浅议商务英语函电写作原则与写作技巧

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1、浅议商务英语函电写作原则与写作技巧［摘要］商务英语函电是国际商务往来通用的一种联系方式和专业语言，也是开展对外贸易和国际经济合作等业务活动的重要工具。从写作特点来说，商务英语写作跟一般的英文写作是有很大区别的，具备很强的专业特点，因此，本文重点分析了商务英语函电的“7C”原则和写作技巧，来实现有效沟通，迗成合作双臝的目的。［关键词］商务英语函电国际商务［中图分类号］H315［文献标识码］A［文章编号］1009-5349(2013)11-0178-01一、商务英语函电的写作原则商务英语函电是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的是与新老客户建立友好的关系，促成友好的贸易往来

2、。因此，在商务英语信函写作中应遵循7Cs原则，即礼貌courtesy体谅consideration)完整(complete-ness)、清楚(clarity)、简洁(conciseness)、具体(concreteness)和正确(correctness)。(一)礼貌原则(courtesy)礼貌是商务场上的重要法则，尊重对方、彬彬有礼的语气和态度能让对方心情愉悦。双方的感情沟通要通过友好的口吻和措辞来实现函电所要迗到的最终目标，从而才能与贸易合作伙伴建立贸易关系，并保持长期的合作关系。例如，在信函中宜多用“Wouldyouplease…”“Thankyouverymuch

3、for."”“Itisourpleasureto."’’“Weareverysorryfor."”等礼貌用语。(一)体谅原则(consideration)体谅就是要避免以自我为中心，而是站在对方的角度上去感受和思考，然后表达自己的观点，这样才能使对方感受到尊重和重视。因此，在写作中用“You”来代替太多的的“We”，如此可以避免尴尬，深化贸易关系。如：Weallow3%discountforcashpayment.Youearn3%discountforcashpayment.（三）完整性原则（completeness）必要完整的信息能迗到意想不到的效果，从而为对方留下美

4、好的印象。“完整”的意思是不能遗漏信中所应该包含的内容，例如，如果来信中提及寄送样品和装船日期等，回信中必须对它们做出积极的反应，否则该信就不完整。（四）清楚原则（clarity）在商务信函来往中，一定要遵守清楚的原则，也是最重要的原则。为了顺利达成双方贸易，避免造成严重的后果，在书信中的清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。（五）简洁原则（conciseness）如今，商业人士认为时间就是金钱，冗长的函电浪费的不仅仅是别人宝贵的时间，更是从时间里溜走的财富。因此，在传迗需要信息的前提下，尽可能使信简明扼要。首先，多使用常用词汇和简单句，避免冗长而复杂的复合

5、句。其次，从信的整体结构上要归纳信的内容，恰当分段。（六）具体原则（concreteness）如果信件中的信息模糊不清，那么就会让对方猜测并产生歧义，导致不必要的损失。可以从信息的详细化、具体的语言、主动句型等方面让写作更加具体、详细。如：Thedeliverywillbesentsoon.Thedeliverywillbesentbeforeorat4thMarch.二、商务信函的写作技巧商务英语函电的写作要特别注意结构框架的完整性。（一）开篇问候一般情况下，问候是少不了的，因此，掌握多种问候句型才不会使对方觉得千篇一律。Howareyou?Havenotseenyou

6、foralongtime,howareyourecently?ThankyousomuchforyourmaildatedMay8.（二）主题内容主题内容包含陈述事实、直抒胸臆、少量评论、提出问题和方法建议。以下例句：InyourlastemailofJune27，youwonderedwhetherornotthesamplefor17”LCDTVhadbeensentouttoMr.Aaronyet.（陈述事实）IreallymustapologizeforthemistakeappearedwhenwewereconfirmingthegiftboxforEP-11

7、22.（直抒胸臆）Canwedealwiththematter，accordingtothebelowsuggestions?（方法建议）（三）结尾部分结尾应该包括结束敬语和署名。一般来讲，敬语是不可少的，但是最好少用一些古旧的句式，而且对一个客人最好别老是一句话，那样显得太单调了。常规的有：1.Yourswiftreplywillbemuchappreciatedhere.（比较老了）2.（Iam）Lookingforwardtohearingfromyou//yourearlyresponse.3.Yoursfaithfu