浅议商务英语应用文写作技巧

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1、浅议商务英语应用文写作技巧摘要：在经济全球化的今天，英语是国际主要通用语言之一，英语商务信函在贸易往来与经济活动中广泛应用，正确使用英语应用文具有重要的交流功能与突出的经济价值。本文提出，商务英语应用文写作应以提高国际商务人员的英语书面沟通能力为目标，遵循五个写作原则，即正确、清晰、简洁、礼貌体贴和完整，并在此基础上掌握社交信函、商务信函及商旅信函三个方面写作技巧。关键词：应用文写作；写作原则；写作技巧［中图分类号1H319［文献标识码］A［文章编号11006-2831(2013)11-0144-

2、4doi:10.3969/j.issn.1006-2831.2013.04.039入世后，我国外贸企业的行业准入渐次开发，国际贸易企业数量大量增加，高素质、专业化的外贸人才成为企业参与国际业务竞争的必备因素。英语交际能力是国际商务人才不可或缺的必要条件，商务英语写作更是一项备受青睐的技能，它不仅展示一个人的英语写作能力，更体现出他所服务的企业或机构的形象。在教学实践中我们发现，不少学生对英语写作感觉无从入手，而英语应用文写作更让学生感到心有余而力不足。本文以现实案例为蓝本，尝试通过不同的实例分析把

3、隐藏在教学背后的枯燥乏味的理论知识变得更简单有趣，从而激发学生的学习欲望，更快地提高学生获取所需知识的能力。1.商务英语应用文的特点应用文的范围很广泛，包括通知、信件、备忘录、报告等等。它的主要特点是实用。因此应用文既不同于文学创作,也不同于日常口头的交际用语。简单说来它有以下三个主要特点：1.1格式规范应用文的格式，也是一种语言，一种文化的表现形式，是使用这一语言的人们在长期的社会活动中形成的。下面以商务信函为例。一般来说，商务信函有齐头式、混合式两种。齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一

4、行。混合式:每一段的首行缩进两格，落款在信末中间靠右下的位置。商务信函一般由信头、日期、信内地址、称谓、正文、结束语和签名组成。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。收信人地址要写在左上角，寄信人地址要写在右上角，寄信人地址也可以不写，姓名写在地址上面，地址排列顺序依次为门牌号、街区名、城市和国名。在信的开头人名前一定要加Mr.,Mrs.,Dear等比较尊敬的称呼，无具体收信人姓名用DearSirorMa

5、dam称呼收信者。英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：YoursTruly,TrulyYours,Yoursfaithfully等；若收信者为个人，则常用：Yourssincerely,Sincerelyyours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。在结束语下面应是写信人的签名，是英语写作中必不可少的一个环节。结束语的姓名格式应与称呼相对应。值得注意的是写给团体机构的信，结束语就应当是全名。也就是结束语处就不能用Jim这种形式，必须写JimSm

6、itho1.2文体朴实应用文是要解决实际问题的，不是为了以情动人。因此,在文字表达上注重客观表述，并且句法和用词都要很朴实。例如：在表达“火”这个词语时，要选择通俗易懂的词语"fire",而不是用生僻难懂的词语"conflagration"。1.3简明扼要应用文的实用性决定了它必须简明扼要。因为现代社会生活节奏的加快，人们越来越注重效率，节约时间。用简明扼要的语言把事物表述清楚，也是应用文的一个重要特点。如"Aswhatyouhaverequested,wearesendingyouourlate

7、stpricelist."这句话改成“Asrequested,wearesendingyouourlatestpricelist.则更简洁。2.商务英语应用文的写作原则商务英语应用文写作的目的是要实现沟通的交流功能，必须遵循五个原则，即正确、清晰、简洁、礼貌体贴和完整。2.1内容正确正确是指信中所谈的事情要准确、具体，不用含糊抽象的词如：atanearlydate,soon等词汇。在商业信函写作时，表达的用词用语及标点符号必须正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关

8、系，如果出错将会造成一些不必要的麻烦。另外，除了避免语法、拼写、标点错误外，所引用的史料、数据等也宜准确无误。在这样一个信息铺天盖地的时代，信息多得真假难辨,如果信函所传递的信息不准确，含糊不清可能会带来无法预料的损失。在商务函件中有许多的专业术语，专业术语、缩略词的频繁使用是英语商务信函写作的一大特点。例如：insurancepolicy（保单），letterofcredit或L/C（信用证），CIF（到岸价），FOB（离岸价）等。正确使用这些术语才能避免出错造成严重的损失。1.