xxx协同办公系统管理办法

《xxx协同办公系统管理办法》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、XXX有限公司协同办公自动化（0A）系统管理办法一、目的为加强XXX有限公司办公自动化系统（以下简称0A系统）管理，实现公文无纸化传输、提高办公效率和降低管理成本，结合集团实际情况，特制定本办法。适用范I、本办法适用于XXX有限公司及所属分公司协同办公。2、运行范围包括协同办公、文档管理、公告、通知、FI程计划安排、BBS论坛、领导会签及审批等日常办公。三、管理部门及职责1、公司企管部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署,分级管理。其主要职责：1.1负责对0A系统维护及各板块内容的统一管理工作;1・2、负责根据公司组织

2、架构和人员调整，办理0A系统使用单位及人员的注册、名称、功能变更、撤销、注销等手续；1.3.负责根据管理需要开放权限，各类行政办公及业务环节电子流程单模板制作；1・4、征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的系统性问题;1.5、培训各使用单位系统管理人员和使用人员；1.6、做好其他相关工作。2、人事及财务类公告、通知由所在单位人力资源部负责发布;集团组织架构调整，各类管控体系文件及权限管理，对使用权限和电子流程的审核，以及对论坛违规行为及违反此制度要求的考核工作。3、企划部负责新闻板块的管理工作。4

3、、行政办公室负责集团行政公告、通知、日常会议安排等管理工作。四、系统主要模块及功能管理1.账号及个人信息管理1.1、各单位/部门需要通过0A协同办公的人员方可申请账号使用，按所在单位填写《信息部0A申请单》（“我的模板一信息技术部表单”），详细填写申请0A理由，经所在部门领导、人力资源部（提供档案号）、信息技术部审核，信息技术部分管领导审批后，由信息技术部分配账号和密码；2、员工在第一次登录0A后应对自己的密码进行修改（严禁使用111111,123456,654321等类似密码），限本人使用，不得转借他人使用，应对其所有使

4、用及管理负全责。若密码丢失，需通过0A流程，经部门领导审批后，由信息技术部予以恢复初始密码；同时，因密码管理不善或他人使用造成的一切后果由其本人负责，造成公司重大损失公司保留追究法律责任的权利；3、员工在使用0A系统后，须对自己的个人信息进行添加，如办公电话，个人联系方式、邮箱（须是公司邮箱，填写《信息部邮箱申请单》申请）等，以便同事之间联系时查找方便；4、员工在办理调岗、离职手续审核时或某些特殊情况不再使用协同办公时，在办理相关手续时，各部门负责人应审核该员工0A内的重要信息、文件、资料是否交接、保存完善，信息技术部应根

5、据其部门负责人审核情况对账号进行调整或注销，不接受电话申请。（二）系统文件发布及发帖管理1、集团内部各类公告、通知、有关工作情况通报，以及其他只在系统内部需要贯彻的、决策性的、告知性的、事务性的文件等，只通过0A系统进行发布，不再发送纸质文件；电子文件与相同内容的纸质文件，具有同等效力，可作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。若需在部门内张贴或存档保存，由各部门负责人安排人员自行打印张贴或存档；2、集团各类请示、报告或管控体系文件通过电子会签审批完成后，由各业务归口管理部门进行统计发布和管理。人事、财务类公告或通知、各类管

6、控体系文件由人力资源部负责发布和管理；行政类由行政办公室负责发布和管理；新闻类由企划部负责发布和管理；3、以上各归口管理部门在0A系统发布、流转和关公告、通知及信息时，应保证其信息和文件的内容完整、准确，并对所发布的内容负责；若在公司内部造成不良影响，追究责任人及部门负责人责任八4、0A系统实行实名制，论坛模块不得发布与公司工作无关的信息和不当话题，不得上传无关的文件（歌曲、视频等），严禁黄、毒、赌等不良文化的传播。各位使用人员应尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。若发布的帖子或话题在集团内部造成不良影响，将追

7、究责任人及部门负责人责任。将对责任人罚款200元，部门负责人罚款500元；（三）网上签审管理1、集团行政办公请示、报告在0A系统中（“我的模板”）建有固定的电子流程单,各单位/部门须严格按照固定模板进行汇报；同时，在会签时，应遵循逐级审批的会签流程，不得越级审批，若因特殊情况须越级，须通过上一级领导加签访问；2、集团各类业务流程在0A办公系统中建立了相应的电了流程单,各部门须严格通过电子流程单固定模板操作（若固定模板未生成，可向人力资源部提出，督办相关部门建立对应模板），其会签和报批须严格按照集团管控体系文件（核决权限、决

8、策汇报关系、规章制度）相关流程和要求执行；3、集团各业务归口管理部门，需要增加通过0A系统以电子流程单形式会签的，将流程及各环节管理人员报人力资源部审核通过后，递交信息技术部在系统中建立固定模板；4、流程及公文处理时间及要求为保证各类电子文件及时收发，各员工在办公时间内须登录0A系统，保持在线，及时接收