大中型企业网上费用报销系统的设计与实现

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1、第一章绪论第一章绪论第一节研究的背景与意义随着信息化的飞速发展，信息化管理已深入到企业管理的每一个角落。国内外设有分支机构的跨国家跨地区的大中型企业已经采用网络化财务管理手段，利用软件及网络技术将生产环节的财务数据收集汇总，将生产成本控制职能扩展到各职能部门甚至整个供应链以加强成本管理，提高效率。那么在企业自身可控的非生产性费用管理领域信息化技术是否也能发挥其功效，减少人工操作，降低成本，完善费用内部控制呢?本文以OTIS集团为例进行分析。OTIS是一个跨国企业，在中国拥有40多家分支机构，业务范围涉及生产、销售、维修等领域，拥

2、有员工几千人，日常费用数据庞大。对该企业现行的传统费用报销流程进行分析发现其传统报销流程存在费用管理制度混乱，信息不透明，人为错误多，效率低下，员工满意度低等问题。参考国际化大公司的现代化费用管理模式，OTIS确认有必要在整个集团范围内推行网上费用报销系统。希望通过网上费用报销系统的开发实现员工自行网上报销，领导在线审批，财务核对票据后自动生成会计凭证，数据传输至网上银行系统自动完成支付流程。企业希望通过网上费用报销系统达到提高效率、减少人工，完善费用管理制度，及时提供准确透明的费用管理数据的目的。希望利用信息化技术为企业提供一

3、种自动化、稳定、安全、高效的费用管理系统解决方案。第二节国内外研究现状1．2．1国内大中型企业现有费用管理程序国内大中型企业现有费用管理属于传统费用管理手段。采用手工填写纸质报销单的形式，报销流程为：员工填写纸质报销单；粘贴发票；交主管、部长审批后再后交财务审核；财务审核无误后在财务系统中手工录入会计分录；财务主管审核过账；交出纳付款。第一章绪论如果各环节顺畅，员工就可以在3周内拿到报销的费用，但这仅仅是理想状态下的结果。实际上大多数情况下是员工填写好纸质的报销单据后，先后找各级领导审批签字，然后交给财务部门，剩下的就是被动地等

4、待费用的发放。如果因为哪个环节耽搁，很可能一个简单的报销流程要费员工很多心思和周折，特别是对分公司的业务人员来说，个人垫付费用金额较大，如果报销时效性不能保证，业务将严重受阻。实际上，大多数企业特别是在各地设有分支机构的大中型集团企业，普遍存在费用报销流程长、费用管理效率低、财务信息滞后等问题。采用传统费用管理模式在不同层面带来多重困惑，总结如下。首先对业务人员存在以下3个困惑。很难理解财务流程和财务对各类费用的不同报销要求，在填写信息时难免出现错误。另外员工每次报销均需要填写大量重复的信息，如部门、账号信息等。这些情况大大影响

5、了业务层的工作效率和工作情趣。传统费用管理模式以纸质审批为主，需领导当面手签完成，员工很难在合适时间找到领导，如果遇上领导出差，业务人员不得不耗费过多精力打听领导去向。缺少对报销业务过程进行跟踪反应的平台，业务人员完全不清楚报销流程进行到哪一步，如遇紧急事件，不得不耗费过多精力去查询报销进程。其次对于财务人员来说，现有的费用管理系统工作量繁重，风险高险。传统费用管理模式中财务采用经费本的方式进行预算控制，财务人员在报销时采用手工统计的方式进行预算控制，效率低、准确性差、实效性差。不能及时给各级领导、各部门反馈经费收支情况和预算使

6、用情况。传统费用管理模式中，员工将大量单据送至财务部，财务部门要审核原始单据，对业务填制内容、审批权限、经费预算等进行全面核查，做出人工判断后才能编制记账凭证。财务在手工输人会计凭证的过程中，由于缺乏有效的信息手段需要对相同的对象进行重复性处理，不仅工作量大，效率低，而且出错的风险较高，使财务人员无法将时间分配到更有价值的管理工作中去。最后是对于管理层面的困惑。传统费用管理模式中领导每天需要耗费大量的时间和精力等待处理提交者的单据签批，无法专心于更重要的管理和决策工作。2第一章绪论由于业务前端缺乏标准化和规范化，人工判断过多，业

7、务习惯代替了管理制度。费用控制制度不明确。由于整个报销过程是手工方式进行，无论是领导还是报销人无法及时准确了解本部门及个人的报销情况以及预算费用支出的具体细节，难以满足员工查询及管理的需要，不能对费用预算信息、费用投放信息全面反应。1．2．2国际现代费用报销系统及其优势在财务管理信息化深入推进的过程中，现代化费用管理系统有效利用信息化技术和网络资源，建立快速、安全可靠的网上费用管理系统。通过网上报销系统与人事信息系统，预算系统，网上银行系统等的系统数据集成，实现了员工网上申报，领导在线审批，财务审核后系统自动记账，网上银行批量支

8、付的闭合费用报销管理系统。现代化网上费用报销系统优势总结为以下几点。规范费用报销流程通过网上进行填报、审批、复核，账务登记、资产登记，能够有效地实现支出过程控制，通过系统数据分析和梳理，明确控制点，制定费用控制制并把规章制度通过流程的方式固化在费用管理系统中。加