做直接删除或增加，而是需要提出自己的

5、修改意见，或者沟通、交流书稿问题时，则可以利用Word软件的“批注”功能来达到这一目的。Word软件的“批注”使用步骤和方法:选择要进行批注的文本，或单击该文本的末尾处。接着点击功能区的“审阅”选项卡，在“批注”组屮，单击“新建批注”，然后在批注框中或在“审阅窗格”中键入批注文本。要响应批注，请单击其批注框，然后单击“批注”组中的“新建批注”。在新批注框中键入响应即可。图2批注实例下载原图第三，当作者已经向出版社提交过一次初稿，而后经过一段时间作者又提交了修改后书稿，而改后书稿乂未做修改标记。在这种情况下，编辑为了快速查看两次版本文档的差别，

6、可利用Word软件的“比较”功能达到这一目的。Word软件的“比较”使用步骤和方法:点击功能区的“审阅”选项卡，然后单击“比较”图标，并在其下拉菜单中执行“比较”命令，打开“比较文档”对话框。选择所要比较的“原文档”和“修订的文档”,单击“确定”,Word软件开始对两个文档进行比较。采用这种方法查看作者对书稿的新修改内容，一目了然。这不仅大幅缩减编辑工作的时间，而且能够保证对修改处的全部审阅。二、快速统一查找替换词语编辑在审阅、编辑加工稿件时，经常会发现不少错别词或需要统一的用词，如果釆取手工修改替换，往往耗时而且不容易干净彻底地全书统一。如

7、果釆用Word软件的“查找”“替换”功能将能非常便捷地达到这一目的。图3查找和替换下载原图Word软件的“替换”使用步骤和方法:点击功能区的“开始”选项卡，在右边找到“查找”或“替换”按钮，然后单击“替换”，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”框中输入要查找的内容，如“粘性”，在“替换为”框中输入需要替换的内容，如“黏性”。最后单击“全部替换”按钮，就可快速、自动地做指定内容的统-替换。如图3所示。三、快速排序和筛选我们在审阅一些科技书稿的编委会名单时，经常会碰到一组编写人员名单按姓氏笔画或拼音排序。为了快速检骑作者提供的名单是否排序止确

8、，我们可以利用Excel软件对名单进行快速排序，确保排序无误。Excel软件的“排序”使用步骤和方法:先在Excel表中按列排好所有人名，然后点击功能区的“开始”选